1、路漫漫其悠远路漫漫其悠远2022-6-8企业行政管理人员培训企业行政管理人员培训课程课程路漫漫其悠远路漫漫其悠远课程目录 行政实务（行政接待、电话接打） 二二 会务工作 文书工作 企业行政管理基础知识一一三三四四 保密、印信及办公室管理工作 五五 档案管理 六六路漫漫其悠远路漫漫其悠远培训目标 提升技能 通过考试 结交朋友路漫漫其悠远路漫漫其悠远路漫漫其悠远路漫漫其悠远案例导入案例导入 小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总躬亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一
2、件事总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候又不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周出差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一
3、天上班之时，想到老板明天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。 结果，一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无结果，一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此，尽管小林几年来一直兢兢业业、特色、草草而就的文件。因此，尽管小林几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。埋头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。路漫漫其悠远路漫漫其悠远一、一、 文书工作概述文书工作概述（一）（一） 文书的含义及作用文书的含义及作用 文书是人们在社
4、会实践活动中为了传递、记文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。性工具。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 文书定义包含以下几方面基本内容：文书定义包含以下几方面基本内容： 第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。也可以是个人。 第二、文书的形成是为了特定的目的。第二、文书的形成是为了特定的目的。 第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存
5、载。存载。一、一、 文书工作概述文书工作概述路漫漫其悠远路漫漫其悠远（二）文书的作用（二）文书的作用1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。是人们追溯历史的凭证。 一、一、 文书工作概述文书工作概述路漫漫其悠远路漫漫其悠远文书、公文、文件的关系文书、公文、文件的关系文文 件件纸质纸质文件文件文文 书书非纸质非纸质文件文件照片文件照片文件电子文件电子文件声像文件声像
6、文件私人文书私人文书公务文书公务文书其他文字其他文字材料材料公公 文文一、一、 文书工作概述文书工作概述路漫漫其悠远路漫漫其悠远（二）（二） 文书工作文书工作1、文书工作的含义、文书工作的含义 文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。 广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作。 狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。一、一、 文书工作概述文书工作概述路漫漫其悠远路漫漫其悠远2 文书工作的内容和要求文书工作的内容和要求文书工作的内容主要包括三大环节：文书工作的内容主要包括三大
7、环节：文书的形成文书的形成文书的处理文书的处理文书的管理文书的管理一、一、 文书工作概述文书工作概述路漫漫其悠远路漫漫其悠远3、 文书工作机构文书工作机构 文书工作领导机构是各级各类机关、组织的领导机构及其负责人。 组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处理文书事务。 在某些单位，文书工作的某些环节会由某专门的部门承担。一、一、 文书工作概述文书工作概述路漫漫其悠远路漫漫其悠远（三）（三） 文书工作的基本原则文书工作的基本原则1、准确、准确2、高效、高效3、安全、安全4、精简、精简 2000年的国家行政机关公年的国家行政机关公文处理办法指出：文处理办法指出：“公文处理公文处理应当坚持实事求是、精
8、简、高效应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安的原则，做到及时、准确、安全。全。”“公文处理必须严格执行国公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。定，确保国家秘密的安全。”路漫漫其悠远路漫漫其悠远tt+nvv+n文书工作要讲究高效性文书工作要讲究高效性路漫漫其悠远路漫漫其悠远（四）（四） 文书工作文书工作“四化四化” 1. 科学化 2. 规范化 3. 制度化 4. 自动化一、一、 文书工作概述文书工作概述路漫漫其悠远路漫漫其悠远（一）文书的种类（一）文书的种类1、公文类2、商务管理类：计划、总结、简报、分析报告等。3
