1、沟通与表达沟通与表达12014-9-25开篇的话开篇的话沟通与表达是如此重要沟通与表达是如此重要 她们与优秀如影随行她们与优秀如影随行 她们是日常生活工作不可或缺的重要工具她们是日常生活工作不可或缺的重要工具 重要我们就一定能做好吗？重要我们就一定能做好吗？ 请看视频请看视频 倒鸭子倒鸭子2n 沟通沟通 沟通要素 影响沟通的主要障碍 沟通的重要技巧 沟通的两个纬度n 表达表达 表达最重要的两大方面 口头表达的实用技巧 书面的表达实用技巧目录3沟通4信息信息发出者渠道（媒介）障 碍物质语言情绪听解释反馈信息接受者1、沟通要素5有效倾听的障碍有效倾听的障碍n 你因为其它事情分心了你因为其它事情分心
2、了n 你的心思被其它事情所盘踞你的心思被其它事情所盘踞n 你不同意那个人的论点你不同意那个人的论点n 你认为那个人不具有价值你认为那个人不具有价值n 你想要表达自己的点子和想法你想要表达自己的点子和想法6n 你在你在寻找别人论点的缺陷寻找别人论点的缺陷n 你想回去谈你原本计划好的事你想回去谈你原本计划好的事n 你走神了一会儿，就跟不上了你走神了一会儿，就跟不上了n 不感兴趣不感兴趣n 你误解了对方的话你误解了对方的话沟通的两个纬度-倾听/提问当好听众的七个好习惯当好听众的七个好习惯n 肢体语言肢体语言n 问对问题问对问题n 不要打岔不要打岔n 做笔记做笔记n 确认确认n 对观感做出回应对观感做
3、出回应n 和对方站在相同的立场和对方站在相同的立场7n 倾听的重要工具倾听的重要工具同理心倾听同理心倾听 过程：从“你的观点”到“别人的观点” 何时运用同理心倾听 人际关系紧张或信任度较低 只要对方带着情感、情绪（包括积极的和消极的） 同理心倾听的步骤 复述内容 反映情感 等候反应 同理心倾听的好处 让对方感觉到关心、尊重 赢得对方的尊重和信任8n 提问技巧的四个方面提问技巧的四个方面 问题的设计 问题的引出 对对方反应的回应 问题的顺序沟通的两个纬度-倾听/提问9n 问题设计的方法问题设计的方法形式形式开放式 封闭选择式 整体式 直接式 反问式 传递式 内容 事实型 想法型 过去型 现在型
4、将来型 10n 开放式：开放式： 表现自己倾听的愿望 给对方更多说话的机会 创造讨论的氛围各提问类型的作用封闭选择式：答案为是或封闭选择式：答案为是或否，或很确定，或作出选择否，或很确定，或作出选择避免僵局确认理解统一意见整体式：对象为多整体式：对象为多人吸引全体注意力创造参与气氛发现支配型及表现型听众直接式：对象为某个（些）人引导沉默、不积极的人参与拉回开小差的人的注意力引出“专家”经验11各提问类型的作用反问式：不马上回答提问者的反问式：不马上回答提问者的问题，而是先提出问题，可反问问题，而是先提出问题，可反问同样的问题同样的问题引导提问者思考缓和提问者的挑战情绪将问题简练化 传递式：将某
5、人的问题转问别的听众创造共同探讨的气氛控制提问者的发言时间事实型：有关事实、数据、经事实型：有关事实、数据、经历的问题历的问题了解状况，作为意见建议的依据满足实际需求想法型：有关感受想法型：有关感受、观点、观点 、意见建议的问题意见建议的问题了解对方心理满足真正需求和期望12各提问类型的作用过去型：有关过去经历过去型：有关过去经历的问题的问题探寻问题原因确定对现实的影响现在型：有关现状的问题现在型：有关现状的问题发现现实的问题确定问题的重要程度将来型：有关未来的问题将来型：有关未来的问题了解发展方向分析问题后果13敏感性顺序敏感性顺序-敏感后置敏感后置重要性顺序重要性顺序-重要前置重要前置内容
6、型顺序内容型顺序-结构明确结构明确问题的顺序三原则问题的顺序三原则14如何才能避免沟通的障碍如何才能避免沟通的障碍-个人心得个人心得n 第一，养成以下四个习惯：第一，养成以下四个习惯：“反复确认反复确认”、“及时回复及时回复”、“定期反馈定期反馈”和和“阶段汇报阶段汇报”；n 第二，为了保证信息的客观、全面，尽量减少信息传播的第二，为了保证信息的客观、全面，尽量减少信息传播的中间环节；中间环节；n 第三，通过完善信息内容和沟通方式，避免可能出现的误第三，通过完善信息内容和沟通方式，避免可能出现的误会和误解；会和误解；n 第四，克服沟通中的第四，克服沟通中的“位差效应位差效应”，上级应在沟通态度
