1、2023年5月12日星期五行业行业-烟草行业烟草行业-卷烟材料卷烟材料采购模式研究采购模式研究主要内容主要内容5/12/20235/12/20235/12/2023 5/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/2023 5/12/20235/12/2023 5/12/2023 5/12/20235/12/20235/12/2023 5/12/20235/12/2023 5/12/2023 5/12/20232.3 5/12/20235/12/2023 5/12/2023 制定生产计划制定采购计划供应商选择（包括产品试制）确定价格与采购条件发送采购订单对订单
2、进行跟踪催货验收货物支付货款准确记录烟草企业采购流程的一般模式5/12/2023 5/12/2023 5/12/20235/12/2023 5/12/2023 5/12/2023 5/12/2023 5/12/2023 5/12/20233.2 从加强采购管理的角度分析从加强采购管理的角度分析 流程流程5/12/2023基础的采购管理缺少系统化的基础的采购管理缺少系统化的工作流程工作流程5/12/2023采购管理部门力量薄弱采购管理部门力量薄弱5/12/2023加强采购内部控制和采购审计加强采购内部控制和采购审计5/12/2023采购部门与其他部门沟通不利采购部门与其他部门沟通不利5/12/2
3、023n大部分企业在实施上还是竞争因素多于合作因素 供应商的管理仍需加强供应商的管理仍需加强名称主要特征缺陷竞争模式.采购方以最低报价来挑选供应方，供应方为能中标，会报出低于成本价。.供应商最低报价并不能带来真正低成本。选中后会以其他借口要求调整价格。.技术、管理资源的相互保密。不利于新技术、新管理方式的传播。.双方的高库存、高成本。双方关系松散，靠高库存来缓解波动，成本转嫁消费者。.不完善的质量保证体系。以次品率来进行质量考核，并采取事后检查方式。.采购方的供应商数目很大。每一种物料都有若干个供应商，使供应商之间竞争，采购方从中获利。但考察的周期和费用较大。由于采购方和供应商之间讨价还价，缺
4、乏信息交流，成本难以下降，质量也不能很好地满足要求，已难以适应快速的市场需求。5/12/2023供应商的管理仍需加强供应商的管理仍需加强名称主要特征缺陷合作模式.每一材料供应方只有少数几家，供应中断风险增加。.供应商缺乏竞争压力，可能缺乏不断创新动力。.JIT有可能造成生产中断。.供应商分层管理。专注核心能力，有利于缩短开发周期，降低采购管理费。.双方沟通降低成本。共同分析成本，共享利润。帮助供应方加强管理。.共同保证和提高质量。质量问题对双方都不利，双方建立信任关系，采购方对供应商的物料可不经检查就直接使用。分为免检和部分免检。.信息共享。采购方积极向供应商提供自己地技术、管理等方面等信息和
5、经验，供应商等成本控制信息也不再对采购方保密。共享生产、发展计划等。JIT供货。不必每次议价，不必每次质量检查，双方库存降低。.采购方只有少数供应商。供应商获得规模优势，降低了成本，还可增加新设备，采用新技术，延伸了采购方的组织5/12/20233.3 3.3 从采购成本控制角度分析从采购成本控制角度分析 5/12/2023降低采购成本的策略与方法降低采购成本的策略与方法 采购成本构成采取的策略或方法材料本身采购成本供应商成本加强和供应商的战略合作伙伴关系，共同分析材料的采购成本。把企业的管理技术方法、生产计划和供应商共享，共同加强质量管理等。供应商利润通过充分了解供应商的信息，加强和供应商的
6、双赢关系及供应商之间的竞争来达到一个合理的水平。材料采购费用通过规范采购制度、优化采购流程、采用信息化技术、加强内部控制、加强审计、使采购透明化。材料库存成本通过双方共享生产计划、发展计划、供应计划，共同参与新材料、新产品的开发，建立联合库存的机制来降低库存成本、缺货成本。材料缺货成本5/12/20233.4 3.4 卷烟材料采购问题分类卷烟材料采购问题分类 卷烟材料采购模式存在问题的分类采购材料的类别卷烟材料采购模式中问题的表现宏观专卖体制专卖品某一供应方的材料不能保证某一卷烟设备、品牌供应的持续一致性，对材料质量同一化，缺乏供需双方的沟通。对非专卖品的采购的资质认证由省局来完成、合同的签订