9、、商务业务类：商务函电、商务谈判方案、谈判协议、仲裁协议、仲裁申请书等。4、商情调研类：市场、商品、用户、价格调研等。5、商务宣传类：商务综述、商务报道、商务通讯、商务评论等。6、商务信息类：广告、商品说明书、市场信息等。二、二、 文书撰拟文书撰拟路漫漫其悠远路漫漫其悠远公文类公文类决定决定-适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。决议决议-对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与意见。通知通知-适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员工
10、，任免和聘用人员；变更或撤销公司不适当的决定事项。通报通报-适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。报告报告-适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或报送文件。请示请示-适用于向上级机构请求指示、批准的事项。批复批复-适用于答复下级机构的请示事项。函函 -适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题；请求批准和答复审批事项。会议纪要会议纪要-适用于记载、传达会议情况和议定事项。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 文书撰拟就是起草文书。文书是管理的基本手段之一。撰拟是最核心的一个程序。并不是全部程序。1、交拟：、交拟：领导交待起草，或根据工作计划安排起草。这是公文起草的起点
11、。 （秘书不能想写就写）关键是确立主题2、拟议（构思）：、拟议（构思）：酝酿构思，有时是办公室集体讨论如何起草。特别重要的文书，领导会亲自组织办公室人员讨论起草。关键：吃透领导的意图（秘书不能想怎么写就怎么写）段落、层次、过渡、照应、开头和结尾（二）文书撰拟的程序（二）文书撰拟的程序路漫漫其悠远路漫漫其悠远3、撰稿：、撰稿： 写的过程。包括资料收集与准备、初稿、自己修改。 （秘书不能想何时写就何时写，不能有话则长无话短） 前面这三步是最辛苦的。路漫漫其悠远路漫漫其悠远4、审核、审核 办公室审核，有时领导审核。重要公文经常是反复讨论修改，有改到面目全非的，有推倒重来的。 在审核修改文章过程中，审
12、核人与拟稿人之间，修改人与拟稿人之间，不同审核人之间都有可能有对立认识。（1）有无发文的必要（2）主送机关、抄送机关和发文机关有无错误（3）内容是否完整、准确，有无缺漏（4）格式文种是否符合规范（5）文字表达是否规范，标点符号（6）审核手续是否完备路漫漫其悠远路漫漫其悠远5、签发：、签发： 领导审阅定稿，并签发。只有法定代表人才有权签发。院是院长、党委是书记。如果一把手不在，要有授权才能签发。 签发中易出现的矛盾主要是领导者的签发意见不一致。（1）坚持分层签发制度，尽量减少集体签发，处特殊情况外不重复签发。（2）尽量减少核签，已明确下属代签的不必核签，处重要文件外，机关领导不核签已部门名义发出
13、的文件。（3）以面对面形式集体签发，意见尽可能一致后再签注，必要时，请主管领导出面统一协调签发意见。（4）联合行文会签文件时，坚持主办方先签，对方签发人有异议时，应有层次对等的人员出面协调。（5）注意履行正常程序，坚持“核后签”。路漫漫其悠远路漫漫其悠远6、缮校：、缮校：打印、校对、印制。 文印与承办人员之间，文印工作上下工序间的关系方面易出现矛盾。7、用印：、用印：8、封发：、封发：路漫漫其悠远路漫漫其悠远 张小姐是从某杂志社跳槽到某集团企业做秘书，负责内部文件的起草、制作和传送。她自以为做编辑时文字功夫已经过关，便在校对文件时有些粗心。没想到上班第二天就出错了，一份关于集团讲话的文件下发后
14、，她一看文件，顿时傻了眼，原来，那份文件共出现4次“总裁”，其中两处竟错成 了“总栽”。犯下了如此低级的错误，她在心里说：“完了！完了！”。她猜想，一向严厉的总裁一定会让她“下课”。在忐忑不安中度过了3天，出乎意料的是，总裁面对个别同事就此事打上去的“小报告”，只象征性地从张小姐工资中扣罚了10元钱，并让人事部主任就此事与她作了详谈，告诫她别犯类似错误。总裁的宽容和大度使她感激不尽。从那以后，她在工作中，走出了过去做编辑时的“辉煌心理”，对每一份文件的每一个细节都精益求精，业务上快速进步，深得集团上下好评。案例案例路漫漫其悠远路漫漫其悠远（三）撰写的文风（三）撰写的文风1、篇幅力求简短、篇幅力
15、求简短 以实用为主，应该节省人力、物力和时间，长了也不计稿酬，还浪费时间。 如汉高祖刘邦在夺政权后发布的入关告谕，只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章“杀人者死，伤人及盗抵罪”更是仅10个虚字，但已树立起了新政权威严公正、取信于民的形象。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 徐荣凯当选云南省省长徐荣凯当选云南省省长 385字字“就职演说就职演说”令人钦佩令人钦佩 2002年月日上午，云南省第九届人民代表大会第五次会议选举徐荣凯为云南省省长。 下午，云南省九届人大五次会议举行闭幕式。按照会议议程，新当选的省长将发表讲话。 会前10分钟，当选省长徐荣凯的讲话稿发到记者手中。出乎记者
16、意料的是，通篇讲话只有薄薄的一页纸。记者逐字逐句数了一遍，连标点符号在内共385字。徐荣凯尚未开口讲话，会场上已爆发出一阵热烈的掌声。 不到一分钟，徐荣凯的“就职演说”就结束了。 走出会场，人大代表们仍在热烈议论：“文山会海已成公害。省长带头讲短话，开短会，求实效，从会风我们看到了好作风。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远2、文笔朴实、文笔朴实庄重、朴素、自然、得体、平易一是结构要自然。二是语气和庄重。三是语言要朴素。 公文还应尽量使用大众化语言，不用冷僻字。 如在谈到祖国统一大业时，邓小平同志说：“和平统一不是大陆把台湾吃掉，当然也不能是台湾把大陆吃掉”，形象地阐明了大陆与台湾不存在根本冲突，而要以
