1、 文书的整理与归档 课堂要求课间要求课后要求 知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和 质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理 解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和 区分文书“件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。掌握文书整理与归档的方法和步骤。掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文 件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。第一节 文书整理归档及意义 经验包含着珍贵的学问。一、文书整理归档的含义 文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考 利用价值的、应作案保存的文件材料，按照它们在形 成过程
2、中的联系，以“件”为单位，分类整见理，并进 行装盒、归档的过程。所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的 事情已经全办完，而是指文书处理程序上已经办理 完毕。确定各类不同文书的整理归档时间时应把握 以下四点，见图6-1。（一）归整的文书，必须是办理完毕 文书整理不能“有文必档”，没有查考 利用价值的文书材料可以不整理归档。（二）归整的文书，有查考利用价值 归整文书材料是指各种纸质文件材料，特 殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。（三）归整文书材料的介质 归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自 然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件”为单位进行分类整理。（四）归整文书的分类整理 归整
3、的文书，应进行装盒（即档盒），以便于保 管和利用，同时将归整装盒的文书向档案 部门进行 移交，即归档。（五）归整文书的保管 文书整理工作，主要是指文书的立卷工作。立卷的 方式及文件整理分类的方式主要是采取按“六个特征”进 行立卷，见图6-2。规则是我国文书档案工作特别是文书 整理工作改革的一项重大举措，主要包括以下 内容，见图6-3。新的规则以“简化整理，深化检索”为宗旨，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整 理。这种文书整理方式的 优点是，见图6-4。整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起 来只是形式问题，实质上具有重要的意义，见图6-5。第二节 文书整理归档的范围和原则 学习
4、知识要善于思考，思考，再思 考。我就是靠这个方法成为科学家的。文书整理的范围是指机关在工作动中 形成的可以归档的文书材料，见图6-6。文书整理的范围具体包括，见图6-7。不需要整理归档的文件，见图6-8。文书整理归档的基本原则是：遵循文 件形成的客观规律，保持文件之间的有机 联系，区分文书的不同价值，便于保管和 查找利用。1.遵循文件形成的客观规律文书是机关工作 活动的客观、自然的反映，见图6-9。（一）文书整理归档的基本原则 2.保持文件之间的有机联系机关内部之间联系各个 部门，每个机关都有自己的工作职能在整个国家机构的 组织体系中处于一定的地位见图6-10。（一）文书整理归档的基本原则图6
5、-11 机关内部之间的联系 活动和工作过程中的联系，与文件之间自 然的、历史的联系有如下关系，见图6-12。（一）文书整理归档的基本原则 3.区分文书的不同价值，机关活动中形 成的文件很多。（一）文书整理归档的基本原则 4.便于保管和查找利用，文书整理的根本 目的，是便于保管和利用。所以，文书整理归 档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保 管和利用的方便。（一）文书整理归档的基本原则（二）文书整理归档的质量要求 1.整理归档的文书应齐全完整，见图6-13。2.整理归档的文书要符合档案保护的要 求，主要指整理归档的文书材料所使用的书 写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐 用等要求，以利于能够
