1、公路工程技术资料收集整理、评定、归档的实用方法引言 公路工程建设过程中，经常出现的一种情形是工程顺利进行至完工后，工程资料尚在步履蹒跚地进行弥补、完善。而这一过程出现的最大问题是原始资料缺失造成施工过程的模糊，只好编造资料，一手拿设计图纸，一手拿技术标准，闭门造车。尽管这样，也是工程完工后1-2个月甚至更长时间在整资料，费时费人费钱费力；另一种情形是工程与资料脱节，现场人员只管干活，档案人员只管编资料，致使大量检测人员、设备闲置，或做出的资料数据没用，这类现象尽管少，但绝对有。那么，资料工作真的很难吗？不是。造成这种情形的原因有二，一为毫不重视、二为方法不当。毫不重视首先从领导开始，各级各层均
2、不重视。方法不当是没形成系统条理的整理思路与方法，一团糟，一锅粥。我们要解决的就是从最实用角度出发，让所有进行资料档案工作的人一目了然地进行系统条理的资料收集整理。但对懒人和不可理喻者是不适用的。一、建立资料整理的组织体系 平常听到或见到最多的是质保体系、安全生产领导体系，还有什么防汛、党、团、环境保护、反腐倡廉等五花八门的体系，就是一个组织机构那么几个人，颠来倒去，但唯独没有竣工资料整理组织体系。这就是典型的不重视。但翻开公路工程施工监理规范的“费用监理”一节：作为计量与支付的先决条件。这其中的“手续齐全”就包含监理程序是否执行到位，工程资料是否完成并签认齐全，否则，是不可以计量与支付的。遗
3、憾的是由于监理工程师的把关不严纵容了资料的滞后拖延，而又能顺利计量与支付，给承包人以资料不全亦可计量与支付的侥幸信息。因而，资料不及时与监理工程师是有直接责任的。所以，在工程初期施工准备阶段，就应建立职责明确的资料整理组织体系，业主的组织体系建立可能更早一些。这个体系不是罗列几个人定几个头衔印在纸上挂在墙上应付谁，而是真正起到作用。那么，从选择谁负责，哪些人参与，具体有哪些工作都要慎重而详细说明。监理机构应由总监或总监代表负责，各专业监理工程师作为本专业的第一责任人，对监理资料的收集、整理、评定、归档进行认真把关，有问题不找监理员，先追究专业监理工程师的责任，再追究总监或总监代表的监督管理责任
4、。承包人机构应由项目经理负总责，项目技术负责人具体负责，工程质检部门进行具体工作，要选任大专以上有一定经验的人员担当专职档案员。业主机构应由分管生产的领导负责，质检部门具体落实。只有建立职责明确的资料整理组织体系，才能有条不紊地进行后续工作的运作，否则，都没责任，仍是一锅粥。二、资料整理的内容 交通部在1992年1月9日发布过交办发1992100号文，在2001年6月13日发布交办发2001390号文，以及中华人民共种国档案行业标准（DA/T28-2002）“国家重大建设项目文件归档与档案整理规范”等都对公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限进行详细说明，但可能由于编制者理解不同或目的不同，内
5、容有所差异。究竟用哪一个较好呢？应以交通部交办发2001390号文“公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法”为准，以实用为主。2.1、业主单位 书上是交通主管部门和建设单位，实际上就是业主，或直接负责工程建设的业主。业主单位归档工作内容应从工程可行性研究开始，对项目建议书及批复、工程可行性研究报告及批复、项目评估、环境预测、调查报告等，一直到设计、征地拆迁、补偿协议书、招投标阶段、工程准备阶段、施工阶段，最后竣工验收。这里面需注意的是工程前期到相关部门办理手续，形成的各类批示、纪要、规定等文件材料，没有原件也要有复印件，如立项阶段复印件，作为工程实施的依据。往往业主单位对这类资料收集忽视；对征地