17、中华民族利益为重，尽快实现和平统一的共同愿望。路漫漫其悠远路漫漫其悠远案例：元璋与兴田的故事案例：元璋与兴田的故事 朱元璋当了皇帝以后，要找年轻时和他一起种田的老朋友田兴出来，下令全国找这个人。田兴却硬不肯出来做官，只是到处在做好事。后来有人报告，一个县里，有五只老虎出来吃人，厉害得很，而有一个人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到这封公文，知道一定是他的老朋友田兴做的好事。于是找来翰林院的进士们，都是文学修养非常高的，以现在来说，都是研究院中的博士。朱元璋要他们赶快写信去把田兴找来。于是翰林先生们之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。朱元璋看了半天，皱皱眉、摇摇头，还是自己动手写。他写的是
18、白话，内容大要说：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不要以为我做了皇帝就不要老朋友。你不来，就没有种。我们两兄弟还是好兄弟，我今天不是以皇帝身份找你来。我们两兄弟见面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有种的你过河来吧！和当年两个人放牛时，打架对骂的口吻一样。田兴看了这封信来了，来了但还是不做官，玩了一阵子走了。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 四是追求公文美。 公文也要求美感，要有妙笔。秘书称为笔杆子，写文章理所当然是秘书必须掌握的基本功。恰当地引文和运用修辞手法，可使公文语言富于美感。用典引故，是古代公文中常见的写作手法，用以增强公文的分量和说服力，现代公文中运用较少。但在某些特定情况下，用得自然、贴切，常
19、会收到非常好的效果。 例如， 1997年江总书记在俄罗斯总统叶利钦为他的到访举行的欢迎宴会上讲话时说：“俄罗斯伟大的作家列夫.托尔斯泰曾经说过：一切美好的东西只有经过努力才能获得。这句话蕴涵着深刻的哲理。我们两国关系在经历了多年的风风雨雨之后，终于结束过去，开辟未来。”在这里引用托尔斯泰的话，意味深长，恰到好处，极大地增加了讲话的魅力。路漫漫其悠远路漫漫其悠远写作的语言表述形式大体上有三种：写作的语言表述形式大体上有三种：书面式语言书面式语言 所谓书面式语言，是指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。 电影林则徐中写林则徐召
20、见外商，申明中国政府关于严禁贩卖鸦片的命令，其中说到如有违令者，“船货交公，人即正法”。有外商问：“什么叫正法？”中国官员答：“正法就是杀头。” 在这段话中，“正法“用在中国政府的命令中，自然是书面语，而中国官员与外商是在观看电影，属于公共场合，应该用口头语，自然应该用“杀头”一词。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远口语式语言口语式语言 所谓口语式语言，是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口语方式来表述公文内容。 还以公文中表述内容的顺序为例子，比如用“一个是、再就是、另一个是，还有就是”来表述事物，这类语言表述方式就是口语式语言。 应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”，这类文稿用口语
21、式语言来表述，其作用是能够把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时候增强感染力。 而“工作报告”、“调研报告”和“文件”公文不能用口语式语言来表述，必须要用书面式语言来表述。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远程式化语言程式化语言 所谓程式化语言，是指语言表述形式的格式固定的语言表述方式。 举个例子，比如在一些文件的开头部分，我们常常看到这样的句子：“根据为了现将有关事宜通知如下”、“为做好特制定”、“现将印发请”、“为加强公司就规定如下”，这类句子就是程式化语言。 程式化语言主要适用于“通知”类公文和“规章制度”类公文的开头部分的用语，其他类公文不能使用或不适用程式化语言表达。 路漫漫其悠远路漫漫其
22、悠远3 3、内涵明晓（、内涵明晓（观点明确、内容清楚）一是要“一文一事”。二是要讲清基本观点。三是要注意段落层次，遵守习惯格式。4 4、行文通畅、行文通畅条理清楚，语言流畅。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远（四）常见文书的格式（四）常见文书的格式1 1、通知、通知 1 1）通知的含义）通知的含义 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 2 2）通知的特点）通知的特点 （1）使用范围的广泛性。通知适用范围的广泛性主要表现在用途广泛。大到全国性的重大活动安排，批转文件，发布规章制度，下达指示，小到机关单位内部处理日
23、常事务，告知一般事项，都可以使用通知。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远 （2）具有晓谕功能。通知的主要功能首先在于告知，告诉受文对象有关事项；其次是提出要求，让受文对象在知晓通知内容后，按发文者的意图去办。 （3）时效性较强。所谓时效性，包含着两层意思：一是时间期限，要求办理的事情，必须在限定的时间内完成。即使是提出原则性规定的通知，也有其贯彻执行的时间限要求，受文者不能拖着不办。二是效力长短不一，有的通知因安排公务活动的具体事项而发，如开会通知，会期一到，通知也就失去了效力；而有的通知是用来部署某方面工作的，在这方面工作结束以前，无论时间长短，它都是有效力的。路漫漫其悠远路漫漫其悠远通知的分类通知
