1、第三章第三章 工作分析工作分析一、学习目的与要求 通过本章的学习，了解工作分析的基本原理，熟悉工作分析的程序，掌握工作分析与工作设计的基本内容与具体方法。考核知识点与考核要求考核知识点与考核要求 l（一）工作分析概述l1识记l工作和工作分析的相关概念l2领会l工作分析的内容与作用l3应用l工作分析的作用l（二）工作分析的程序及方法l1识记l(1)工作分析的程序l(2)工作分析的方法l2领会l(l)工作说明书的主要内容l(2)编写工作说明书应遵循的原则l(3)工作说明书编写的基本要求l3应用l工作分析的程序与工作说明书的编写l（三）工作设计l1识记l(1)工作设计的含义l(2)工作设计的内容l(
2、3)工作设计的影响因素l(4)工作设计的原则l2领会l(1)工作设计的形式l(2)工作设计的具体方法l3应用l工作设计的内容与方法本章重点与难点本章重点：工作分析的程序与方法。本章难点：工作设计的形式与方法。l 案例3-1l 猴子的生存策略l 美国加利福尼亚大学的学者做了这样一个实验：把6只猴子分别，关在3间空房子里，每间两只，房子里分别放着一定数量的食物，但放的位置高度不一样。第一间房子的食物就放在地上，第二间房子的食物分别从易到难悬挂在不同高度的适当位置上，第三间房子的食物悬挂在房顶。数日后，他们发现第一间房子的猴子一死一伤，伤的缺了耳朵断了腿，奄奄一息。第三间房子的猴子全死了。只有第二间
3、房子的猴子活得好好的。l 究其原因，第一间房子的两只猴子一进房间就看到了地上的食物，于是为了争夺唾手可得的食物而大动干戈，结果伤的伤，死的死。第三间房子的猴子虽做了努力，但因食物太高，难度过大，够不着，被活活饿死了。只有第二间房子的两只猴子先是各自凭着自己的本能蹦跳取食，但随着悬挂食物高度的增加，难度增大，两只猴子只有协作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。这样，每天都能取得够吃的食物，很好地活了下来。l l点评：该案例说的虽是猴子取食的实验，但在一定程度上也说明了人才与岗位之间的关系。岗位难度过低，人人能干，体现不出能力与水平，选拔不出人才，反倒成了内耗式的位子争斗甚至残杀，
4、其结果无异于第一间房子里的两只猴子。岗位的难度太大，虽努力而不能及，甚至埋没、抹杀了人才，有如第三间房子里的两只猴子的命运。岗位的难度要适当，循序渐进，如同第二间房子的食物。这样，才能真正体现出能力与水平，发挥人的能动性和智慧。同时，相互间的依存关系使员工相互协作，共渡难关。l 一个组织的建立必然会带来一系列的工作，每项工作都需要具有特定资质的人员参与才能完成。作为整个人力资源管理体系建设基础的工作分析，正是了解和探讨上述内容的一道程序。l 通过工作分析，可以把握每一项工作的主要任务和性质，以及具备什么条件和资格的人才能胜任此项工作。由此，可以较好地为人力资源管理的其他职能活动提供素材。本章主
5、要介绍工作分析的含义及相关术语，熟悉工作分析的基本原理，探讨工作分析的程序与方法，掌握工作分析和工作设计的基本内容与具体方法。第一节第一节 工作分析概述工作分析概述l一、工作分析中的基本概念l 人力资源开发与管理的主要目的在于，为组织提供与岗位匹配的员工，激发在岗员工个人潜力，不断完善工作关系和工作条件。工作分析与人员测评是整个人力资源开发与管理过程的基础性工作。在缺乏岗位工作分析与了解的情况下对员工进行管理与开发，是对组织各种资源的浪费，同时对处于不适合岗位或对岗位工作内容不明确的员工来说也是一种煎熬。长此以往，会降低工作效率，削弱组织的竞争实力。反之，人力资源管理为组织、员工提供完善的工作
6、分析，可以促使员工最大限度发挥自我潜力，帮助组织实现人、财、物的合理配置与利用。l （一）工作与工作分析l 工作与工作分析是两个紧密联系又相互区分的概念。l 1工作的基本概念l 关于工作(Job)的定义很多。综合而看，狭义的工作是在一段时间内实现某一目的而进行的活动，即任务(Task)；从广义上说，工作是与组织紧密相连的，即个人在组织中全部角色的总和。通常所谈到的工作意指广泛意义上的工作。l l从组织的角度看，工作包涵以下几方面内容：l (1)工作是组织内部最基本的构成要素。组织能够顺利运转，得益于一个一个项目的完成，这些项目就是组织的各项工作。工作是组织内部最基本的结构组成，彼此相互依赖，又