6、妥善的保管。3.整理归档的文书材料的保管期限应界 定，根据文书档案保管期限的规定，文书的 保管期限分为永久、长期、短期三种。第三节 文书整理归档的方法和步骤 知识本身并没有告诉人们怎样运用 它，运用的方法乃在书本之外。分类方案类目是指在一年的实际文书没有 形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在 研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机 构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成 的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归 档文书的类别和条目。（一）按保管期限分类 保管期限一般分为三种，见图6-14。（二）按年度分类 按组织机构分类即按机关部门名称划 分，可采用各个组织机构的名称作为类名。每类可以
7、编制一定的条目，每类形成的文 件如果不多，也可不编条目。组织机构可 分为多种。组织处领导在旁听 按问题分类即按工作性质及有关事项的不同进行 划分。按问题分类的特点，见图6-15。按组织机构分类和按问题分类两种法，各机关可 视具体情况进行选定，见图6-16。初步整理就是平时整理，即机关的文 书部门把机关一年在工作中逐步形成的应 当归档的文书整理工作放在平时有计划地 进行。文书人员要养成及时将处理完毕的文件归整的习 惯，并应积极主动地经常催促承办人清退办理完毕的 文件，一般有三种情况，见图6-17。（一）及时的收集已经处理完毕的文书材料（一）及时的收集已经处理完毕的文书材料（二）细心装订 图6-1
8、8 装订涉及的方面 在平时归整过程中，还应定期进行检 查，通过检查熟悉归整的情况，纠正把文 件归错类别的现象。如发现有的类别内文 件数量已经很多，预计可能还会产生相当 数量的文件时，可增添一定数量的档案盒 并根据条目编写新号。（三）定期检查平时归整与系统整理的关系，见图6-19。图6-19 两者关系图 确定案盒内文书是指在平时归整的基 础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书整理归档的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确 定案盒内归档文书。归档文件整理规则要求文件的正与 底稿、正文与附件、原件与复制件、转发文 与被转发文、来文或去文与复文等应视为一 件。1.检查调整。确
9、定案盒内归档文书前要做好调整 工作。发现不合理的地方，就要进行调整和补充。检 查归类的文件是否齐全，剔除重份的、不需要归档的 和没有保存价值的文件；检查该案盒内的文件是否符 合保管期限；检查归类是否合理，是否将相同事由的 文件集中排列；检查是否以“件”为单位；检查盒内文 件数量是否适宜等。2.案盒内文件的排列，应在分类方案的最低一级 类目即条款和条目内以“件”为单位进行排列，具体排 列有四种方式，见图6-20。3.案盒内归档文件的编号，案盒内文件经过系统 排列后，应以分类方案和排列顺序逐件编号，用以固 定位置，统计数量，并便于保护文件和方便查找利用。文件编号以归档章 的形式在每件文件 首页上端
10、注明，见 图6-21。图6-21 归档章式样 归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处 都可以，但在整个案盒文件中，其位置应一致。归档章 设置的必备项目及填写方法，见图6-22。1.填写案盒内文件目录表。在盒内文件排列完毕后，需要另行制作盒内文件目录，用于介绍盒内文件的成分和内容。件号。件号，即每件编一个号，填写室编件号来文与复文作为、一件，只对复文进行编号。责任者。填文件的署者或发文机关，责任者名称过长，可写通用的简称。文号。填写制发机关的发文字号，文号一般由机关代字、年度（用六角括号“”括入）、顺序号三部分组成。文件标题。填写文件标题，对于原无标题的文 件应根据内容补拟后填写，自拟标题
11、外加方括号，以示同其他文件标题的区别。日期。文件日期即文件制发日期，日期用8位 阿拉伯数字来标注年月日，如20030909，此号的含 义即为2003年9月9日。页数。填写每一件文件的总页数，文件中有图 文的为一页，空白页不计数。备注。填写文件的变化和要说明的情况及问题。图6-23 文件目录 2.填写备考表。案盒的备考表放在案盒 文件最后，说明盒内文件的状况，如该盒内 文件缺损、补充以及其他需要说明的问等。并填写登记日期及归档文件整理完毕的 日期、整理人、检查人。整理人，即负责整 理文件的人员姓名；检查人，即负责检查归 档文件整理质量的人员姓名。3.填写案盒封面、盒脊，调整后的文 件按档案室编件号顺序装入档案盒，并需 要填写档案盒封面、盒脊。归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向 档案室进行移交以便集中保管。国家档案局发布的 机关档案室工作业务规范具体规定了文书的归档制 度，主要包括，见图6-25。归档范围即文书整理的范围，凡属整 理归档范围的文件，一律归档；不属于文 书整理归档范围的文件，不需归档。不归 档的文件可按制度销毁。文书部门或相关的业务部门，一般应 在第二年的上半年向档案室移交全部案盒 档案，对一些专门性的文书或驻地比较分 散的个别业务单位的文书，为便于日常查 找和利用，也可根据实际情况商定适当的 归档时间。
