1、第六章 会议沟通学习目的学习目的明确会议目的与类型明确会议目的与类型了解组织会议的基本步骤了解组织会议的基本步骤认识会议角色与职责认识会议角色与职责明确影响会议的因素明确影响会议的因素掌握有效会议的策略掌握有效会议的策略 为什么会议如此重要为什么会议如此重要?为什么会议会失败为什么会议会失败?如何在会前作充分的准备如何在会前作充分的准备?如何计划会议如何计划会议 影响会议成效的因素有哪些？影响会议成效的因素有哪些？什么是有效会议沟通的策略？什么是有效会议沟通的策略？经常困惑人们的会议沟通问题经常困惑人们的会议沟通问题企业会议的困惑企业会议的困惑企业老总：企业老总：典型状态：经常性的会议缠身。典
2、型状态：经常性的会议缠身。典型困惑：典型困惑：“每次会议都是别人占用每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战略。未来战略。”下属抱怨：每次跟领导开会，都要花下属抱怨：每次跟领导开会，都要花很多时间去陈述事实，会议并不高效。老总很多时间去陈述事实，会议并不高效。老总突然关心某一话题，当事部门需要解释半天，突然关心某一话题，当事部门需要解释半天，打乱会议节奏，浪费会议时间。打乱会议节奏，浪费会议时间。中高层管理者中高层管理者 典型状态：大小会议怎一个典型状态：大小会议怎一个“乱乱”字字了得。了得。典型困惑：典型困惑：“老板临时性的会得先
3、开，老板临时性的会得先开，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，因此疲于奔命。因此疲于奔命。”下级部门领导、员工下级部门领导、员工 典型状态：麻木参会。典型状态：麻木参会。典型困惑：典型困惑：“领导开会大多领导开会大多一言一言堂堂，问题反复说，不知道，问题反复说，不知道A A会与会与B B会的区别，会的区别，对每次会议的召开目的和个人职责不甚了对每次会议的召开目的和个人职责不甚了了。了。”会会 议议“会会”，是聚集、会合，是聚集、会合“议议”是商议、议事是商议、议事 会议是人们在法律范围内有组织地聚集会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题
4、的一种社会活在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。动方式。一一 会议的目的会议的目的p交流信息交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。关信息。p给与指导给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。更好地适合工作环境。p解决问题解决问题 会议可以帮助澄清误会，处
5、理各种冲突并会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。利用他人的知识和技巧来解决问题。p作出决策作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。良好的决策。谈判谈判通知通知解决问题解决问题决策决策交流交流二二 会议的种类会议的种类三三 会议的组织会议的组织 会前准备会前准备会议过程控制会议过程控制会后工作会后工作3.1 3.1 会前准备会前准备明确会议的必要性明确会议的必要性 确定会议的目标确定会议的目标 预定会议场所预定会议场所 拟定会议议程拟定
6、会议议程准备会议文件准备会议文件 确定会议主持人确定会议主持人确定与会人员确定与会人员 会场布置会场布置 会议场所会议场所1.会议室是否预定（准备）好？是否有足够的座位？2.视听器材（幻灯机、多媒体播放机、麦克风等）是否准备就绪？3.分发的材料是否准备充足？4.茶息的供应（茶水、水果、点心等）是否准备好？5.是否备好记录本、纸张、铅笔和席卡等？会议中可能出现的问题会议中可能出现的问题会场布置会场布置礼堂型礼堂型U U型型圆桌型圆桌型长桌型长桌型 课堂式课堂式V V型型座次排序基本规则：座次排序基本规则：以右为上（遵循国际惯例）以右为上（遵循国际惯例）居中为上（中央高于两侧）居中为上（中央高于两
7、侧）前排为上（适用所有场合）前排为上（适用所有场合）以远为上（远离房门为上）以远为上（远离房门为上）面门为上（良好视野为上）面门为上（良好视野为上）会议座次会议座次排序原则：以远为上，面门为上，以右为排序原则：以远为上，面门为上，以右为上，以中为上上，以中为上;观景为上，靠墙为上。观景为上，靠墙为上。座次分布：座次分布：面门居中位置为主位；面门居中位置为主位；主左宾右分两侧而坐；主左宾右分两侧而坐；或主宾双方交错而坐；或主宾双方交错而坐；越近首席，位次越高；越近首席，位次越高；同等距离，右高左低。同等距离，右高左低。第三方沟通第三方沟通进程控制进程控制VIP确认会议组织的原则会议组织的原则任务
8、二：任务二：组织举办一年一度的企业年会活组织举办一年一度的企业年会活动是动是HRHR年终工作的头等大事，你们公司今年年终工作的头等大事，你们公司今年的年会打算怎么来举办呢？的年会打算怎么来举办呢？公司背景：北京科讯华通科技发展有限公司公司背景：北京科讯华通科技发展有限公司（300300余名员工）余名员工）20142014年年1212月月22-2322-23日（两天）日（两天）决定在龙脉温泉召开了一年一度的年终总结决定在龙脉温泉召开了一年一度的年终总结会议，总经理张总将感谢全体员工在会议，总经理张总将感谢全体员工在20132013年年工作中做出的努力，并对在各个岗位上有突工作中做出的努力，并对在