7、相对独立，各自执行着不同的使命。组织完善功效的达成是由各种工作发挥不同功能实现的。l (2)工作是同类岗位（职位）的统称。通常在谈到岗位时，总会涉及相关的工作内容、职责等。一般来说，工作的区划是基于同样类别、按照一定顺序产生的分组。通常为了便于管理，常把相似性工作作为同一个系统进行管理。l (3)工作是人进入组织的中介。单个的个体是通过工作这一中介进入组织的，即是“按需设岗”的原则而不是“因人设岗”。人进入组织以履行工作职责为首要内容，工作对人的能力、经验等方面的要求也是基于组织的实践而提出的。l (4)工作与组织相互支持。工作分解是基于组织目标的分解提出的，工作是构成组织的最小单元。当组织发
8、生变革的时候，工作的分配也将发生改变；同时，随着工作过程的改变、工艺流程的优化、工作熟练程度的提升等，工作的内涵和外延都会发生变化，而这种变化最终导致组织分工方式和管理方式的改变。l2工作分析的基本概念l 工作分析，是收集与某一特定工作有关的工作信息的系统过程。通过工作分析，可以确定某一项工作的任务和性质是什么，哪种类型的人适合从事某项工作。很多企业在进行工作分析时，只是简单的工作地对工作内容、工作性质进行描述，实际上，工作分析不仅仅是单纯的关于工作的描述，它除了包括对工作内容、工作性质、工作方式、工作环境以及任职者专业要求、经验要求、身体素质要求等多方面的分析以外，还应包含企业内外部环境的分
9、析。关于工作分析的含义，国内外学者从不同角度对其进行了界定。l 国内有外学者认为，从广义上说，工作分析是针对某种目的，通过某种手段来收集和分析与工作关系的各种信息的过程。而从工作分析的具体目的的出发，认为工作分析就是一道程序，通过这一程序，可以确定某一工作的任务和性质是什么，哪些类型的人（从技能和经验角度）适合被雇佣、责任和职责，为人员招聘、培训和员工绩效评价及其他人力资源管理活动提供信息依据。l 国内学者郑晓明等将工作分析定义为全面了解、获取与工作分析相关的详细信息的过程，具体来说，是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究过程，即制定职务说明和职务说明和职业规范的系
10、统过程。余凯成等认为，工作分析是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责权利、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行搜集与分析，以便对该职务的工作做出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件及人员的过程。l 由以上定义可以看出，工作分析是一项管理活动，是支撑其他管理活动的基础性内容；基于过程的工作分析是通过各种手段和方法收集有关工作信息，并对信息进行加工、整理、分析的综合性过程。工作分析的结果一般为工作描述，它是工作分析的直接结果形式，其表现形式有工作说明书（或称职位说明书）、资格说明书（或称工作规范）。l（二）工作分析的相关概念l 工作分析，其具体的行为形式有调查、研究、分解、比
11、较、综合、分类、排序、评价、记录、说明与描述等，内容庞杂。为了保证工作分析能够顺利、准确、高效地展开，对与工作分析的相关概念进行清晰、明确地梳理和界定，就显得十分必要，如图3一l所示98。l 1工作要素l 工作要素是工作中不能再继续分解的最小活动单位。例如，打字员开始打字时要接通电源，把电脑打开；操作工在进行工作之前要熟知各种机器l的操作方法。l 2工作任务l 工作任务是由一个或更多工作要素组成，构成员工工作绩效中的逻辑和必要步骤的一种清晰活动，即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。例如，一名打字员要打印一封英文信，需要的工作要素有以下四个：熟悉每个英文单词，在计算机中打出相应的单词，辨认与
12、修改语法错误，将文字打印在纸上四个要素。可以说，打印英文信这一任务是上述诸多工作要素的集合。l 3工作职责l 工作职责是由各项相关联的任务构成，可以是一项任务，也可以是多项任务组成。区分职责和任务总是不易容的，把任务看成事职责的子集可能对我们会有所帮助。例如，人事管理人员的职责之一是进行工资调查。这一职责由下列四个任务组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象。l A A、服从老板（经理）的、服从老板（经理）的安排。安排。B B、协助接待员接待顾客，、协助接待员接待顾客，对有购买意向的顾客推对有购买意向的顾客推荐相关荐相关 产品和服务。产品和服务。