6、拆迁过程中，除与地方政府签定补偿协议书外，还要拿到地方政府给当地群众的补偿手续复印件，能清楚每一笔征拆费用的分配情况，避免发生群众事件；对招投标阶段投标人的投标文件要认真保存，除中标单位的投标文件要保存外，未中标单位的投标文件更要记清因何未中标，并妥善保存备查。在工程实施阶段，对上级要求、指令、安排等有关文件及回复文件要妥善保存；对质量监督部门的质量监督报告及整改反馈文件要认真整理，妥善保存；在工程交、竣工阶段形成的文件材料要及时妥善保存。2.2、设计单位 工程可行性研究阶段的工程地质勘探资料及审批的设计及有关文件由设计单位负责归档。2.3、施工单位 施工单位从数量上是最多的，也正说明工程是施
7、工单位干出来的，因而，真实可靠齐全完善的资料对使用者来说最有用。施工单位从组织进场到工程组织实质性施工，这个阶段可统一归到施工准备阶段，这个阶段需做的资料工作有：（1）根据工程设计图纸，对本合同段落进行单位、分部、分项及其中的子单位、子分部、子分项的划分，划分结果要合理，简便使用，符合质量检验评定标准的要求。然后上报监理工程师审批后，监理、施工的资料整理与评定均按此办理。在划分中要注意几个原则：2.3.1路基工程 按规定，路基工程的单位工程为每10km或每标段，其中包括路基土石方工程（1-3km）路段，排水工程（1-3km）路段，小桥及符合小桥标准的通道，人行天桥、渡槽（每座），砌筑防护工作（
8、1-3km路段），大型挡土墙、组合式挡土墙。在划分时要根据工程实际，根据土石方段落的整齐和零散性、涵洞及通道的密集性与独立性去合理划分，尽量在便于整齐的部位断开，这样便于资料自然形成过程的齐整性。在分项工程划分中要考虑子分项的问题。例如：拱涵，有石砌拱涵和钢筋砼拱涵，分项工程“基础及下部构造”就包含“基础砌体”和“涵台”两个子分项；主要构造预制、安装或浇筑即为“拱涵浇（砌）筑”；填土即“台背填土”，须按桥梁工程内容评定；锥坡、一字墙、八字墙，均为分项工程，也可作为子分项汇入涵洞总体。则一个拱涵就包含了7个分项工程，对钢筋砼拱涵，还包括钢筋加工与安装。这里的评定为：基础砌体按桥梁工程内容评定；锥
9、坡按防护工程砌体规定进行评定。再比如箱涵，规定现浇箱涵作为一个分项工程，这其中有钢筋加工与安装子分项工程，也存在填土、一字墙、八字墙、锥坡等内容，也有总体检测，只是“涵底铺砌厚度”换成“底板厚”而已。故，涵洞作为一个子分部工程，在评定中较为繁锁，在评定划分与评定工作中不要缺项、漏项。这其中要反复使用“工程质量检验评定用表”中附表5-5“工程汇总表”，该表用于相同结构和分部工程或单位工程汇总，也可用于分段多次评定的分项工程汇总，以便进行上一级工程质量评定。因而，对子单位、子分部也以此方法，反复汇总，得出最终评定得分。2.3.2桥梁工程 1、划分原则：每座独立大桥、中桥为一个单位工程，互通立交中的
10、每座桥梁以及路基工程中的每座小桥（包括符合小桥标准的通道）、人行天桥和渡槽各为一个分部工程；互通立交中的每条匝道为一分部；对特殊结构的特大桥，如斜拉及悬索，钢管拱等，有其特殊的划分方法，除了主跨外，涉及到引桥部分，又回归到桥梁工程的评定中。2、评定时要注意的问题 （1）不要漏项：特别是在评定到盖梁部分，新标准增加了台背填土，支座垫石与挡块。这在以前是没有的，且它们属于基础及下部结构中的内容，这点容易忽略。（2）总体、桥面系及附属工程：该项作为分部工程，涉及内容最为琐碎。而到了互通立交工程的桥梁评定中，桥面铺装是作为分项工程出现的，因而，又要使用“工程汇总表”，对子分项进行评定后汇总到分项。2.