24、的分类 1. 1.批示式通知批示式通知 这类通知根据用途的不同，又可以分为批转式通知、转发式通知和发布式通知三种。 （1）批转式通知，用于批转下级机关的公文。如国务院于2008年6月15日发出的国务院批转发展改革委 电监会关于加强电力系统抗灾能力建设若干意见的通知等。 （2）转发式通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。如辽宁省人民政府办公厅2008年12月10日发出的辽宁省人民政府办公厅转发省物价局关于运用价格杠杆为经济结构调整、下岗职工再就业和启动市场服务措施的通知等。 （3）发布式通知，用于发布规范性文件。如盘锦市人民政府办公室关于印发的通知等。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远 2. 2.
25、指示性通知指示性通知 对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。它一般都是上级机关对下级机关或所属单位下达指示时使用的。这类通知的政策性和指导性较强，如国务院2008年8月12日发出的国务院关于做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知，要求下级机关认真贯彻执行。 3. 3.事务性通知事务性通知 用于安排一般具体事务的通知。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等。如关于2010年下半年节假日时间安排的通知。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 4. 4.会议通知会议通知 各机关单位用以发出召开会议的通知。如铁岭市保密办的关于召开保密工作协作组会议的通知。 5. 5.任免通知
26、任免通知 上级机关任免下级机关的领导人员，或上级机关的有关任免事项需要下级机关知晓时所发出的通知。如铁岭市人民政府发出的铁岭市人民政府关于曾科等同志职务任免的通知等。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 三、通知的写法三、通知的写法 案例分析：案例分析：20102010年年6 6月行政文书制作考题月行政文书制作考题丽汇货运公司来客访问登记管理丽汇货运公司来客访问登记管理20102010年年1010月行政文书制作考题月行政文书制作考题上海加华公司办公用品管理上海加华公司办公用品管理 20112011年年1010月行政文书制作考题月行政文书制作考题伊迪亚公司的报刊管理伊迪亚公司的报刊管理路漫漫其悠远路漫漫其悠
27、远注意事项：1、标题应该有发文机关、名称、事由2、发文对象明确3、通知事由、转折点4、最后“特此通知”不要忘 以上通知请认贯彻执行。 本通知从下发之日起开始执行。 6、落款（公章）不要丢7、时间日期里的0在艺术字里找路漫漫其悠远路漫漫其悠远2、请示、请示 请示的含义请示的含义 请示适用于向上级机关请求指示和批准。属上行文，只用于下级向上级请示工作。请示的适用范围大致有4种情况：一是因职权范围所限不能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项；二是因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排，需要作变通处理的；三是因方针政策的规定或依据不明确，本机关、本单位没有把握处理的新情况、新问题；四是本机
28、关、本单位无力解决或难以解决而又亟需解决的问题和事项。路漫漫其悠远路漫漫其悠远请示的特点请示的特点（1）请示必须是下级向上级行文。其他如平行机关、不相隶属机关之间的行文都不能用请示。（2）请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己处理并有条件、有可能处理的事；前者超越职权范围，会给工作带来混乱，后者则属于把矛盾上交。（3）请示要求上级必须明确表态或者批复。请示是有针对性的上行文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的答复。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文
29、字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发单位、联系人、联系电话和印发日期等要素组成。标题标题2号黑体号黑体发文字号发文字号签发人签发人3号仿宋号仿宋正文、抄送正文、抄送印制单位等印制单位等3号仿宋号仿宋主题词主题词3号黑体号黑体路漫漫其悠远路漫漫其悠远红头红头发文单位全称或规范性简称发文单位全称或规范性简称联合行文，主办单位排列在前联合行文，主办单位排列在前签发人应使用中文姓名，不得签发人应使用中文姓名，不得使用英文姓名。签发人在发文使用英文姓名。签发人在发文字号下列居右排列。字号下列居右排列。发文字号包括发文单位代字、发文字号包括发文单
30、位代字、年号、序号。联合行文，只标年号、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。明主办单位发文字号。路漫漫其悠远路漫漫其悠远请示的分类请示的分类 请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准。请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准。 1. 1.请求指示请求指示 此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神。多是下级机关、部门执行政策时有不明白之处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见。如：关于商业企业增值税有关问题的请示。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 2. 2.请求解决请求解决 下级机关遇到自身人力、财力、物力
