1、因公租赁办公场所管理制度因公租赁办公场所管理制度 第一章 总则 第一条 目的 为适应集团发展需要，有效整合原工建、民建、工厂、公司办公资源，提升沟通效率，在统一企业形象设计的同时，控制办公成本，规范各单位因公租赁办公场所行为，特制订本制度。第二条 适用范围 1、本制度适用于集团各机构（控股及各分子公司、各一体化公司、各事业部、各部门）的因公租赁办公场所相关事宜（包括办事处、办公机构的新租、续租、退租）；2、宿舍由集团出台专项制度进行管理；3、办公兼宿舍分别按办公、宿舍专项制度进行审核及管理。第三条 原则及要求 1、租赁原则：实事求是，整体规划，按需租赁，经济实用；2、基本要求：先审批再租赁，面
2、积/费用定标，统一 VI 设计及装修，严禁超标准豪华装修。3、办公场所须选择纯商用或商住一体的写字楼，不建议租用纯住宅楼，选择合适地理位置、交通便利、设施配套较完善又相对经济的区域。同等条件允许的情况下，可选择独栋办公用楼（功能设定齐全最佳）。租赁时，可考虑 2-3 年业务发展需要的人员增量。4、凡有机构总部的城市，原则上到机构总部合署办公；无机构总部但有一体化公司的，原则上到一体化公司合署办公；无机构总部、一体化公司，但有工厂的，原则上到工厂合署办公。5、合署办公由机构总部/一体化公司/工厂行政部门负责，由机构负责人/一体化公司总经理/工厂厂长牵头。6、已租赁但未到期的，由上述负责人组织合理
3、评估退租违约成本，一事一议。第四条 管理职责 1、控股行政服务部：负责因公租赁办公场所管理制度的制定与修订、信息汇总及年度公示。2、各单位行政部门：负责归口管理本单位因公租赁办公场所情况，审核是否超标、是否合规审批、房租报销是否符合标准；建立租赁台账。同时，按照集团制度要求，可结合本单位实际，制定更为详尽的相关管理规定。3、风险管控中心：负责公司固定版本房屋租赁合同的制定与修订。4、各单位法务部门：负责审核所属单位固定/非固定版本的房屋租赁合同，确保合同审批流程已关联对应的EM20_因公租房/续租/退租审批流程。5、各单位财务部门：负责核实租房发票的真假、与行政人员核定的标准是否一致；负责退租
4、事项租金交纳期限的审核。6、市场中心品牌管理部：负责规范办公场所装修 VI 规范设计，以统一标准化办公形象。7、各单位人力资源部门：负责审核人员编制规划情况。8、租赁申请人：根据常驻办公人数、当地租赁市场等实际情况，选定租赁备选房源，并提交EM20_因公租房/续租/退租申请流程进行申请，提供至少三家比价记录（同地段、同房型），网络比价须同时提供截图、线下比价须同时提供联系方式，并对租赁事项负责。9、租赁申请单位总经理：负责对市场销售数据、租房必要性、常驻办公人数、租房地点、租房期限、租房价格的真实性、合理性进行核实审查，并对审批结果负责。10、租赁申请单位的分管副总裁/总裁：负责对特殊租赁事项
5、的最终审批。第二章 配置标准 第五条 办公室/办公区面积配置标准：区域区域 办公室办公室/办公区面积办公区面积 董事长室（含秘书室）60 董事室/总裁室/副总裁室 30 总经理室、厂长室 25 开放办公的机构：随部门集中区域办公 总监、副厂长、区域总经理、事业部总经理 独立办公的机构：15 部门经理 随部门集中区域办公，人均办公面积6 职能人员 以部门为单位进行集中区域办公，专用工位，人均使用面积3 业务人员、施工管理人员 以部门为单位进行集中区域办公，共享工位（最高按部门常驻人数的50%配置），单工位使用面积3 备注：以上标准，单个区域的总面积允许（3-5）。第六条 会议室配置标准：常驻办公