11、3.3隧道工程 1、评定适用范围：钻爆法施工的山岭隧道。其他如盾构、掘进机、沉埋法及更先进方法施工的隧道，需在开工前单另制定。涉及到的通风、照明、供配电、监控设施，按机电工程有关规定进行评定。2、如何划分分项工程：一般按围岩类别和衬砌类型每100m作为一个分项，紧急停车带单独作为一个分项工程。混凝土衬砌采用模板台车，宜按台车长度的倍数划分分项工程。例如台车为12m，则打8板，即128=96m，则96m为一个分项。另外，围岩变化则不是100m，按实际长度划分；超过100m，则按台车计算后的剩余长度进行划分。3、施工实践与评定的矛盾：施工中往往是反桩号掘进，资料整理不要受其影响，按上述评定原则依次
12、自然成卷，只在将来的卷内目录进行调整即可。顺序不影响评定。2.3.4机电工程 按JTG F80/2-2004验评标准第二册，严格划分及评定即可，但要注意缺陷扣分原则：1、外观鉴定条目下每一款为一个项目；2、有轻微缺陷，无证据时，该项目可扣0.1分；3、有轻微缺陷、有证据时，每个证据可扣0.1分，每项目累计不超过1分。4、有明显缺陷，每个证据可扣0.5分，每项目累计不超过1.5分，当累计至1.5分以上时为不合格项，要求返工修复此测点。5、有严重缺陷，很明显不符合标准要求，此测点不得分，要求返修此测点。6、在统计分项工程的外观缺陷减分时，按减分最多的测点计算。2.4监理单位：在评定划分、技术资料收
13、集整理方面与施工单位是一致的，只是频率变化而已。三、资料整理的原则 原始性和过程及时性 真实、准确性 齐全、完整性 规范、统一性 系统、成套性 达到验收标准四、竣工资料组卷的注意事项1、归档的案卷质量必须符合下列十条标准（1）归档文件，齐全完整；（2）分类清楚，保持联系；（3）题名确切，容易查找；（4）卷内排列，系统条理；（5）保管期限准确；（6）密级划分恰当；（7）蓝图折叠，符合要求；（8）卷皮书写，工整整洁；（9）案卷装订，整齐美观；（10）声像资料，清楚清晰。2、公路工程竣工文件材料立卷归档依据标准 科学技术档案案卷构成的一般要（GB/T11822-2000）收集范围：关于贯彻执行公路工
14、程竣（交）工验收办法有关事宜的通知（交公路发【2004】446号）分类整理：公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（交办发2001390号）案卷编目：交通文件材料立卷归档办法（交办发1992100号）注：446号文仅作为公路建设项目文件材料收集归档范围，不能按附录二整理和编目。文件材料的整理编目应按390号文执行。3、归档范围详见交公路发【2004】446号关于贯彻执行公路工程竣（交）工验收办法有关事宜的通知 凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套
15、档案。4、设计阶段 目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。5、施工阶段 开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件 分部分项开工申请及批准文件 原材料及构件出厂证明、原材料试验报告 工程检验申请批复单、检验及评定文件 施工原始记录 施工日志、大事记 各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录 隐蔽工程验收记录 交工验收文件 监理工作大纲、日志 监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程
16、独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料）竣工图 科研、新技术运用 施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）6、招投标、计量支付及计划进度表的归档 招投标及合同管理文件、计量支付文件和计划进度文件应单独收集整理编目和归档。7、收集责任分工 交通主管部门及项目法人单位：负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；设计单位负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；施工和监理单位负责施
17、工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作。8、重复归档问题 监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。（开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等)建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理印发的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。计划进度表由项目法人单位归档。9、一般行政文件与工程管理文件的区分 公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制及竣工验收工作内容、对
18、建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理，并经建设单位向有关单位单位移交。一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，如是业主在其管理活动中形成的行政文件，应按文书档案收集整理要求归入文书档案，不应与公路工程档案一并归档，也不需向运营管理单位移交；如是施工及监理单位形成的，不需要向建设单位移交。10、公路工程文件材料收集要求 原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。完整性。收集齐全，记录全面，
19、记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。真实性。现场记录，同步进行。准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。11、收集方法 （1）明确文件材料收集归档责任 各单位均应明确各部门各岗位文件材料收集归档责任，每一工序和每项工作完成后，承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档，以便于开展预立卷工作。（2）同步开展 工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查；12、平时预立卷制度 与收集工作同步开展预立卷工作 预立卷工作应保持其连续性 按照文件