31、无法解决的困难或问题时，请求上级机关给予帮助解决的。如：关于西丰县计量测试所改造维修办公楼所需资金的请示 3. 3.请求批准请求批准 本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但因职权所限必须请求上级机关批准、同意。这类请示，主要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。如： 关于购买车辆的请示（铁市质监201037号）。路漫漫其悠远路漫漫其悠远请示的写法请示的写法 请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。 1. 1.标题。标题。请示的标题由发文机关名称、事由和文种构成。 首先，标题应做到一题一事，指事具体。“一文一事”是请示行文的
32、规则，因此，标题中应该避免以“和”、“及”连及两事或多事的错误；同时，标题应指事具体，即要明确请示的具体内容，不能笼统含糊。 其次，请示的标题应用词准确、表意完整。一份请示到底是请求指示、请求解决还请求批准，标题中应该反映出来，让上级机关一看标题就能明了请示内容。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远 最后，请示标题应该避免出现“双请”情况，即在一个标题中出现两次“请”字，如关于请求（申请）解决扩建教学楼经费的请示，前边的“请求”应该去掉，写成关于解决扩建教学楼经费的请示请示文种本身包含了请求、申请等含义。 2. 2.主送机关。主送机关。原则上一份请示的主送机关只能是一个，这是由文种的性质和用途决定的。如
33、果主送机关有两个或多个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答复，出现分歧而无法执行。因此应杜绝请示的多头主送现象。对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 3. 3.正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。 （1 1）请示缘由。）请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据，因此，这部分在写法中要求情况真实、理由充分；同时，缘由部分也是提出请示事项的
34、依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下”过渡。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 （2 2）请示事项。）请示事项。请示事项是正文的主体和核心部门。每个请示只能是一个事项，而且要写得具体、明确。这部分主要写请示的具体内容。请求指示的，事项部分要明确提出问题和要求。请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，
35、要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均应表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 （3 3）请示结语。）请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“请予审批”、“请予批准”、“当否，请批复”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转执行”或“当否，请批转”之类的呈转性用语。 4 4、落款。、落款。请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般为加盖请示单位公章。成文日期为汉字的年、月、日。请示还应该在附注处标明联系人和联系电话，以便于上级机关与请示机关及时沟通。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 （四）请示写作的注意事项（四）请示写作的注意事项 1.要严格
36、遵守行文规则。请示公文具有固定的行文规则，必须严格遵守。这些规则主要包括：一文一事、只能主送一个机关、不得越级请示、不得将请示直接主送领导同志个人等。 2.严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。内容真实，就是不能为了让上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况、提问题；理由充分，就是请示的原因必须讲清楚，这是上级机关能否批复的依据。 3.请示的语气要平实、恳切，用词准确，以事实引起上级机关的重视。路漫漫其悠远路漫漫其悠远3、函 （一）函的含义和特点（一）函的含义和特点 1. 1.函的含义。函的含义。 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函作为公文中的一种平行文
37、种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上比较灵活，不仅可以在平行机关之间行文，还可以在不相隶属机关之间行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外，还用于向有关主管部门请求批准事项和主管部门答复审批事项。 没有版头、标题和发文字号的函，属便函，不列为正式公文。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 2. 2.函的特点。函的特点。 （1）用途的多属性。如询问或向有关主管部门请求批准，这一点与请示相似；主管部门答复有关部门请求的审批事项，与批复相似。用作答复有关部门请求的批准功能，具有指挥作用；但就与有关部门商洽工作或对某一问题的回答这一点来说，又没有指挥功能。 （2）内容