13、C C、协助接待员做好顾客、协助接待员做好顾客资料整理。资料整理。D D、协助老板（经理）做、协助老板（经理）做好各种市场调查和市场好各种市场调查和市场推广。推广。E E、即时向老板（经理）、即时向老板（经理）反应产品和服务所遇到反应产品和服务所遇到的问题。的问题。F F、随时收集相关新产品、随时收集相关新产品和新的服务整理后上报。和新的服务整理后上报。G G、有针对性对同行进行、有针对性对同行进行调查和分析。调查和分析。H H、负责对产品的日常管、负责对产品的日常管理。理。此处略去此处略去100100字字销售人员的岗位职责(not very good)l4职位l 职位是指某一时间内某一主体所
14、担负的一项或数项相互联系的职责集合。职位的数量是有限的，职位的数量又称为编制。个人数量与职位相匹配，有多少职位就有多少人，两者的数量应相等。l 5职务l 职务是一组重要责任相似或相同的职位。通常在使用职位与职务概念时是不加以区分的，但是职位与职务在内涵上有很大的区别。职位是任务与责任的集合，它是人与事有机结合的基本单元；职务则是同类职位的集合，它是职位的统称。一个人所担任的职务不是终身的，可以是临时的，也可以是常设的；职位不随人员的变动而变动，当某人的职务发生变化时，是指他所担任的职位发生了变化，即组织赋予他的责任发生了变化。职位可以按照不同的标准加以分类，但职务一般不加以分类。l 职务（头衔
15、）类的集合，职位是具体到某一个点上、是指不同时间、不同组织中工作性质类似的职位的总和。举例：举例：职业人力资源经理是？职务迪信通北京分公司人力经理是？职位。（教师）职权:职位依法赋予的某种权利职务及职权部门办公室职等七职位办事员职系行政管理工作内容：负责 公司人 事及总 务管理 事项1.人员招募 与训练2.人事资料 登记与 整理3.人事资料 统计4.员工请假、考勤 管理5.人事管理 规章草 拟6.人员之任 免、调 动、奖 惩、考 核、薪 资等 事项 办理7.员工保险 加退保 与理赔 事宜8.文体活动 与员工 福利事 项办理9.员工各种 证明、证书的 核发10.文具、设 备、事 务用品 的预算、
16、采购、修缮、管理11.办公环境 安全及 卫生管 理工作12.公司文书、信件 等的收 发事宜13.书报杂志 的订购 与管理14.接待来访 人员职务资格：1.专科毕业，曾任 人事及 总务工 作二年 以上。2.高中毕业 曾任人 事、总 务工作 六年以 上。3.现任分类 职位七 职等以 上。4.具有高度 服务精 神与善 于处理 人际关 系者。5.男性为佳，女性 亦可。职职位位说说明明书书20132013年年1010月考题月考题20142014年年4 4月考题月考题l6职权l 职权是职位依法被赋予的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。职责往往与职权是有密切关系的，特定的职责要赋予特定的职权，甚至是特
17、定的职责等同于特定的职权。l 7职系l 职系是指职责繁简难易、轻重大小，所需资格条件也并不相同，但工作性质却相似的所有职位集合。例如，人事行政、社会行政、财税行政、保险行政等各属于不同的职系。每个职系所包含的职位性质相似，而这些工作繁筒难易、责任轻重及其任职资格要求并不相同。职系又称职种，每个职系便是一个职位升迁的系统。图3-1 工作分析相关概念图解P98职系职系教师教师科研人员科研人员实验人员实验人员图书、资料、档案图书、资料、档案研究人员研究人员工程技术工程技术会计会计统计统计管理管理农业技术人员农业技术人员职系要素要素任务任务职责职责职位职位职务职务职务职务职务职务职务职务职位职位职位职
18、位职责职责职位职位职位职位任务任务职位职位职责职责职责职责职责职责工作要素工作要素工作要素工作要素职责职责职责职责任务任务任务任务工作要素工作要素任务任务任务任务任务任务工作要素工作要素工作要素工作要素工作要素工作要素工作要素工作要素计算机及会计记录工作计算机及会计记录工作会计员会计员簿记员簿记员出纳员出纳员预算员预算员A公司簿记员公司簿记员B公司簿记员公司簿记员C公司簿记员公司簿记员B公司负责任务公司负责任务a、b、c的张某的张某B公司负责任务公司负责任务a、b、c的王某的王某B公司负责任务公司负责任务a、b、c的李某的李某a 将财务信息输入将财务信息输入会计记录会计记录b 据时间卡计算员据