6、人数常驻办公人数 会议室配置标准会议室配置标准 洽谈室洽谈室 常驻办公人员50 人 可规划配置 1 间 10-15 人的会议室 常驻办公人员50 人100 人 可规划配置 1 间 20-30 人的会议室 可规划配置 1 间 6-8 人的洽谈室 备注：总体按照常驻办公人员 30%比例配置公共空间面积，可适当增加公用洽谈室及会议室的配置。第七条 办公家具配置标准：区域区域 办公桌办公桌 沙发沙发 文件柜文件柜 董事长室/董事室/总裁室 按办公室面积适配 真皮商务沙发 主台同系列背柜 总经理室、厂长室 办公桌2.2 米（主台+附柜）真皮商务沙发 主台同系列背柜 总监、副厂长、区域总经理、事业部总经理
7、 办公桌1.8 米（主台，按实际情况选配附柜）商务沙发 按实际情况可选配背柜 部门经理 办公桌1.6 米-部门共用文件柜 职能人员 1.5*1.4 米屏风专用工位或1.4*0.7 米直条型专用工位-部门共用文件柜 业务人员、施工管理人员 1.4*0.7 米直条型共享工位-部门共用文件柜 备注：1、整体办公家具风格以现代化、简洁明快为主，体现雨虹文化；2、办公家具同等规格及价格下，优先采用集团集采供应商。第八条 办公场所租金标准：城市分级城市分级 每平米租金标准（含每平米租金标准（含税）（不含物业费）税）（不含物业费）一线城市：一线城市：4 4 个个（北京、上海、广州、深圳）新一线城市（省会）：
8、新一线城市（省会）：1111 个个（成都、重庆、杭州、武汉、西安、天津、南京、郑州、长沙、沈阳、合肥）新一线城市（非省会）：新一线城市（非省会）：4 4 个个（苏州、青岛、东莞、佛山）二线城市二线城市（省会（省会）：1313 个个:（福州、昆明、哈尔滨、济南、长春、石家庄、南宁、南昌、贵阳、太原、海口、乌鲁木齐、兰州）3.3 元/天 二线城市（非省会）：二线城市（非省会）：1717 个个（厦门、无锡、温州、常州、泉州、烟台、嘉兴、南通、金华、珠海、惠州、徐州、绍兴、中山、台州、大连、宁波）三线城市（省会）：三线城市（省会）：4 4 个个（呼和浩特、吉林、西宁、银川）2.5 元/天 三线城市：三
9、线城市：6666 个个（潍坊、保定、镇江、扬州、桂林、唐山、三亚、湖州、廊坊、洛阳、威海、盐城、临沂、江门、汕头、泰州、漳州、邯郸、济宁、芜湖、淄博、柳州、绵阳、湛江、鞍山、赣州、大庆、宜昌、包头、咸阳、秦皇岛、株洲、莆田、淮安、肇庆、宁德、衡阳、南平、连云港、丹东、丽江、揭阳、延边朝鲜族自治州、舟山、九江、龙岩、沧州、抚顺、襄阳、上饶、营口、三明、蚌埠、丽水、岳阳、清远、荆州、泰安、衢州、盘锦、东营、南阳、马鞍山、南充、孝感、齐齐哈尔）2.0 元/天 四线城市四线城市：9090 个个（乐山、湘潭、遵义、宿迁、新乡、信阳、滁州、锦州、潮州、黄冈、开封、德阳、德州、梅州、鄂尔多斯、邢台、茂名、大
10、理白族自治州、韶关、商丘、安庆、黄石、六安、玉林、宜春、北海、牡丹江、张家口、梧州、日照、咸宁、常德、佳木斯、红河哈尼族彝族自治州、黔东南苗族侗族自治州、阳江、晋中、渭南、呼伦贝尔、恩施土家族苗族自治州、河源、郴州、阜阳、聊城、大同、宝鸡、许昌、赤峰、运城、安阳、临汾、宣城、曲靖、西双版纳傣族自治州、邵阳、葫芦岛、平顶山、辽阳、菏泽、本溪、驻马店、汕尾、焦作、黄山、怀化、四平、榆林、十堰、宜宾、滨州、抚州、淮南、周口、黔南布依族苗族自治州、泸州、玉溪、眉山、通化、宿州、枣庄、内江、遂宁、吉安、通辽、景德镇、阜新、雅安、铁岭、承德、娄底）1.5 元/天 五线城市五线城市：129129 个个（克拉