7、上，上级应在沟通态度上主动减小位差。主动减小位差。15表达16n 逻辑逻辑为王为王表达的逻辑结构表达的逻辑结构 没有逻辑没有逻辑= = 思维混乱思维混乱= = 不知所云。不知所云。 逻辑是贯穿始终的框架。逻辑是贯穿始终的框架。 结构可以做任何调整，逻辑不能反复变化。结构可以做任何调整，逻辑不能反复变化。表达的两大重要方面17重点突出、逻辑清晰的金字塔结构重点突出、逻辑清晰的金字塔结构中心思想中心思想一级思想一级思想三级思想三级思想二级思想二级思想先重要先重要后次要，后次要，先全局先全局后细节后细节先总结先总结后具体，后具体，先论点先论点后论据后论据先结论先结论后原因，后原因，先结果先结果后过程
8、后过程18逻辑清晰的四大原则逻辑清晰的四大原则核心观点ACBA1A2A3B2B3C1C2C3B11.1.结论先行结论先行：只有一个中心思想放在只有一个中心思想放在最前面最前面2.2.以上统下以上统下：上对下总结概括上对下总结概括下对上解释支持下对上解释支持父子关系父子关系3.3.归类分组：归类分组：把具有共同点的思把具有共同点的思想归类分组想归类分组兄弟关系兄弟关系4.4.逻辑递进：逻辑递进：按照逻辑顺序组织素材按照逻辑顺序组织素材演绎推理演绎推理 归纳推理归纳推理时间顺序时间顺序 空间顺序空间顺序 重要性顺序重要性顺序19总分总结构介绍总分总结构介绍n 总分总结构总分总结构提炼要点，中心迁移
9、提炼要点，中心迁移 观点鲜明，提炼标题，目录大纲 标题总结概括要点 小标题显示结构 变色 加大 加粗 下划线 突出中心思想、结论、结果 前言 引言 关键 摘要词 清晰思考 有效表达 脑比嘴快 重想=2000字 重写=30秒 中心迁移 数据 图标20POP结构结构n Introduction 主题大纲主题大纲n Conclusion 总结结论总结结论a. Position 情况情况b. Options 选择选择c. Proposal 建议建议21n 受众受众为王为王站在受众的立场表达站在受众的立场表达 根据受众需求，调整论据顺序权重风格表达的两大重要方面22受众认为最重要了解关注点3个途径一受众
10、二自己投其所好4个调整 全局 细节 论点 论据 结论 原因 结果 过程 一受众 二自己 观察 调查 换位思考调整论据调整顺序调整权重调整风格坚持观点n 要点提炼要点提炼 关键是让沟通对象易记，记住才能去做 一字提炼：仁、义、礼、智、信 二字提炼：车子、房子、票子、妻子 三字提炼：人之初、性本善。性相近，习相远。 四字提炼：好好学习，天天向上。 五字提炼：为人民服务 七字提炼：一慢二看三通过口头表达的实用技巧23n 口头表达常用的口头表达常用的6大逻辑大逻辑 时间逻辑：以时间顺序打支柱，如“昨天、今天、明天” 空间视觉逻辑：如“东、南、西、北”，“头、上身、下身” 角度方向逻辑：如“政治、经济、
11、社会”，“工作、学习、生活” 变焦逻辑：从小、中到大或相反方向打支柱，如“公司、部门、个人”，“整体、局部”，“短期、中期、长期” 钟摆逻辑：如“正、反” 递 进 逻 辑 ： 如 “ 低 、 中 、 高 ” ， “ 最 差 、 可 能 、 理 想 状态”“PDCA”口头表达的实用技巧24表达中的反馈表达中的反馈n 反馈的注意事项反馈的注意事项 建设性 客观 全面 及时 真诚 目的/目标明确 私密性（如提出需改善的反馈）25对积极表现的反馈对积极表现的反馈BETB B描述观察或听到描述观察或听到的行为的行为E E该行为的积极作该行为的积极作用用/影响影响T T表示感谢表示感谢26对需改善的表现反
12、馈对需改善的表现反馈BESTB B描述观察或听到的描述观察或听到的行为行为E E表达你的感受表达你的感受S S征求改善的想法和征求改善的想法和建议建议( (或提出期望或提出期望) )T T探讨（不探讨（不)改善后的改善后的结果和影响结果和影响27反馈时应使用的语言反馈时应使用的语言n 要用描述性的语言，而不是叛断性的语言要用描述性的语言，而不是叛断性的语言n 应采取支持性的态度，而不是权威性的态度应采取支持性的态度，而不是权威性的态度n 要反映出平等，而不是优越要反映出平等，而不是优越n 接受他人的建议，而不是独断专行接受他人的建议，而不是独断专行28反馈时应使用的语言反馈时应使用的语言n 判