19、时间卡计算员工工资工工资c 审审 核核分类账记录分类账记录收收 集集时间卡时间卡利用计算器将小时利用计算器将小时数乘以小时工资数乘以小时工资输入全部输入全部员工收入员工收入员工经验员工经验计算能力计算能力工作族工作族职业职业职务职务职位职位任务任务要素要素员工贡献员工贡献l二、工作分析的内容l 工作分析内容一般包括七个问题的调查和五个方面的信息分析。l 七个问题的凋查包括：由谁来做(who)、做什么(what)、何时做(when)、在哪里做(where)、为什么做(why)、为谁做(for whom)、如何做(how)。l (1)Who-需要什么样的人来完成这项工作。任职者的资格条件包括：知识
20、技能、工作经l历、教育培训、身体素质、心理素质等方面的内容。l (2)What-需要完成什么样的工作。该岗位具体工作是指任职者的工作内容和责任权限，包括任职者所要完成的工作活动、任职者的工作活动产出（产品或服务）、任职者的工作活动标准等。l (3)Where-该岗位的工作环境。工作环境的条件分析是对任职者工作环境和工作条件l的描述，包括物理环境、社会环境和安全环境。主要考虑工作环境中对劳动者劳动生产率和身心健康有影响的因素。l (4)When-工作时间安排。工作的时间安排包括工作进度和工作班次的安排。哪些工作是有固定时间的，一般在什么时间做；哪些工作是例行性的、周期性的工作，具体的时间和周期是
21、什么。l (5)Why-为什么要完成这项工作。任职者从事的工作在整个组织中的作用包括：工作l与组织其他工作之间的关系及工作的目的。l (6)For Whom-为谁工作。任职者向谁请示和汇报工作，向谁提供信息、提交工作结果。l这还包括工作的内部关系和外部关系。内部关系是指该岗位的直接上级和直接下级是谁，外部关系是指该岗位与哪些政府部门、企业机构或其他组织有联系。l (7)How-如何完成工作。岗位员工如何进行工作活动以获得预期的工作结果，包括员工从事的一般程序与流程，操作的机器设备和工具，工作活动的文件记录及工作的关键控制点。l 五个方面的信息分析包括：l (1)工作名称分析，包括对工作特征的描
22、述、概括与表达。l (2)工作内容分析，包括工作任务、工作责任、工作关系与工作强度的分析。l (3)工作环境分析，包括物理环境、安全环境与社会环境的分析。l (4)工作条件分析，包括必备的知识、必备的经验、必备的操作技能和必备的心理素质分析。l (5)工作过程分析，包括对工作环节、人员关系与所受影响的分析。工作分析的八要素6W1H（简答题）6W1HWhy（为（为什么做）什么做）灯光师配合导演灯光师配合导演Who（谁来（谁来做）做）When(艺艺人、咨询师人、咨询师)Where（从事勘探作业、从事勘探作业、车间、车间、officeoffice）for Whom（客（客户是谁）学校的户是谁）学校的
23、顾客顾客How（如（如何做）何做）医生医生望闻问切、公务望闻问切、公务员监考员监考What（做什么）做什么）（灯光师助理）（灯光师助理）工作举例工作举例足球运动员足球运动员工作工作前卫前卫中卫中卫后卫后卫前前卫卫一一前前卫卫二二前前卫卫三三后卫后卫1后卫后卫2职责职责一些防守任务一些防守任务岗位岗位岗位岗位岗位岗位举例：物流专员-工作描述职位名称：物流专员|助理 工作描述 1.普通工作人员职位，协助上级执行一般的不需较多工作经验的任务；2.完成上级交给的其它事务性工作；3.实施和跟踪监督公司的物流管理工作，包括物资采购、原材料、半成 品、制成品的仓储和分拨；4.与生产、销售、采购部门协调仓储物
24、流工作，5.推进公司物流控制系统以确保原料和产品的供应，6.负责接收、存货和装运工作。工作规范的具体范例工作规范的具体范例某公司销售经理工作规范 l职务名称：销售经理 l年 龄：26-40岁 l性 别：男女不限 l学 历：大学本科以上 l工作经验：从事销售工作4年以上 l生理要求：无严重疾病；无传染病；能胜任办公室工作，有时需要走动和站立；平时以说、听、l 看、写为主 l心理要求标准：A-90分以上、B-7089分、C-3069分、D-1029分及E-9分以下 l心理要求：智力：A 观察能力：B l记忆能力：B 理解能力：A l学习能力：A 解决问题能力：A l创造力：A 知识域：A l数学计
25、算能力：A 语言表达能力：A l性 格：外向 l气 质：多血质或胆汁质 l兴趣爱好：喜欢与人交往，爱好广泛 l态 度：积极、乐观 l事 业 心：很强 l合作能力：优秀 l领导能力：卓越看下列描述是属于哪些职位的？看下列描述是属于哪些职位的？l 三、工作分析的作用l 工作分析是整个人力资源开发与管理的基础工程，不仅在人力资源开发与管理过程中具有十分重要的作用，而且对于组织的管理与发展，乃至社会生产力的提高都有着不可忽视的意义。主要表现在以下几个方面。l （一）工作分析是制订和实施科学合理的人力资源规划的重要条件和基础l 人力资源规划是指根据组织战略发展规划及内外环境的变化趋势，预测组织未来的人力