11、玛依、长治、永州、绥化、巴音郭楞蒙古自治州、拉萨、云浮、益阳、百色、资阳、荆门、松原、凉山彝族自治州、达州、伊犁哈萨克自治州、广安、自贡、汉中、朝阳、漯河、钦州、贵港、安顺、鄂州、广元、河池、鹰潭、乌兰察布、铜陵、昌吉回族自治州、衡水、黔西南布依族苗族自治州、濮阳、锡林郭勒盟、巴彦淖尔、鸡西、贺州、防城港、兴安盟、白山、三门峡、忻州、双鸭山、楚雄彝族自治州、新余、来宾、淮北、亳州、湘西土家族苗族自治州、吕梁、攀枝花、晋城、延安、毕节、张家界、酒泉、崇左、萍乡、乌海、伊春、六盘水、随州、德宏傣族景颇族自治州、池州、黑河、哈密、文山壮族苗族自治州、阿坝藏族羌族自治州、天水、辽源、张掖、铜仁、鹤壁、
12、儋州、保山、安康、白城、巴中、普洱、鹤岗、莱芜、阳泉、甘孜藏族自治州、嘉峪关、白银、临沧、商洛、阿克苏地区、海西蒙古族藏族自治州、大兴安岭地区、七台河、朔州、铜川、定西、迪庆藏族自治州、日喀则、庆阳、昭通、喀什地区、怒江傈僳族自治州、海东、阿勒泰地区、平凉、石嘴山、武威、阿拉善盟、塔城地区、林芝、金昌、吴忠、中卫、陇南、山南、吐鲁番、博尔塔拉蒙古自治州、临夏回族自治州、固原、甘南藏族自治州、昌都、阿里地区、海南藏族自治州、和田地区、克孜勒苏柯尔克孜自治州、海北藏族自治州、那曲地区、玉树藏族自治州、黄南藏族自治州、果洛藏族自治州、三沙）1 元/天 第九条 办公场所装修标准：尽量选择免装修的场所，
13、如需装修，须遵循简装原则：机构机构 装修费用（每平米简装综合单价）装修费用（每平米简装综合单价）机构总部 1000 元/平米 一体化公司 500 元/平米 办事处 300 元/平米 备注：1、综合单价为含税价，不包括消防、空调、家具、办公设备费用；2、平米数按照合同签订的建筑面积计算；3、涉及展厅、会所、员工餐厅（含接待包间）的装修，专项审批；第十条 办公场所 VI 标准：详见控股市场中心品牌部门发布的 VI 规范。第三章 流程与审批 第十一条 租赁申请与审批 1、无论新租/续租/退租，申请人须先执行EM20_因公租房/续租/退租申请流程进行审批。2、经部门经理/分管领导审核、本单位总经理审批
14、后，申请人方可办理租房手续。3、如存在特殊情况（含超标准租赁），申请部门须说明具体原因，报送本单位行政部门复核、并经本单位的分管副总裁/总裁审批同意后，方可租赁。第十二条 租赁合同签署 1、为了减少不必要的租赁风险，建议直接与物业或通过正规中介寻找房源。2、必须按公司出具的房屋租赁合同样本（通过 OA 系统自助下载）与业主签订租赁合同，明确双方的权利和义务。无有效EM20_因公租房/续租/退租申请流程的，法务人员不得予以评审。3、租赁合同主体：（1）出租方：必须与房屋所有权人保持一致。合同中须附业主信息（身份证或营业执照）、联系方式、房产证复印件（如无房产证，购房合同亦可），确保无产权争议。（
15、2）承租方：必须以公司名义签订，不得以员工个人名义签订。4、为保障使用权限，办公场所租赁期限签订以不低于 5 年为宜，至少签订 3年。有特殊情况的，结合工作实际可签订 1 年或其他期限。5、租金支付方式：严格控制付款节奏，优先季付。6、未按要求签订租赁合同和提供相关资料的，相关费用不予报销，由租房申请人自行承担。7、多家单位合署租赁的，需在租赁合同中明确承租方明细，以便租房发票的开具。8、合同至少一式 2 份，一份由所属单位风险监管部存档，一份由业主保管。各单位行政部门留存电子扫描件。第十三条 续租 涉及续租的，在合同到期日前 1-2 个月，执行EM20_因公租房/续租/退租申请流程进行续租审