13、断性语言判断性语言“你怎么干出这么蠢事情来？你怎么干出这么蠢事情来？”n 权威性态度权威性态度“我们必须这样做才能准时完我们必须这样做才能准时完成任务。成任务。”n 描述性描述性语言语言“你能解释下为什么会这样你能解释下为什么会这样吗？吗？”n 支持性态度支持性态度“要准时完成任务要准时完成任务,你有什么建你有什么建议吗议吗?”29反馈时应使用的语言反馈时应使用的语言n 优越性的表现优越性的表现“你刚来多长时间呀，能比我更你刚来多长时间呀，能比我更有发言权吗？有发言权吗？”n 独断专行的表现独断专行的表现“别在多说了这就是最好的解决别在多说了这就是最好的解决办法。办法。”n 平等性的表现平等性
14、的表现“我们一直这么做，可我想听听我们一直这么做，可我想听听你的意见，看我们是不是能你的意见，看我们是不是能做的更好。做的更好。”n 能接受他人建议的表能接受他人建议的表现现“这是我所能想到的最好的解决这是我所能想到的最好的解决办法，你看还有别的办法办法，你看还有别的办法吗？吗？”30 写作要用的金字塔结构写作要用的金字塔结构书面表达的实用技巧主题思想主题思想关注受众需求关注受众需求 总结概括要点总结概括要点结论先行结论先行 以上统下以上统下 归类分组归类分组 逻辑递进逻辑递进观点鲜明观点鲜明 重点突出重点突出 逻辑清晰逻辑清晰 主次分明主次分明章节章节段落段落句子句子31要话先说要话先说 随
15、机应变随机应变 收放自如收放自如主要主张主要主张1.3.2.1.11.21.32.12.23.13.23.31.1.21.1.11.2.11.2.21.3.11.3.22.1.22.1.13.1.13.1.23.3.23.3.1一级一级二级二级先横线先横线 后纵向后纵向 要浓缩要浓缩 不要砍掉不要砍掉三级三级32制作制作PPT的的5步流程步流程确定目标构思逻辑组织素材系统排版检查优化2.设计逻辑结构1.确定主题，明确目标；3.将大纲转成标题页4.填资料，调整结构5.从模板库找匹配的图表6.统一排版，美化界面，加动画7.检查内容和效果33主题和大纲主题和大纲前言或概括中心思想和主要结论中心思想和
16、主要结论一级结论一级结论1和支持论据和支持论据支持论据支持论据1支持论据支持论据2支持论据支持论据3一级结论一级结论2和支持论据和支持论据支持论据支持论据11. . 2. . 3. .目录 一级结论 1 一级结论 2 一级结论 3中心思想背景 . 冲突 . 答案 .前言 一级结论 1 一级结论 2 一级结论 3前言 支持结论 1.1 支持结论 1.2 支持结论 1.31. 一级结论 1 支持结论 1.1 支持结论 1.2 支持结论 1.31. 一级结论 134正确选择图表正确选择图表n 图标只有图标只有 五五 种基本形式种基本形式 。成分百分比项目对比项目 时间对比项目 时间序列相关性35把数
17、据变成图表把数据变成图表第一步信息 决定你的信息 从数据到信息 明确你想表达的具体信息，由信息决定图表第二步关系 确定相对关系 从信息到相对关系 五类信息：成分、项目、时间序列、频率分布、相关性第三步图表 选择图表形式 从相对关系到图表36n 标题要说明要点，将主要信息作为标题标题要说明要点，将主要信息作为标题n 信息标题应简洁，且必须切中关键点信息标题应简洁，且必须切中关键点标题：标题：公司销售额趋势变化公司销售额趋势变化信息：信息：公司销售额公司销售额 。 标题：标题：各地区效率分布比较各地区效率分布比较信息：信息：东区效率东区效率 。标题：标题：公司资产分配百分比公司资产分配百分比信息：
18、信息：研发部研发部 。标题：标题：员工年龄分布情况员工年龄分布情况信息：信息：多数员工年龄多数员工年龄 。书面表达的实用技巧37n 标题要有内容标题要有内容 总结要点总结要点 提炼精华提炼精华 标题必须有信息内容，总结概括要点 提炼思想精华 明确 简单 响亮 数字 主张 准确 简练 新颖 关键词 主谓宾 正装句 陈述句 动词短语 口号式语言 不超过15字，多用对仗、排比、动宾结构38书面表达的实用技巧邮件命名邮件命名: Who What Who文件命名：文件命名：What Who When n 目的性要强，把握好标题；目的性要强，把握好标题；n 层次分明，父子、兄弟关系把握清楚，不超过七级标题；层次分明，父子、兄弟关系把握清楚，不超过七级标题；n 能用图表绝不用文字，必须用文字的需要标出要点；能用图表绝不用文字，必须用文字的需要标出要点；n 中心前移，把握要点；中心前移，把握要点；n 50%的的PPT，50%的报告的报告PPT制作的五大要点39谢 谢 ！40