38、的单一性。函的主体内容具有单一性的特点，一份函只宜写一个事项。 （3）写作使用多种语气。由于行文方向不一，功能各异，因而函没有统一的语气：商洽工作用商量语气，请求对方回答问题用询问语气，答复对方问题用肯定或否定语气，需要主管部门批准用请求语气。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远 （二）函的分类（二）函的分类 正因为函具有多属性的特点，所以它成为公文中最轻便、快捷的一个文种。实际工作中这一文种的使用频率特别高，常见的主要有以下几种类型： 1.商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作，如商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等。这是实际工作中最常用的一类函。 2.询问函。用于平行或不相隶属
39、机关之间询问事宜或征求意见。 3.告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一定需要对方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了解发文机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同。 4.请批函。用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的作用、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主管部门”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请求指示的功能。 5.复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即对对方询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 三、函的写法三、函的写法 函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部分组成函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部
40、分组成。 1. 1.标题。标题。分为去函（询问函、商洽函、告知函、请批函）和复函两种标题。去函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，如辽宁省人民政府关于与国家安全生产监督管理总局共建辽宁工程技术大学的函。复函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，标题最后的文种为“复函”。 2.2.主送机关。主送机关。即受文单位，写明全称或者是标准简称，后面加冒号。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 3. 3.正文。正文。这是函的主体部分。主要包括缘由、事项和结语三项内容。 （1）缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”或“现就有关问题提出如下建议”等过渡语
41、转入下文。 （2）事项。函的事项部分内容单一，一函一事。无论是相互商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。有的公函，事项涉及的内容比较多，也可以分条列明。 （3）结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“请予函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语。 4.4.落款。落款。 一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上机关单位的名称，一般使用机关全称或标准简称，并加盖公章；成文时间用汉字写明年、月、日。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远 四、函的写作注意事
42、项四、函的写作注意事项 1.函的写作应注意与相关文种的区别，特别是要区分开与请示的区别。实际工作中，请批函与请示相互错用的现象比较严重。一些部门或单位总以为请求批准时使用“函”显得随便，发文单位觉得不足以表示谦恭，会影响问题的解决；而受文单位似乎也嫌对方没有敬意，小看了受文机关。这样，本该以请批函行文的，去有意用成了请示。另外，错用函与请示，也是分辨不清到底该用什么文种的原因。因此，有必要明确，必须按行文规则，根据各自的用途和功能，正确使用请批函与请示。 2.函的写作。还要注意行文简洁明确，用语把握分寸。特别是平行机关之间的行文，一定要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维，
43、谨小慎微。至于复函，要注意行文的针对性和答复的明确性。 3.函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。不少单位在处理函件时，误以为它的时效性不强，于是就缓办，有的甚至不办，这样势必会给工作造成损失。所以，函虽然不像“命令”、“通知”等文种那样具有权威性，但它是公务活动中不可或缺的文种，我们应该像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务活动的正常进行。 路漫漫其悠远路漫漫其悠远4、报、报 告告 （一）报告的含义和特点（一）报告的含义和特点 1.1.报告的含义报告的含义 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。 在日常公务活动中，经常有把报告和请示弄混的情况。行文时报告、