16、批，按流程有效审批后方可续租。第十四条 退租 1、合同到期退租的：执行EM20_因公租房/续租/退租申请流程进行退租审批。2、中途退租的：申请人须说明退租原因、评估退租成本，执行EM20_因公租房/续租/退租申请流程进行退租审批，经有效审批后方可退租。第四章 费用管理 第十五条 费用报销范围 1、办公场所租房，公司可承担的费用主要包括：租金、押金、暖气费、水费、电费、网络通信费、物业管理费等日常物业运营费用及租赁中介费。2、除押金外，申请人须协调出租方，根据合同签订的承租方（以独立的法人单位为基本单位），按照合署办公机构应承担的费用，开具正规发票报销。第十六条 费用报销与分摊 1、财务部门依据
17、行政部门审核的标准及房租、物业费等正规发票按规定程序审核后给予费用报销、分摊。2、租赁费用的支付，须由公司账户直接汇款至出租方，不得汇入员工个人账户，同时，合同、发票和收款人帐户信息必须保持一致。3、租赁相关费用由在场所办公的各机构按以下计算方式承担，由所属公司行政部门负责定期计算并予公示：部门分摊费用比例=部门实测面积/办公楼实际使用总面积*100%部门分摊费用=某项费用金额*部门分摊费用比例 第十七条 押金管理 1、押金由申请人执行FI22_借支申请流程，并关联对应的有效审批后的EM20_因公租房/续租/退租申请流程,由财务部门挂申请人个人借支往来。2、申请人负责督促出租方开具押金收据，并
18、将原件交财务作为借支凭证，个人留存复印件/电子扫描件。3、退租时，由申请人到财务部门领取押金收据原件，负责收回押金（须汇入公司账户）。第五章 公示管理 第十八条 台账建立及公示周期 各单位行政管理部门建立并维护本单位的办公场所租赁台账，并于每年 1 月30 日前，将台账发控股行政服务部进行统一公示。第六章 奖励与处罚 第十九条 奖励 1、自然年度内具有以下情形之一的，可对单位统管租房审批的行政人员予以一定奖励：（1）无审计要求，经控股行政服务部认定因公租赁审批及管理工作无差异、无失误的，奖励 500 元；（2）及时发现租赁风险，拒绝不合理流程及要求，提出合理化建议并有效实施的，经控股行政服务部
19、认定对公司有一定贡献的，奖励 1000 元；（3）连续 2 年无审计问题、无重大管理责任发生，奖励 2000 元；以上奖励重复的，取高值予以奖励，不重复发放。2、奖励申报：由本单位行政部门提议，经控股行政服务部审核、本单位副总裁/总裁审批后即可执行。3、申报奖励的，后经审计认定存在管理责任的，相关奖励予以退回，并按相关罚则进行处理。第二十条 罚则 1、任何人不得利用租赁机会虚报租金及相关费用从中牟利，一经查实，对获利人处以非法收入的 20 倍罚款，直至开除。对于情节严重的，还将依法追究法律责任。同时，对获利人直属领导将视情节严重程度，给予责任追究或其他处理。2、无正当及充分理由，超标准租赁/装
20、修的，由超标审批决策人承担超标部分费用。3、未执行公司 VI 标准、影响公司形象的，视情况，给予相关责任人通报批评、降职等处分。4、在租赁的办公场所内从事违法活动的，一经查实，视情节严重程度，给予相关人 1000 元至 10 万元的罚款，直至开除。情节严重的，还将依法追究法律责任。5、在具体流程审批过程中，租赁申请人有义务按实填写所有信息（租金等），对敷衍了事、弄虚作假、信息填报不全等行为，经控股行政服务部监管发现后，对申请人、申请人直属领导及负责审批流程的行政人员给予通报批评，并分别处以 100 元/次、200 元/次、300 元/次的罚款。6、其他未尽事宜，一事一议。第六章 附则 第二十一