9、各个岗位上有突出表现的员工进行了嘉奖。全体员工将进行出表现的员工进行了嘉奖。全体员工将进行拓展培训。拓展培训。会议文件会议文件会议议程会议议程会议记录会议记录会议议程的设计原则会议议程的设计原则表明议题表明议题确定主次确定主次注重实效注重实效适时调整适时调整提供背景资料提供背景资料会议议程的设计步骤会议议程的设计步骤突出问题突出问题提出新议题提出新议题选择重要议题选择重要议题分清主次顺序分清主次顺序确定时间确定时间表明顺序表明顺序结束议程结束议程12月15日，重庆科创职业学院迎来了建校20周年庆典。上午10点，伴随着雄壮的国歌，庆典大会在学院综合运动场隆重举行。重庆市教委、永川区委、区人大、区
10、政府、区政协四大班子领导，友邻单位代表、校企合作单位代表、海内外校友，离退休老同志及科创学院全体师生一万五千余人参加了庆典。重庆科创职业学院党委书记姚木远主持大会。重庆科创职业学院创办人、董事长何济先生致欢迎辞。重庆科创职业学院院长戴伟在会上作了题为风雨兼程二十年，直挂云帆济沧海的讲话。会上，表彰奖励了朱训华、王和平、黄贻培、陈莉、万兵、徐继义等六位“科创功臣奖”，周思德等12位“突出贡献奖”、李杰等18位模范奖。中共重庆教育工委委员、重庆市教委总会计师邓睿，永川区人民政府副区长孔萍，对科创学院的办学成绩给予了高度评价。重庆理工大学副校长张晓洪教授、香港电讯盈科重庆公司香港籍总经理马震洲、校友
11、代表广东虹鑫科技有限公司公司董事长黎玲，教师代表徐继义副教授和学生代表夏爽先后发言。庆典结束时，和平鸽在蓝天上自由翱翔，科创学院之歌响彻云霄！任务一：制作制作20132013年学校校年学校校庆会议议程庆会议议程会议记录会议记录会议名称会议名称 地点、日期地点、日期起止时间起止时间主办者主办者出席人员出席人员缺席人员缺席人员会议主席致开幕词会议主席致开幕词 并宣布会议议程并宣布会议议程会议过程会议过程会议决议会议决议下次会议的时间及地点下次会议的时间及地点会议记录必须注意会议记录必须注意充分了解会议主题、目的及议程充分了解会议主题、目的及议程可以采用多种记录方式可以采用多种记录方式紧跟会议进程紧
12、跟会议进程及时确认要点及时确认要点避免主观意识避免主观意识会后及时打印并校对会后及时打印并校对会议纪要与会议记录的区别会议纪要与会议记录的区别第一，性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务第一，性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传第二，功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。或传阅，要求贯彻执行。第三，载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，
13、其第三，载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有载体为文件，享有中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法所赋予的法定效力。会所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。议记录的载体是会议记录簿。第四，称谓用语不同。会议纪要通常采用第四，称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，贵在贵在“原汤原汁原汤原汁”不走样。不走样。第五，适用对象不同。作为公文的会议纪第五，适用对象不同。作为
14、公文的会议纪要，具有传达告知功能，因而有明确的读要，具有传达告知功能，因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录，不允许公开发布，只是有条件地供记录，不允许公开发布，只是有条件地供需要查阅者查阅利用。需要查阅者查阅利用。第六，分类方法不同。会议纪要种类很多。第六，分类方法不同。会议纪要种类很多。可分为决议性、意见性、情况性、消息性可分为决议性、意见性、情况性、消息性纪要等。而会议记录通常只是按照会议名纪要等。而会议记录通常只是按照会议名称来分类，往往以会议召开的时间顺序编称来分类，往往以会议召开的时间顺序编号入档。号入档。写作技巧：一快、二要、三
15、省、四代一快：记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。二要：择要而记。要围绕会议议题、会议主持人和主要领择要而记。要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。题、结论性意见、决定或决议等作记录。三省：在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如和统称。省略词语和句子中的附加
16、成分，比如“但是但是”只只记记“但但”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。词即可，会后查补。四代：用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，