26、资源需求和供给状况，并通过相应的计划制订和实施，使人员供求关系协调平衡的过程。在影响人力资源规划的众多因素中，工作分析所起的作用是最根本的。战略性工作分析所具有的预测功能，能够根据组织的战略目标预测各个工作职位的职责发展变化趋势，为制订科学合理的人力资源规划提供了重要的信息保障。一份科学合理的人力资源规划，必须首先通过工作分析提供信息进行深入分析，工作分析是制订和实施科学合理的人力资源规划的重要条件和基础。l （二）工作分析是组织招聘、选拔和人员配置的依据l 组织部门在进行人员招聘时，应根据工作说明书来确认岗位需要。只有通过对各个岗位所必需的任职资格进行客观全面的分析，才能在招聘录用过程中制定
27、客观、合理、明确的招聘标准，以减少主观判断成分，提高招聘录用的质量。总之，要实现组织员工的合理配置，做好组织人员与各项事务的总量分析、结构分析、质量配置分析等，就必须首先做好工作分析。l （三）工作分析是组织开展员工培训与开发的必要条件l 员工培训是企业发展战略中的重要组成部分，是帮助员工获得岗位必备专业知识、操作技能和正确工作态度等的重要手段。通过培训可以提高员工胜任力，从而进一步提升员工的工作绩效，实现组织中人力资源价值的增值，同时增强员工对组织文化的认同感，提高组织文化凝聚力。企业面临瞬息万变的生存环境，为了适应企业发展的需要，进行各种必要的岗前、岗中培训显得更加重要，培训者根据工作说明
28、书、岗位规范、岗位评价等相关制度，通过对现有员工知识、技能等情况进行考核评价，从而了解岗位对员工的基本要求，以及员工在岗位上的胜任力，提出岗位培训需求，进而有针对性地设计、制订和实施有效的培训方案，增强培训效果。缺乏工作分析的工作培训就如同没有地基的建筑，无法将培训与组织的发展有效结合起来，从而降低组织在市场中的竞争力。l（四）工作分析是绩效管理的重要前提和客观依据l 绩效管理是人力资源开发与管理中的重要一环，科学的工作分析是绩效管理取得成功的基础。首先，工作分析可以为绩效考核提供标准和依据。工作分析是对每一工作岗位具体的工作责任、工作内容或工作环境的详细描述，可以帮助考核人员针对不同职位进行
29、考核指标的设计，使绩效考核有据可依，减少绩效考核的主观性和随意性。其次，明确的绩效标准为在岗人员设立了一个标杆，以提高工作绩效。只有建立在工作分析基础上的考核指标体系，才能全面、准确地对员工进行评价，达劭对员工的激励目的。、。l （五）工作分析为企业制定公平合理的薪酬制度提供可靠保证l 企业如何进行薪酬分配，并使薪酬支付效率最大化，确保薪酬制度的公平合理，对企业的健康发展至关重要。首先，组织的薪酬水平高低取决于岗位职责、任职技能要求高低和对组织贡献大小等因素，这些因素都必须通过工作分析才能获取。其次，组织在制定薪酬政策时必须依据公平合理的原则，而工作分析则对各个职位承担的职责、从事的活动、任职
30、资格的要求等做出了具体的描述，可使企业根据各岗位在组织中的重要性程度给予不同的薪酬设计。再次，工作评价是用定量与定性相结合的科学方法，在工作分析的基础上确定岗位能级层次的过程。工作分析所形成的工作说明书是进行工作评价、确定薪酬等级的依据，工作评价的信息也多来源于工作说明书的内容。所以，工作分析是企业制定公平合理的薪酬政策的重要基础。l （六）工作分析为员工提供职业咨询和职业指导l、每个组织从战略目标出发，都应具有完整、系统的岗位配置、岗位类别和岗位等级。通过工作分析，求职者和新员工可以对组织中所有岗位描述和岗位规范一目了然，员工通过将其与自身情况相比较，可以明确工作中努力的方向，以便有针对性地
31、提高自己，即工作说明书能有效地协助员工进行职业定位，并为企业制定科学的职业生涯规划创造条件。工作分析还可以将组织发展和员工个人职业生涯规划进行协调，使组织获得更有效的人力资源开发。l 现代人力资源管理与开发的所有职能，包括人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、培训与开发等职能，都以工作分析为基础和前提，组织只有做好工作分析，才能科学、公正、高效地完成现代人力资源管理工作。工作分析的作用（简答、论述）工作分析的作用（简答、论述）薪酬管理薪酬管理绩效管理绩效管理为员工提供咨询和为员工提供咨询和职业指导职业指导招募、选拔和人员招募、选拔和人员配置配置人力资源规划人力资源规划工作分析工作分析工作