7、也由省局来制定，企业自主权降低。经济环境法律、法规非、专卖品专卖法影响专卖品的采购，成本较高。经济合同、招投标法对采购约束程度低市场发育水平非、专卖品虽然是买方市场，但很多卷烟企业对供应市场的行情不了解，价格比较混乱，质量难以标准化。市场无序竞争。信用水平非、专卖品缺乏诚信，许多供应商和卷烟企业打交道都是基于短期利益。外部信息化状况非、专卖品供应商和企业的沟通方式仅局限于电话、传真等传统方式，难以共享企业生产、库存数据。物流运输水平非、专卖品物流运输对卷烟材料的供应没有做到准时供应，采购周期长。5/12/2023卷烟材料采购模式存在问题的分类类别卷烟材料采购模式中问题的表现微观企业经营状况财务
8、状况非、专卖品部分卷烟企业财务状况不好，采购资金不能到位，企业寄希望于供应商能给予照顾。企业规模经营方式非、专卖品产量大的企业、效益好的企业能保证采购到材料，而小企业就很难。有三产的企业的采购常出现质量、价格方面的不利因素。企业管理水平组织结构非专卖品采购部门责权引起争执，同企业其他部门也常常不能达成一致，比如质量。制度非、专卖品存在靠关系接收供应材料，对供应商的选择上存在不按照制度做。企业生产组织非、专卖品采购不能适应生产组织的变化，采购计划不能跟随生产计划变，高库存水平。采购模式传统询价、谈判非专卖品询价中实际上价格没有降下来，常引起质量问题，存在舞弊现象招投标非专卖品费用过高，管理难度大
9、，有时会造成生产的延误，不能适应市场变化。资质认证非专卖品有的企业认为难以操作，供应方太多，考察有限。企业信息化水平非、专卖品企业内部信息化不能同外部信息化共享数据或者仅限于普通的了解。5/12/20235/12/20234.1 4.1 传统采购模式特点传统采购模式特点 5/12/2023 传统采购模式的业务原理传统采购模式的业务原理供应商供应商采购部门制造部门采购计划向库存提货库存选择供应商准备货物准备采购单验收接受货物提交生产收款通知财务发出订货信息请求与谈判签复和制造部门协商和制造部门确定订单细节订货交货付款通知制造部门传统采购模式的业务原理图5/12/2023 香料年度采购建议数综合管
10、理部年度生产品种计划技术中心物资供应部编制香料计划编制辅料计划技术中心储运部门储运部门辅料年采购计划物资供应部采购辅料物资技术标准月末辅料库存清单年度采购计划编制流程图5/12/2023 香料采购建议数综合管理部月度生产品种计划技术中心物资供应部编制月度香料要货建议数编制月度辅料采购计划技术中心储运部门储运部门辅料月度采购计划一览表供应部部长审批通知供应方辅料物资技术标准月末辅料库存清单辅料采购周期表辅料期末定额物资供应部计划统计员计划统计员物资采购计划单供应商资料业务员图2.月度采购计划编制5/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/2
11、0235/12/2023 5/12/20235/12/2023成立招标办公室公布招标信息权威报纸，电视,网站开标 公司，公证机关，投标方 评分，确定预中标名单，评标委员会人员组成：技术，法律，生产，经济 公布 招标办公室收到标书既 有 长 期 供应商，也 有 潜 在 供应商 资格后审 评标委员会等谈判、答疑、询标、现场考察通知签订合同未中标供应商中标供应商评分时不考虑以往的合作关系通知图3.招标投标采购模式流程图5/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/2023 5/12/20235/12/20235/12/2023