17、等语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。等。任务三：完成会议记录完成会议记录 会议中的角色会议中的角色会议主持人会议主持人会议秘书会议秘书其他与会者其他与会者主持人的素质主持人的素质思维清晰敏锐思维清晰敏锐善于言词表达善于言词表达良好的沟通能力良好的沟通能力积极倾听的能力积极倾听的能力较强应变能力较强应变能力很好的分析能力很好的分析能力公正公开公正公开幽默幽默主持人的主要职责主持人的主要职责做好会前的准备做好会前的准备宣布会议准时开始宣布会议准时开始提出会议的议题提出会议的议题控制会议进程控制会议进程总结会议总结会议追踪会议的结果追踪会议的结果会议秘书的职责会议秘书的职责准确记
18、录会议要点准确记录会议要点发放会议纪要发放会议纪要确认执行人、完成时间以及所需资源确认执行人、完成时间以及所需资源在主持人右手落座在主持人右手落座其他与会者其他与会者明确会议目的明确会议目的了解会议内容了解会议内容作好发言准备作好发言准备遵守会议制度遵守会议制度任务三：任务三：根据学校根据学校2020周年校庆庆典需周年校庆庆典需要，准备相关会议场所及其他需要的物要，准备相关会议场所及其他需要的物品清单。品清单。3.2 3.2 会议过程控制会议过程控制宣布会议的主题和目的宣布会议的主题和目的根据会议议程顺序提出议题根据会议议程顺序提出议题给予每个人阐述观点的机会给予每个人阐述观点的机会控制讨论进
19、程控制讨论进程遵守预定时间遵守预定时间讨论结束后概括观点讨论结束后概括观点确定下次会议议题和时间。确定下次会议议题和时间。会后工作会后工作会议记录应该准确无误会议记录应该准确无误下发会议记录或会议简报下发会议记录或会议简报决议要突出任务责任人姓名、时间及验收决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准标准表明下次会议的日期和时间表明下次会议的日期和时间对执行工作进行监督和检查对执行工作进行监督和检查繁忙的周一繁忙的周一OROR周五下午周五下午会议时间冲突会议时间冲突已经有约在先已经有约在先准备不充分或根本来不及准备准备不充分或根本来不及准备会议时间不当：会议时间不当：第第7 7节节 有效会议的组织
20、有效会议的组织会议效果的影响因素会议效果的影响因素 会议时间不当会议时间不当 繁忙的周一繁忙的周一OROR周五下午周五下午会议时间冲突会议时间冲突已经有约在先已经有约在先准备不充分或根本来不及准备准备不充分或根本来不及准备会议效果的影响因素会议效果的影响因素 会议目的不明确会议目的不明确 弄清楚开会要解决什么问题，接着围绕会议目的弄清楚开会要解决什么问题，接着围绕会议目的认真做好一切准备工作，务求会议获得实效。认真做好一切准备工作，务求会议获得实效。不开没有目的或目的不明确的会，不开无准备的不开没有目的或目的不明确的会，不开无准备的会。没有实效的会和长期议而不决的会，不如不开。会。没有实效的会
21、和长期议而不决的会，不如不开。开会要有大事，不能老是西瓜、芝麻一把抓，不开会要有大事，不能老是西瓜、芝麻一把抓，不分轻重。更不要大事小事一起议，防止小题大做，切忌把会分轻重。更不要大事小事一起议，防止小题大做，切忌把会议变成毫无目的议变成毫无目的“侃大山侃大山”或某个人哗众取宠的场所。或某个人哗众取宠的场所。会议要少、小、短。会议要少、小、短。会议效果的影响因素会议效果的影响因素 会议持续太久会议持续太久第一阶段：从会议开始至会议进行到第45分钟，为与会人员脑力集中阶段 第二阶段：从会议进行到45分钟至75分钟，为参加会议人员注意力下降阶段。第三阶段：从会议进行到75分钟至90分钟，为参加会议
22、人员倦意阶段。第四阶段：从会议进行到90分钟至120分钟，为与会人员反面积极活动阶段。第五阶段：会议进行至两个小时以后，为参加会议人员态度无所谓阶段。简单问题复杂化简单问题复杂化 发言者过于健谈发言者过于健谈有效会议的策略有效会议的策略不搞形式主义不搞形式主义明确会议的目的和目标明确会议的目的和目标 选择合适的与会者选择合适的与会者 合理安排会议议程合理安排会议议程合理安排会务合理安排会务控制好会议控制好会议分发会议简报分发会议简报时评为政协会议时评为政协会议2222分钟闭幕喝彩分钟闭幕喝彩 会议沟通的技巧会议沟通的技巧 建立正面态度建立正面态度学会倾听学会倾听消除抱怨与不满消除抱怨与不满培养
23、良好情商培养良好情商尽量鼓励尽量鼓励掌握提问技巧掌握提问技巧强化个人沟通能力强化个人沟通能力任务三：任务三：认真看视频中的会议，完成以下工认真看视频中的会议，完成以下工作：作：1 1、完成该会议的会议记录。、完成该会议的会议记录。2 2、你认为会议主持人有哪些值得学习的和有、你认为会议主持人有哪些值得学习的和有待改进的？待改进的？任务四：任务四：根据学校根据学校2020周年校庆庆典需周年校庆庆典需要，准备相关会议场所及其他需要的物要，准备相关会议场所及其他需要的物品清单。品清单。完成书中本章练习完成书中本章练习 模拟会议情景模拟会议情景此课件下载可自行编辑修改，供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！