32、说明书工作说明书（岗位职责）（岗位职责）培训与开发培训与开发工作规范工作规范（任职资格）（任职资格）工作责任工作责任 工作内容工作内容工作职务工作职务技术技术 能力能力知识知识工作分析在招聘中的运用：（分公司）（分公司）：l 确保确保所有的人力资源战略和政策都能够与公司的业务发展相匹配。所有的人力资源战略和政策都能够与公司的业务发展相匹配。l 确保确保对员工进行有效的培训以提高员工的质量。对员工进行有效的培训以提高员工的质量。l 通过对下属的甄选、培训、激励以及开发通过对下属的甄选、培训、激励以及开发确保确保他们能够胜任当前以他们能够胜任当前以及未来的职责。及未来的职责。l ：l 大学及大学以
33、上教育程度。大学及大学以上教育程度。l 人力资源领域五年以上工作经验，两年管理经验。人力资源领域五年以上工作经验，两年管理经验。l 对国家政策和规章制度有全面了解。对国家政策和规章制度有全面了解。l 良好的英语和计算机应用能力。良好的英语和计算机应用能力。第二节第二节 工作分析的程序及方法工作分析的程序及方法l案例3-2l 如何招聘到合适的工人l “王强，我一直想象不出你究竟需要什么样的操作工人，”江山机械公司人力资源部负责人李进说：“我已经给你提供了四位面试人选，他们好像都满足工作说明中规定的要求，但你一个也没有录用。”l “什么工作说明？”王强答道，“我所关心的是找到一个能胜任那项工作的人
34、。但是你给我提供的人都无法胜任，而且，我从来没有见过什么工作说明。”李进递送给王强一份工作说明，并逐条解释给他听。他们发现，要么是工作说明与实际工作不相符，要么是实际工作在编制工作说明书后又有很大的变化。例如，工作说明中说明了有关老式钻床的使用经验，但实际所使用的是一种新型数字式钻床。为了有效地使用这种新机器，工人们必须掌握更多的数字知识。l 听了王强对操作工人必须具备的条件及应当履行职责的描述后，李进说：“我想我们现在可以写一份准确的工作说明，以其为指导，我们就能找到适合这项工作的人。让我们今后加强工作联系，这种状况就再也不会发生了。”l 点评：从这个案例可以看出，王强没有找到一个能胜任工作
35、的人，根本原因是没有进行准确的工作分析。从案例中可以看出，要么是工作说明与实际工作不相符，要么是实际工作又有很大的变化。这最终导致所要招聘的人不能胜任工作。由此可见，正确的工作分析是企业招募人才的基础。l 一、工作分析的程序l 工作分析主要可以划分为5个阶段：准备阶段、调查分析阶段、实施阶段、形成结果阶段、应用反馈阶段，如图3-2所示。l与工作涉及的任职者沟通制订l 调查、分析工作计划l 调查、分析信息数据l确定工作分析的目的和侧重点，l实施宣传培训计划，建立工作分l析的项目组和有序的组织控制l 图3-2工作分析的程序 l（一）准备阶段l 1确定工作分析的目的l 开展工作分析前，首先要明确工作
36、分析的目的，确定工作分析要解决的问题、工作分析的信息将用于何种用途。工作分析的目的直接决定了工作分析的侧重点，决定了工作分析需要搜集的信息和获取信息的方法。l 工作分析活动的开展是为建立招聘制度，员工选拔、培训制度，开发绩效评估工具和建立薪酬体系奠定基础。对于建立合理的人员选拔制度，工作职责和工作必需的技能则是最重要的信息搜集对象；对于开发科学的绩效评估工具，工作分析的重点是搜集各项工作任务的质量、数量和时间等方面的标准；建立合理的薪酬体系，需要重点搜集工作职责、工作条件等信息，以便评价各岗位价值。l 2确定工作分析的岗位范围l 组织中的岗位有很多，工作分析应选择哪些岗位作为分析对象，主要受工
37、作分析的影响，但同时也会受到其他因素的影响。l通常，对组织的成功发展影响最大的岗位会被作为主要分析对象。组织中工作难度较大、所用知识或技能需要不断更新的岗位也需要重点进行分析。因为这样的岗位需要不断招收新的任职者或者对原有任职者继续进行培训。同时，合法性也影响着工作分析的岗位范围，对那些主要是少数民族或女性任职者的岗位要进行分析，以确保组织合法运行。另外，当一种岗位的工作内容需要做些改动时，该岗位也必须作为分析对象。例如，一个新增的岗位、一个对其他岗位产生消极影响而需要取消的岗位，都需要通过工作分析对组织中原有的岗位进行调整。l 3直接管理者的配合l 在进行工作分析的时候，直接管理者是重要的参
