1、物业档案管理手册培训 物业管理从业人员培训物业管理从业人员培训 目 录 物业管理档案的概述 物业管理档案的整理 物业管理档案的鉴定、保管与销毁 物业管理档案的登记、检索与利用 新技术的应用 第一章 物业管理档案概述 目 录 第三节 第二节 第四节 第一节 物业管理档案的含义 物业管理档案的分类 物业管理档案的属性 物业管理档案的重要性 2.物业服务 的 重要依据 3.开展物业服务 的前提和基础 4.开展 物业研究 的基本素材 档案的重要性 1、凭证 作用 第一节：物业管理档案的重要性 第 一 章 1.物业管理档案具有一定的凭证作用。 重要性 【1】 第 一 章 第一节：物业管理档案的重要性 重
2、要性 【2】 2.物业本身的档案是物业服务的重要依据。 第 一 章 第一节：物业管理档案的重要性 重要性 【3】 3.物业业主或使用人的档案是开展物业服务的前提和基础。 第 一 章 第一节：物业管理档案的重要性 重要性 【4】 4.物业管理档案是开展物业服务研究的基本素材。 第 一 章 第一节：物业管理档案的重要性 重要性 【1】 第二节：物业管理档案的含义 物业管理档案：是指物业在开发和管 理活劢中形成的作为原始记录保存起来的 以备查考的文字、图像、声音以及其他各 种形式或载体的文件。 此定义包括两层含义：一是经过归档 保存的原始记录及其载体；二是该原始记 录的信息内容。 第 一 章 第二节
3、：物业管理档案的含义 第 一 章 物业管理档案包括两个部分 物业业主或使用人的档案， 包括业主或使用人的姓名、家 庭结构、联系方式等 2 物业本身的档案，包括开发建设过程的记录和物业服务 企业接管后对物业进行维修养护和更新改造的记录 1 重要性 【1】 第三节：物业管理档案的属性 1 本质属性 2 一般属性 物业管理档案的本质属性即原始记录性，是构成档案 凭证价值的基础。 如、监控记录、水质检测报告、电梯年检报告等。 物业管理档案的一般属性是指文化属性、知识属性 和信息属性，这些属性构成其一般价值即参考价值的 基础。如：业主信息、社区文化活劢记录、业主满意 度信息等。 第 一 章 重要性 【1
4、】 第 一 章 第四节：物业管理档案的分类 重要性 【1】 第 一 章 第四节：物业管理档案的分类 物业服务企业档案分类 行 政 管 理 人 力 资 源 品 质 管 理 工 程 管 理 物 业 服 务 经 营 管 理 市 场 拓 展 品 牉 管 理 财 务 管 理 维 修 资 金 基 础 管 理 房屋 共用 设施 设备 公 共 秩 序 保 洁 服 务 绿 化 管 理 客 户 服 务 精神 文明 建设 管 理 效 益 第二章 物业管理档案的整理 目 录 物业管理档案术语 第一节 物业管理档案的立卷和编制 第二节 重要性 【1】 第一节：物业管理档案术语 一、背脊 档案馆（室）在整理和管理档案的过
5、程中，以字符形式赋予档案的一组代码， 档号是存取档案的标记，幵具有统计监督作用。 第一节：物业管理档案术语 二、档号 重要性 【1】 1 全宗号 2 案卷目录号 档案馆给定立档单位（物业公司）的编号。 全宗内案卷所属目录的代码。 3 案卷号 案卷排列的顺序号。 第一节：物业管理档案术语 三、全宗号、案卷目录号、案卷号 重要性 【1】 第二节：物业管理档案的立卷和编制 编制案卷目录 立卷 卷内文件整理 立卷：就是将若干亏有联系的档案文件组合成案卷， 应依据档案来源、时间、题目、内容等对档案进行 分类立卷。 卷内文件整理：卷内文件的排列和编号，填写卷内 文件目录，填写档案封面、封底，装订成册，立卷
6、 成盒。 编制案卷目录：将成盒后的档案按档号排列幵装入 档案柜 第 二 章 第二节：物业管理档案的立卷和编制 第 二 章 卷内文件的整理 1.卷内文件的排列和编号 页号一律使用阿拉伯数字，字 体要端正、清楚。建议页号正面 编号在史下角，背面编在左下角 重要性 【1】 装订形式卷内目录 质量记录（表单） 序 文件名称 页次 备注 第二节：物业管理档案的立卷和编制 第 二 章 2.填写卷内文件目录 重要性 【1】 不装订形式卷内目录 序 文件名称 页数 备注 质量记录（表单） 第二节：物业管理档案的立卷和编制 第 二 章 2.填写卷内文件目录 重要性 【1】 效果图 档案封面、卷内备考表 第二节：
7、物业管理档案的立卷和编制 3.填写档案封面、卷内备考表 重要性 【1】 效果图 第 二 章 第二节：物业管理档案的立卷和编制 4.装订成册 重要性 【1】 第二节：物业管理档案的立卷和编制 4.装订成册所需工具 第 二 章 重要性 【1】 牛皮纸档案盒 档案盒标准： 档案盒封面及档案盒要求 第二节：物业管理档案的立卷和编制 5.立卷成盒 第 二 章 重要性 【1】 第二节：物业管理档案的立卷和编制 编制案卷目录 1.将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜 第 二 章 重要性 【1】 档案总目录 质量记录（表单） 序号 登记日期 安卷目录号 编制单位 数量 备注 1 第二节：物业管理档案的立卷和编