21、条 附则 1、本管理办法相关流程及表单包括：附件 1：因公租赁办公场所新租/续租/退租申请流程及审批表；附件 2：因公租赁办公场所信息台账 2、本制度由控股行政服务部负责管理和解释。3、2020 年 11 月，本制度从 XXX 因公租房管理制度 中独立成文，并于 2021年 2 月 1 日起执行。附件 1：XXX 因公租赁办公场所新租/续租/退租申请流程 XXX 因公租赁办公场所新租/续租/退租审批表 申请人工号 自动带出 申请人姓名 自动带出 申请日期 自动带出 申请人所属分部 自动带出 申请人所属单位 自动带出 申请人所属部门 自动带出 成本中心名称 自动带出 成本中心编号 自动带出 自动
22、带出 直属领导 自动带出 总经理 自动带出 申请单位副总裁/总裁 自动带出 所在单位人力部门审核人 自动带出 所在单位财务部门审核人 自动带出 所在单位行政部门审核人 自动带出 所辖区域人员编制规划情况 必填 租房/续租/退租 事由 必填 租房用途 办公机构；办事处；(必填)申请类型 新租；续租；退租 (必填)租赁信息租赁信息 租房省份 选择，必填 租房城市 选择，必填 租房区域 选择，必填 租房地址 必填 租赁起始日期 选择，必填 租赁截止日期 选择，必填 租赁年限 系统自动计算 房屋建筑面积（平米）必填 办公人数 必填 办公人员构成 必填 装修基础情况 毛坯房；简装房；精装房必填 是否需要
23、装修 必填 装修预算（元）需要装修时，必填 含税日租金（元/平米/日）办公场所必填 含税月租金（元/月/套）必填 发票类型 增值税普通发票 增值税专用发票 中介费(元）住宿不可编辑 租房押金（元）必填 房租缴费方式 月付 季付 半年付 年付 物业费标准（元/月）住宿不可编辑 暖气费（元/年）必填 网络费(元/年）住 宿 不 可编辑 电费（元/千瓦时）住宿不可编辑 水费（元/立方米）住宿不可编辑 房租固定费用（元/月）（暖气费、网费按照 12 个月均摊）（系统自动计算）综合单价（单位：元/平米/月）（不含押金、中介费等一次性费用和水费、电费等变动费用）（系统自动计算）出租方单位名称（个人房源为房
24、东姓名）出租方联系方式 出租方身份证明文件（个人：身份证，法人：营业执照）上传 比价资料上传(要求：3 家及3 家以上；同小区或相邻小区同房 型价格比对；网络或中介出租价格比对)房产证、购房合同扫描件上传（无房产证的，请说明无证原因）租房房屋照片上传 是否符合租房标准（行政部门负责审核）符合标准；超标准租房；超标部分费用承担方式（元）超标准租房，必填 行政部门审核意见 附件 2：因公租赁办公场所信息台账 序序号号 租房租房单位单位 部部门门 租租房房用用途途 租租房房城城市市 租房租房起止起止日期日期 房房租租缴缴费费方方式式 含税含税月租月租金金-（元（元/月月/套套）含税含税日租金（元/平米平米/）物业物业费费（元（元/年）年）押押金金 水水费费（元元/吨吨）电费电费（元（元/千千瓦瓦时）时）网络网络费费（元（元/年）年）暖气暖气费费（元（元/年）年）房间房间间数间数(宿宿舍按舍按卧卧室）室）面面积积（）租租房房地地址址 经经办办人人 可可入入住住人人数数 现入现入住人住人数数 常住常住人员人员姓名姓名（住（住宿）宿）房房东东姓姓名名 房房东东电电话话
