1、通讯管理制度 通讯管理制度制定： 审核：核准：修 订 履 历序号版本修 订 内 容修 订 者日期 批 准1A0初 稿 发 行2014/11/11、 目的为了提高公司的经营管理水平，节约管理成本，保证公司通信畅通，确保信息的及时传递，提高工作效率、减少失误，制订本规定。2、 适用范围适用于本公司的电话座机、公司手机、传真、电子邮箱等。3、 职责权限3.1人力资源部：负责公司通讯工具的管理及合理配置。3.2使用人员：公司的各种通讯工具主要是作为方便沟通、方便业务开展，禁止员工利用公司的通讯工具进行私人用途。4、 术语定义无5、工作程序5.1 电话座机管理5.1.1总机由人力资源部前台文员负责值守，
2、外线电话均由前台文员接转或直拨分机自动转接。所有人员均不能用总机拨打电话，前台文员接电话应长话短说，减少总机占线，保证所有来电畅通。5.1.2 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每位办公职员提供一部固定座机；5.1.2.1部门经理级以下人员因工作实际需要而开通外线直拨功能的，须填写联络单，经部门经理初审，报总经理批准后交由人力资源部网管开通。5.1.2.2 因工作实际需要需开通国际长途直拨功能的，须填写联络单开通国际长途，经部门经理初审，报总经理及董事长批准后交由人力资源部网管开通。5.1.3 人力资源部依据各部门申请外线、国际长途直拨申请信息，拟定座机外线登记表；5.1.4对已开通
3、外线直拨功能电话，由员工个人负责外线直拨功能的使用管理，在电话使用中，严禁公话私用。人力资源部每月不定时核查话务情况，一经发现，除由其个人承担所发生的长途话费外，给予记小过处罚，并通报批评。 5.1.5 未经公司或电话所有人的同意，使用座机拨打私人长途电话。一经发现，除由其个人承担所发生的长途话费外，并给予记小过处罚，并通报批评。 5.1.6 禁止利用公司电话聊天；严禁员工在上班时间拨打或接听私人电话，违者给予记警告处罚，并通报批评。 5.1.7 严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，一经发现证实，给予记大过处罚，并通报批评。 5.1.8 电话已开通外线直
4、拨功能的员工一经离职，人力资源部应马上将该员工的外线直拨功能关闭，同时做好登记。5.2. 传真的管理 5.2.1 公司传真机由使用部门指定人员负责管理，负责传真机的日常维护、故障报修等相关事务。 5.2.2 发送传真人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；对发送保密性高或紧急文件时，应提前以电话方式通知收件人现场接收。 5.2.3 对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。 5.2.4员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件，或把公司相关机密资料、文件传真出去，一经发现，给予记大过处罚，情节严重者给予解除劳动合同，送交公安机关处理。5.3 公司手机管理 5.3.1新进职
5、员需在入职满一个月后，依岗位对外业务需要，填写领取公司手机申请表，经部门经理初审，报总经理批准后交由人力资源部统一处理。 5.3.2公司手机自领用起使用人必须保持24小时开机，在手机发生故障、停机、手机丢失等，暂时不能使用时，需立即通知人力资源部，并邮件通知所有人员其它联系号码，5.3.3使用公司手机对于无法接听、关机状态，致使公司联络不到的；一个月内出现二次以上，给予警告（含）以上处罚。 5.3.3.1因会议、陪同客户、外出公务等原因导致不方便接听者除外；5.3.4超出套餐费用均由使用人员在每月工资中扣取，包含开通个性化服务而产生的费用（如语音留言、转秘书台、彩铃定制、订阅短信、上网费用或其
6、它产生费用的增值服务等）。 5.3.5手机使用期间所出现的任何故障，若能保修，则由扬州电信免费维修处理；若不能保修，均由手机使用人负责维修，费用自行承担。5.3.6 若公司为员工配备的手机丢失，应于24小时内通知人力资源部补办手机卡，购买新手机的费用由使用者自行承担。5.3.7公司配备的手机使用后，若本人申请离职需将公司的手机及手机卡上交人力资源部，由人力资源部检查手机有无损坏，若损坏将照价赔偿。5.4电子邮箱的使用规定5.4.1由人力资源部网管在办公电脑上安装Foxmail，并依电脑使用人员配置Foxmail公司邮箱帐号；5.4.2 人力资源部网管将新进行人员的Foxmail帐号依部门别分类
7、放置，更新至通讯录；邮箱使用人员需每日同步更新通讯录，以便于获取最新的邮件通讯名单；5.4.2严禁使用私人邮件进行工作交流（包括公司内部或对外联系工作），一经发现，给予警告处分。5.4.3公司邮箱的使用时需注意：邮件仅需发送给相关的人员，避免选择全体人员发送，邮件“收件人”栏选择需处理人员，“抄送”栏选择需知会人员。5.4.4员工发送较为重要的电子邮件(如：会议通知)，发送后，还应采取有效的方式知会收件人（如：会议前电话通知）5.4.5公司邮箱只限于工作业务使用，任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等，一经发现，给予警告处分。5.4.6任何人都不得利用公司邮箱泄密，一经发现，开除处
8、理，严重者送公安机关处理。5.4.7在使用公司邮箱时不得从事违法犯罪活动，严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件，视情节轻重给予小过（含）以上处罚，严重者送公安机关处理;5.4.8公司邮箱实行员工自行管理制度。员工自己负责电子邮箱的日常收发，查看和维护工作，并要定期清理邮箱过期或垃圾邮件，避免邮箱因容量满而不能正常收发邮件，从而影响工作。5.4.9公司员工正式离职后，人力资源部将在3个工作日内注销其使用的邮箱。在职员工或部门若因工作需要查看或暂时保留该邮箱，必须在员工离职后1个工作日内，电话通知人力资源部主管批准申请保留该邮箱。因没及时申请，而造成对工作的影响，由该员工或部门负责。6、相关文件无7、相关记录7.1 TD-Z08-R01领取公司手机申请表7.2 TD-Z08-R02座机外线登记表7.3 TD-P06-R20设备维修申请单5 / 5