38、与者，同时也是说明书中重要的使用者。直接管理者必须带领下级员工提供工作分析所需要的信息，在人力资源管理专业人员的指导下将这些信息汇总成规范的说明书并审核。可见，直接管理者在工作分析中起着承上启下的作用，他是否积极配合影响着工作分析的成败。l 4获得高层管理者的支持l 在大多数组织中，工作分析是人力资源部提出的。为了保证工作分析的顺利进行，必须得到高层管理者的支持。只有得到高层管理者的支持才会受重视。这样，所有员工就有可能积极投入这项工作，并且可以有更多的机会得到充足的物质支持。l l（二）调查分析阶段l 经过充分的准备后，工作分析就进入了实施调查阶段，这一阶段的主要工作有：l 1与工作分析涉及
39、职位的任职者沟通l 工作分析需要深入地了解各种职位状况，必须与该任职者进行沟通，获得他们的支持对顺利完成工作分析至关重要。所以，有必要让工作分析涉及职位的任职者了解工作分析的目的、意义及其重要性。l 2制订调查分析工作计划l 开展调查、分析工作前，工作分析人员应拟订详细的工作计划，明确调查分析阶段各项具体工作的时间、每位工作分析人员应负的职责，以提高调查和分析的工作效率，尽可能节约成本。l 3调查分析信息数据l 调查分析信息数据是整个工作分析中的核心步骤。工作分析人员采用既定方法搜集工作信息后，需要对信息数据进行细致的分析。l （三）实施阶段l 在工作分析的实施阶段，应主要做好以下工作：l 1
40、确定工作分析的目标和侧重点l 要想进行工作分析，首先要明确所要进行工作分析的目的，也就是要明确：进行工作分析主要解决什么问题；获取工作分析信息的用途是什么。工作分析的目标决定了进行工作分析的侧重点，决定了工作分析需要获取哪些信息，用什么办法获取这些信息。l 新建组织或刚刚进行组织设计的企业进行工作分析时，首先要确定组织机构或定岗定编。l对工作岗位进行重新设定，以确保岗位编制科学、合理。具体来说就是将组织的职能分解到各个岗位，明确各岗位的职责及其在组织中的隶属关系。这时工作分析的侧重点就在于各个岗位的工作职责、权限和关联关系。如果工作分析的目的是为空缺的岗位招聘新员工，那么工作分析的l侧重点一方
41、面是该岗位的工作职责，另一方面是对任职者的要求。如果工作分析的目的是明确绩效考核的标准，那么其侧重点就是衡量每一项工作任务的标准，通过工作分析对大量信息的搜集、分析，使绩效考核的结果更具客观性和针对性。如果工作分析的目的是确定薪酬体系，那么仅仅通过访谈等方法获得描述性的信息是不充分的。如果其目的是提供有关培训与管理发展的资料，可按其工作要求培训所需技能，让员工了解工作性质，明确职责和权利。l2实施宣传培训l 工作分析是一项系统工作，需要各方面的积极参与、密切配合。为确保工作分析项目顺利实施，在企业内部开展工作分析的宣传和培训势在必行。l 进行宣传培训的目的主要有以下三方面：l (l)让参与工作
42、分析的人员了解工作分析的目的和意义，力图打消员工对工作分析不了解而产生的恐惧不安、冷漠等情绪，争取最大的支持和配合，争取他们在实际搜集信息时的支持和合作。l (2)让参与工作分析的人员了解工作分析大致需要多长时间，大概的进度是怎样的，便于他们做好工作安排，留出足够的时间配合工作。l (3)提高信息搜集、整理、分析能力，促进工作顺利开展。l 3建市工作分析项目组和有序的组织控制l 在进行工作分析的准备阶段，需要成立进行工作分析的专门组织。同时也要明确组织成员各自的职责，这样就可以保证分工明确，易于协调，同时保证工作效率和质量。l 项目组的建立在工作分析中是非常有效的，这也需要通过组织有效控制才能
43、使工作分析的目标得以实现。l 项目组组长的责任有：审核和批准项目规划方案、实施计划、建议等；负责项目实施过程控制；负责整个项目结果的评价；负责项目实施过程中的其他重要决策。l 项目副组长的责任有：保障项目实施过程中所需要的人、财、物等资源；负责向组长汇报项目进展程度和需要解决的问题，汇报阶段性项目成果；负责初审、修改项目规划方案、实施计划、建议等；负责组织、协调项目实施工作；负责协调各部门和项目组的工作；负责企业资源配置；负责组织相关会议，对项目和企业有关人员进行培训；负责督促项目工作进度，检查项目工作质量。ll4选择搜集信息的方法l 搜集信息方法多种多样，有定性也有定量的方法，应根据实际情况
44、选择有效的方法：l (l)要考虑工作分析的目标。需要达到的目的不同，使用的方法也不同。例如，工作说明书用于招聘时，就应该选用关注任职者特征的方法；当工作分析关注薪酬体系建立时，该方法则不是最佳选择。l (2)要考虑所分析职位的不同特点。例如，对于操作【可以采用观察法，而对于脑力劳动者，观察法冠然就不适用了。l (3)要考虑时间的成本和产出周期。例如，研发人员的工作分析周期应该长一些，有的甚至要几年的时间；而销售人员的周期可能短一些。l 选定丫搜集信息方法之后，需要设计相应的搜集信息咚寥序和相关文件，如访谈提纲、调查问卷等，以确保信息搜集的准确性。l 确定-作分析所需的信息，为正确地编写工作说明