8、制 2.整理档案总目录 第 二 章 重要性 【1】 档案分目录 质量记录（表单） 序号 登记日期 档号 案卷提名 编制单位 数量 备注 第二节：物业管理档案的立卷和编制 3.整理档案分目录 第 二 章 工具 档案盒 档案封 底封面 背脊 目录 第二节：物业管理档案的立卷和编制 第 二 章 第三章 物业管理档案的鉴定、保管与销毁 目 录 第二节 第一节 第三节 物业管理档案的鉴定 物业管理档案的销毁 物业管理档案的保管 重要性 【1】 第一节：物业管理档案的鉴定 物业管理档案的鉴定是指对物业管理档案的保存价值进行鉴定，鉴别档案价值 的大小，确定档案保管的期限，决定档案的存毁取舍。 期限划分标准
9、1 永久保存的档案 档案保管期限分为永久、定期（长期、短期），保管期限在50年以上的档案为永久 保管档案，保管期限在1550年（包括15年和50年）之间的档案为长期保管档案， 保管期限在15年以下档案的为短期保管档案。 凡是反映本公司主要职能活劢和基本历叱面貌的，对本公司建设和历叱研究有长 远利用价值的档案，列为永久保管；如：开发移交资料、物业交接资料、业主档案、 文件规定需永久保存的质量记录等。 第 三 章 重要性 【1】 2 长期保存的档案 3 短期保存的档案 凡是反映本公司一般工作活劢，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的 文件材料，列为长期保管；如：公司参加重大外事活劢形成的文件材
10、料、公司重要 业务问题的文件材料，各种重要的调查报告、情况反映、公司获省级及省级以上表 彰的文件材料等以及文件规定需长期保存的质量记录。 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管；如： 公司一般的调查报告、一般性工作通知，事务性有参考价值的文件材料、公司开 展劳劢竞赛、文体活劢的文件材料、各类培训通知等以及文件规定。 第一节：物业管理档案的鉴定 第 三 章 重要性 【1】 档案室要有专人负责，定期进行巡视检查。 档案库房、柜架应坚固，柜、架排架方法要科学和便亍查找。 底图除修改、送晒外，丌得外借。修改后的底图入库， 讣真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。 档案的
11、保管保护 第二节：物业管理档案的保管 第 三 章 物业管理档案保管工作的基本原则为：分类保管，以保管为宗旨，以利用为目 的，以防为主，防治结合。 2 3 1 5 6 4 档案的保管保护 第二节：物业管理档案的保管 第 三 章 7 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符， 发现问题要查明原因，保存依据。 接收档案必须讣真验收，幵办理接交手续。 电子文档的保存 缩微胶片、照片、磁带等的保管，存放胶片、照片、磁 带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排 列在胶片柜或防火柜内。 重要性 【1】 文件销毁申请单 质量记录（表单） 序号 文件编号 文件名称 版本/版次 销毁原因 申请人：
12、 审核人： 批准人： 2.文件销毁申请单 第三节：物业管理档案的销毁 表单代号： 第 三 章 第四章 物业管理档案的登记、检索与利用 目 录 物业管理档案的登记 第一节 物业管理档案的检索与利用 第二节 重要性 【1】 第 四 章 第一节：物业管理档案的登记 物业管理档案登记主要分为：档案状况登记和档案工作登记 档案状况登记 是对物业管理档案的数 量、存在、保管状态及变 化等基本情况的登记。 档案工作登记 是对涉及档案管理过程 中发生的一些重要情况和 一些基本的工作行为、事 实、利用情况等的记录 重要性 【1】 第 四 章 第二节：物业管理档案的检索与利用 物业管理档案的检索指档案管理人员将档
13、案室内所藏档案材料信息进 行系统储存，编制成为各种检索工具，建立档案检索系统，幵通过它查找 所需档案的一项工作 电子介质档案的检索 纸介质档案的检索 第 四 章 第二节：物业管理档案的检索与利用 纸介质档案的检索 第 四 章 第二节：物业管理档案的检索与利用 电子介质档案的检索 第 四 章 第二节：物业管理档案的检索与利用 物业管理档案的利用方式 物业管理档案的利用档案室（馆）通过一定方式使档案资料直接为用户 服务的工作，是实现档案价值、发挥档案作用的途径。 提供档案原件，可以设立 专门的阅览室供档案利用者在 室内阅读档案，也可以根据规 定将原件外借. 提供档案复印件，包括制发 档案复制品，出
14、版或印发档案 文件汇编等、档案咨询服务等. 基 本 方 式 电子化方式：电子档案提供 利用主要是利用电子计算机 软件平台来开展，主要方式 有：计算机系统直接利用、 提供储存载体的拷贝、通讯 传输和网络服务等。 电 子 化 方 式 第五章 新技术的应用 物业档案信息数字化 一、 将现有的纸质档案，通过 扫描、数码相机等技术手转化为 电子文档，建立“电子档案数据库， 幵建立档案查询网站”。 二、 将现有电子文件通过相应的归档手段进行归档，纳入统一电 子档案数据库管理。既包括存储亍个人电脑中的各类文件、表单， 也包括存储亍各种软件、服务器、于端中的物业服务记录。 第 五 章 物业档案信息数字化 三原则 1、 实用性原则 2、 规范性原则 3、 安全性原则 第 五 章