12、5/12/20235/12/20235/12/2023 指标指标传统采购模式传统采购模式 比质比价、公开招比质比价、公开招标采购模式标采购模式资质认证采购模式资质认证采购模式采购成本控制缺乏控制成本得到控制成本得到控制采购降价随意性大随市场环境变化有系统、有计划交货质量缺乏保证事后控制事中、事后控制参与设计与质量改进缺少参与参与性不强适当参与交货可靠缺乏保证可靠性中等可靠性强交货周期及库存控制周期不一、控制不易周期性强、库存大周期、库存得到改善采购人员缺少专业采购人员采购人员单一采购人员分工、协作采购管理采购管理混乱采购管理忙于细节采购管理制度化采购方针与程序无系统性系统性不强明显有系统性采购
13、信息系统不能发挥作用难以发挥作用有利于发挥信息作用5/12/20235/12/2023 5.1 5.1 资质认证内容概述资质认证内容概述5/12/2023n一是认证小组n由物资供应、工艺技术、质量检测、新产品开发、财务等部门人员组成，负责对供应商提供的有关文件及产品资料进行审查，必要时对其产品进行试用，一种材料一般选择3家以上。然后写书面报告，报审定小组审定。n二是审定小组n由企业领导及有关人员组成，对认证小组提供的报告，根据企业发展规划、采购策略的要求进行审定5/12/2023n与审定小组确定的供应商签订基本合同.n内容包括：基本原则、适用范围、质量保证、质量责任、包装要求、交货地点、知识产
14、权、违约责任、合同解除等，期限一般为3年。n根据认证小组的意见与基本合同范围内的供应商签订当年供货合同。n除了基本合同内容外，还要包括品种、数量、价格、交货期、付款形式等内容，期限一般为1年。*物资供应部门负责签订合同5/12/2023*物资供应部门负责签订合同5/12/2023资质认证工作小组日常工作机构（物资处）采购管理小组基本经营资质评估组质量与质量管理评估组价格评估组5/12/2023资质认证工作小组日常工作机构（物资处）采购管理小组一人员组成：组长：集团公司副总经理成员：综合管理处、技术中心、生产处、监测站、财务物价处、物资处、烟厂的领导二职责：1、建立管理机制和管理办法2、制定供应
15、方资质标准；3、批准认定主要供应方资质4、检查督促日常工作机构和专业评估组工作。5/12/2023资质认证工作小组日常工作机构（物资处）采购管理小组一、人员组成：处长、业务科长、综合计划科长、仓储科长。二、职责：1、制定采购策略；2、组织资质认证活动；3、组织价格协商，审定批准采购价格；4、编制年度采购计划；5、日常采购行为监督。资质认证的责任处室5/12/20235/12/2023一、人员组成：物资处处长、科长，相关材料的责任采购员，采购管理员组成二、职责：1、认定供应方基本经营资质；2、对供应方基本经营资质进行动态的跟踪评估。基本经营资质评估组质量与质量管理评估组价格评估组5/12/202
16、3一、人员组成：物资处、综合管理处、生产处、技术中心、检测站、烟厂等相关部门的专业人员组成。二、职责：1、实物质量水平评价；2、质量管理体系的有效性评价；3、技术与装备能力评价；4、质量与服务业绩评价。基本经营资质评估组质量与质量管理评估组价格评估组5/12/2023一、人员组成：物资处、财务物价处、生产处等部门人员组成。二、职责：1、参与对供应方的现场价格协商；2、了解主要供应方的一般经营状况。基本经营资质评估组质量与质量管理评估组价格评估组5/12/20235/12/20235/12/2023基本经营资质经营资格 注册资金 企业信誉 守法经营 工商税务登记 经营许可证明 合同履约的历史记录
17、 纳税等级评定 资信等级 特种行业的经营许可证明 5/12/2023评估时机和频度：评估时机和频度：首次供货前每年业绩评价评估时机和频度：评估时机和频度：首次供货前每三年复审一次专项调查或诊断评审评估成员：评估成员：质量与质量管理评估组 评估成员：评估成员：质量与质量管理评估组主要供应方5/12/2023 质量和质量管理 实物质量及其业绩 质量管理体系 技术能力 技术装备 工艺技术 产品研究和开发能力 5/12/20235/12/20235/12/20235/12/2023评估时机和频度：评估时机和频度：首次供货前需评价交货周期以后每年评价服务业绩价格协商与评估价格协商与评估评估成员：评估成员