45、书提供依据。这个阶段的任务是根据调查方案，l 对组织的各个岗位进行全方位的了解。搜集有关工作活动、职责、工作特征、环境和任职l要求等方面的信息。在信息搜集中，一般可灵活运用访谈、问卷、实地观察等方法来得到有关岗位工作的各种数据和资料。调查是工作分析中十分必要的准备工作，其真实程度以及准确性直接关系到工作分析的质量。l 这一阶段是整个工作分析过程的核心阶段。在这一阶段，主要按照事先确定的方法，根据既定的操作程序或计划搜集与工作有关的信息，并对信息进行描述、分类、整理、组织、转换，使之成为书面文字。l 组织已有的“定岗、定编、定员”的具体规章制度能帮助工作分析人员进行有效的“清岗”工l作，即对组织
46、当前所有部门的岗位进行清理。在此信息的帮助下，通过与该组织的人事部门工作l人员进行讨论，分析人员能够清楚地了解组织各个部门的岗位以及各岗位上的人数和大致的工l作职责，并可用一个标准的岗位名称来规范岗位。l（四）形成结果阶段l 形成结果就是形成工作说明书。l 工作分析人员在对所搜集的信息分析整理后，并请有关任职者及其直接上级核对、确认，以避免信息分析的偏差。各岗位任职者是工作分析结果的主要使用者，他们对信息分析的审核、确认，将有利于他们对工作分析最终结果的认可，有利于他们理解和支持运用工作分析结果建立的其他人力资源管理制度。l 工作分析结果经工作分析人员修改后，可以作为工作说明书编写的基础信息。
47、l 工作说明书包括工作描述和任职资格。其中，工作描述是用书面的形式对组织中各类岗位的工作性质、任务、职责和工作环境做出统一的规定；而任职资格则是对各岗位的任职者在教育程度、工作经验、知识、技能、体能和个性特征等方面具备的最低资格与条件的界定。l 工作说明书是对岗位工作任务、工作职责和任职资格等信息加以整合形成的具有组织规章效力的正式文本，其具体内容的繁简程度根据工作分析的目标而定。l （五）应用反馈阶段l 工作说明书是由人力资源管理专业人员编写的，有时甚至是由组织外部的专业人员编写，而工作说明书的使用者大多是没有该专业经验的。所以，在应用工作说明书前，要进行工作说明书的使用培训，使各岗位任职者
48、及其直接上级了解工作说明书每一部分的含义，使他们能够充分掌握工作说明书在工作中的应用。l 工作说明书被应用于组织人力资源管理的方方面面，如员工招聘、选拔、培训、绩效考核、薪酬制度等，实际运用中会发现工作说明书存在的不足，需要及时进行修订。并且，随着组织所处环境的发展变化，组织中各岗位的工作也会受到影响，一些岗位的性质、外延及内涵会发生变化。因此，工作说明书的修订、调整是需要不断进行的。这些活动可以通过“甘特图”或者“项目管理”的方式进行。l二、工作分析的方法l用于收集信息的工作方法主要包括：观察分析法、访谈法、问卷法、职能性职务分析法、工作日志法、工作参与法等。l 甘特图叉叫横道图、条状图，是
49、一种按照时间进度标出工作活动的方式，常用于项目管理的图表，是由20世纪初的亨利甘特开发出来的。l l（一）观察分析法l 观察分析法又称现场观察法，是一种由有经验的人通过现场观察记录的方法。具体来说是指，工作分析人员在工作现场运用感觉器官或其他工具，观察特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字或图表、图像等形式记录下来，从而进行收集工作信息的方法。这是工作分析中最简单，也是最常用的一种方法。l 通过现场观察，可以对工作者的工作过程进行观察，记录工作行为各方面的特点，了解工作中所使用的工具设备，了解工作程序、工作环境和体力消耗等内容。，观察的形式可分公开观察和隐蔽观察两种。为了提高观察分析的效率
50、，所有重要的工作内容与形式都要记录下来，而且应选择不同的工作者在不同的时间内进行观察，这样可以相互平衡，有助于消除分析者对不同工作者行为方式上的偏见。因为面对同样的工作任务，不同的工作者会表现出不同的行为方式。对于同一工作者在不同时间与空间的观察分析，也有助于消除工作情景与时间上的偏差。一般说来，观察分析法适用于短期的外显行为特征的分析，适合于比较简单、不断重复、容易观察的工作分析，而不适用于隐蔽的心理素质分析，不适合于没有时间规律与表现规律的工作。例如，不适合予各种户外工作及各种高、中级管理人员的工作等，因为这些工作的过程与结果都是不易被观察到的。l 此外，应用观察法需要注意一个现象，即“霍