44、请示不分，由于报告和请求同属上行文，结构形态相似，而有关人员对“报告”、“请示”的概念、特点、性质、适用范围等基本知识不够清楚，所以该用“请示”的用了“报告”。鉴于这种情况，有必要在这里将“报告”和“请示”作一比较。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 “报告”和“请示”是为数不多的上行文文种，是下级机关向上级机关呈报的公文。但是，两个文种在以下几个方面却有不同： （1）行文目的不同 “报告”的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，能够有针对性地予以指导；而“请示“的目的，是为解决某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。所以，报告是陈述性公文，请示则是
45、呈批性公文。 （2）行文时间不同 “报告”是在工作结束后或工作正在进行中行文；而“请示”则必须要在事前行文，不能先斩后奏。 （3）答复的形式不同 “报告”不要求上级机关回复。而“请示”则要求上级机关及时批示或批复。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 2. 2.报告的特点报告的特点 （1）应用范围的广泛性 报告属于上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本地区、本单位贯彻执行各项方针、政策、指示的情况，反映实际工作中遇到的问题，为上级机关制定方针、政策、或者作决策、发指示提供依；还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌握情况的基础上，准确、有效地指导工作。 （2）行
46、文的单向性。 报告是下级机关向上级机关行文，旨在为上级机关提供情况，属于单向行文，不需要受文机关答复或审批。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 （3）表达的陈述性 报告是用于汇报工作、反映情况的，上级机关能否比较全面了解下级机关的情况，并综合各下属单位的情况对全局工作作出决策，在很大程度上取决于下级机关能否适时地汇报工作，真实、全面、具体地陈述本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策的情况。譬如某一阶段做了哪些工作，每项工作是怎样开展的，取得了哪些成绩，存在什么问题等。即使是提出建议，或者在答复上级的询问时会有一些议论文字，也是在大量陈述情况的基础上所作的适当分析，其基本表达手段仍是叙述和说明。路漫漫其悠远
47、路漫漫其悠远 （二）报告的分类（二）报告的分类 1. 1.工作报告工作报告 用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工作成绩、工作经验、存在的问题以及下一步工作安排和设想等。具体又包括综合性的、专项性的工作报告两种。综合性工作报告是同时汇报几方面工作的报告，内容综合、全面，总结性的特点比较明显，且多为定期汇报，如季度工作报告、年度工作报告等。专项性工作报告是汇报某一项工作的，内容单一、特定，问题集中，不定期，多是在此项工作进行中或结束时向上级机关汇报。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 2. 2.情况报告情况报告 用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存在的有代表性、倾向性的有关情况。情况报告重在“
48、反映情况”，不局限于具体工作，不局限于本机关情况，这是它与工作报告的区别。情况报告所反映的一般是重大情况、特殊情况或者新动向，旨在引起上级机关的注意，以便上级机关及时采取措施，指导工作。这类报告应对情况作出分析，必要时应有针对性地提出意见或建议，但报告所提出的建议和意见，必须是原则性的。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 3. 3.回复报告回复报告 用于答复上级机关的询问。即根据上级机关的询问和要求所作的答复。从内容看，回复报告或汇报工作，或报告情况，也属于工作报告或情况报告。我们在这里单列“回复报告”一类，是考虑到它具有被动行文的特点，是上级机关先有询问或要求。 4. 4.递送报告递送报告 用于向上级
49、机关递送文件、物件的报告，是报告中最简单的一类。路漫漫其悠远路漫漫其悠远( (三三) )报告的写法报告的写法 报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。1.1.标题和主送机关标题和主送机关 报告的标题应是完整规范形式的，即由发文机关、事由、文种构成。报告的主送机关与请示的主送机关一样，只能是一个，需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式。2.2.正文正文 报告正文多由报告缘由、报告内容、报告结语组成。 （1）报告缘由，是正文的开头部分。通常是说明报告的目的、原因，概括报告的基本内容或基本情况，一般都比较简短。缘由部分的结尾是惯用过渡语，工作报告
50、和情况报告常以“现将有关情况报告如下”引出下文，回复报告的过渡惯用语则应针对上级的询问或要求。路漫漫其悠远路漫漫其悠远 （2）报告内容，是各类报告正文的主体部分。我们重点介绍一下工作报告、情况报告的写法。 工作报告的正文主体，一般包括四个层次的内容，其结构顺序为：基本情况概述主要工作及其成绩、经验及做法存在的问题今后的工作安排意见或打算。实际写作过程中，第一个层次即主要工作情况的概括叙述，也有上移到“报告缘由”部分的。工作成绩比较突出时，第二层次应写得详细、具体一些；工作中存在的困难或问题比较突出，尤其是失误比较严重时，则应详写第三层次，并对产生问题的原因作出分析。有些工作报告的正文是以所做的