18、：质量与质量管理评估组5/12/2023 服务质量 交货周期 购销合同履约情况 售后服务 技术交流情况 用户获得服务的满意程度 5/12/20235/12/2023 服务质量评估服务质量评估评估时机和频度：评估时机和频度：首次供货前定价每年价格梳理谈判价格因素发生较大变化时（可采用现场协商方法）评估成员评估成员：价格评估组5/12/2023 市场同类产品价格。包括质量与批量差异的因素；供应方供应其他顾客的价格。包括：批量与质量、定价的理由等；制造加工类供应方价格组成及测算依据。包括：主要原料和辅料、制造费用、管理费用的分摊、运杂费和税金、利润；经销代理类供应方价格组成与测算依据。包括：上游供货
19、方的报价、上游供货方供应其他顾客的价格、汇率与税额、运输仓储等费用、毛利率水平等。其他相关成本。包括：对本公司供货的重视和关注的服务价值或投入、供货响应速度的成本、小批量配套供应的成本、持续改进、配套开发的成本等。5/12/2023价格协商与评价格协商与评估估 一般供应方资质报批一般供应方资质报批 集团公司副总经理 主要供应方一般经营状况评估一般经营状况评估 对独家关键供应方 风险评估风险评估 主要供应方资质报批主要供应方资质报批资质认证委员会签订框架协议签订框架协议 （三年）列入合格供应方名录 发布执行发布执行 动态评价动态评价 列入合格供应方名录列入合格供应方名录 5/12/2023 对主
20、要供应方，在其自愿的基础上，应了解其一般经对主要供应方，在其自愿的基础上，应了解其一般经营状况和发展计划，评估长期合作的关系。内容包括：营状况和发展计划，评估长期合作的关系。内容包括：资本结构、产业分布、投资发展计划；资产负债率、现金流量负债比；销售额、利润水平及其增长率；平均应收帐款余额、平均库存周转率。5/12/2023 合作风险 应急预案 合作的便利性 突发事件保证供应的措施 对需方的影响程度 地理位置 交通条件 交通条件 5/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/12/20235/
21、12/2023 问题分类原因分析对资质认证实质的理解不够实施资质认证本身并不仅仅在于规范自己的采购管理和对供应商的材料质量，更在于发展“双赢”关系。对实施资质认证环境的理解不够认为本企业没有实力来做，却没有看到怎么去对自己的内部环境和外部条件进行改变或加强以创造条件。对资质认证实施主体的理解不够有的企业认为由省局组织认证可能给企业减轻管理压力，但是没有把企业作为认证的主体看待。对资质认证原则的理解不够认为繁琐，但是没有看到资质认证本身是一种模式，是一种方向。企业还应该结合自己的条件来简化。认为是一次性的，是在实地考察中进行评价，没有理解对供应商评估的各种方式。对采购管理的认识不够认识比较肤浅，
22、觉得只要适于质优价廉就可以采用，但是没有采购管理的规范，就不可能达到质优价廉。没有从战略上认识先进采购模式的意义。5/12/20235/12/2023 5/12/20235/12/20235/12/2023 5/12/20235/12/20235/12/20235/12/2023省级烟草物资公司专卖材料供应商非专卖材料供应商供应商的供应商卷烟销售商A卷烟销售商B最终用户卷烟企业物流或服务流资金流信息流5/12/20235/12/20235/12/20235/12/2023 5/12/2023 5/12/2023 5/12/2023 供应商类型商业型供应商优先型供应商伙伴型供应商供应关系设计关系关系特征运作联系运作联系战术考虑战略考虑时间跨度1年以下1年左右13年15年质量按顾客要求并选择，当数量不大时，与供应商建立合作关系很难顾客要求；顾客与供应商共同控制质量供应商保证；顾客审核供应商保证；供应商早期介入设计及产品质量标准；顾客审核供应定单定货年度协议交货定单顾客定期向供应商提供物料需求计划电子数据交换系统,CRM+iProcurement合约按定单变化年度协议年多协议（大于1年）；质量协议设计合同；质量协议等成本/价格市场价格价格折扣价格降价目标公开价格与成本构成；不断改进降低成本5/12/2023 5/12/2023