20、材料形成的自然过程确定预立卷类目 结合案卷整理工作开展预立卷工作13、设计阶段文件材料的收集和预立卷方法 设计阶段按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容分别进行收集。设计准备阶段 设计阶段14、施工阶段文件材料收集及预立卷 （1）施工准备阶段 （2）按其工作内容分别开展 （3）施工阶段 （4）按分项工程分别建立预立卷类目 （5）几种特殊情况 （6）交工及缺陷责任期15、施工准备阶段文件材料的收集 按照办理合同段开工手续及进行相关准备工作程序分别收集并建立预立卷。开工批准（含合同段施工组织设计）、控制点测量、加密测量及复测、图纸会审、技术交底等。16、施工阶段文件的系统收集 （1）分清单位分部
21、分项工程内容依据单位、分部、分项工程划分情况建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目，并据此确定相应文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内。（2）同一单位工程先分清分部工程，同一分部工程再进一步分清分项工程，在同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分。一般按分部建立文件收集类目。凡在某一分部工程建设过程中形成的文件材料，均应归入同一类目，进行收集和预立卷。（3）不同单位工程的分部工程不能交叉进行预立卷。17、几类可按合同段或单位工程收集和进行预立卷的情况 （1）设计变更、施工日志可以合同段为单位按问题集中收集进行预立卷。（2）原材料及产品合格证明文件：如是同一单位工程共用的，
22、可按单位工程集中收集进行预立卷；如果是某一分部工程专用的，应归入相应部位。（3）该合同段单位、分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可以单位工程集中收集整理进行预立卷。（4）标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷；抽样试验如土方及其他填筑施工密实度、混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验等，应按分部或分项工程分别收集进行预立卷。18、交工验收阶段 按工作程序依次进行收集和预立卷。19、施工单位与业主、监理质量控制方面的往来文件 应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。如监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令，以及施工单位就整改要求落实情况的回复，应归入相关工序，连同
23、该工序其他施工过程原始记录文件一并收集整理归档，不可将该合同段所有往来文件集中整理，形成往来文件转卷，不利于今后的查找和利用。20、整理总体质量要求 整理的基本原则：遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。21、具体要求（充分利用预立卷）分类科学:应按工程文件材料的自然形成过程进行分类.首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段,其次按照工程的自然进展过程,最后是结合文件材料自身的实际情况。系统：应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系。首先应能反映分项（分部、单位）工程施工过程的有机联系。其次应能反映同一类工作活动文件材料间的有机联系（共用
24、原材料、标准试验等）。卷内文件材料的系统化系统。案卷的系统化排列。22、卷内文件系统化排列 （1）由案卷的组卷单位对卷内文件进行系统化排列。（2）卷内文件系统化排列基本要求：依据卷内文件之间的有机联系，结合问题的重要程度进行排列 竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列。（3）页号：在右下脚用阿拉伯数字依次编写23、案卷的系统化排列 由项目法人单位对收集归档的所有案卷按照案卷的自然形成过程，依次进行排列：立项审批设计工程准备施工竣工验收。其中施工阶段按照项目法人施工单位（按合同段顺序）监理单位（按合同段顺序）进行排列。24、编目规范（1）卷内文件标题拟写及编目 应对卷内每份独立成件的文件依次进
25、行登记，文件标题应能准确反映该份文件的具体内容。（如每一工序检验申请批复单，应标注工序名称）（2）案卷题名拟写及编目 案卷题名应能准确反映该卷文件材料的主要内容，标题中应包含项目、桩号、单位、分部及分项工程名称，合同段代码可不反映。（3）方便保管和利用（装订）装订。方便保管和利用为原则。三孔一线装订，蓝图可不装订，逐张加盖档号章。25、案卷题名拟写 包括项目名称、桩号、单位（分部、分项）工程名称及文件名称。以上述分项工程形成的两个案卷为例：卷一的标题应为厦门东通道（翔安隧道）工程（A1合同段）左线行车及服务隧道（ZK6+540-+600）明洞浇筑分项开工申请批复单 卷二的标题应为厦门东通道（翔
26、安隧道）工程（A1合同段）左线行车及服务隧道明洞浇筑（ZK6+540-+600）分项工程检验申请批复单及混凝土开盘鉴定证书26、案卷的系统化排列 由建设单位负责按照立项审批、设计、工程准备、施工和竣工的建设基本程序顺序进行系统化排列。其中施工阶段的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、隧道、交叉工程和沿线设施等单位工程顺序进行排列。在每一单位工程即合同段中，案卷的系统化排列一般是按照综合类（总体开工报告、技术交底、施工日志、共用的原材料质保文件）、单位、分部工程质量检验评定、分项开工文件、依照监理审批的施工组织设计工艺流程（工序）形成的各工序检验申请批复文件、施工原始记录、中间交工文件、合
27、同段交工验收文件。档号。简单明了。27、案卷目录的编制 按照交通文件材料立卷归档办法中交通科技档案案卷目录格式要求进行编制。28、完成整理及移交时间 （1）应按工程进展情况同步完成文件材料的收集整理工作。（2）合同段应在通过交工验收时，施工单位和监理单位应按上述归档范围要求，完成该合同段工程档案的整理和移交工作。29、案卷的汇总 按照公路工程文件材料立卷归档管理办法（交办法【2001】390）第五章有关规定，建设单位各承办机构和公路工程各承包单位在项目完成时，向建设单位档案部门移交经系统整理过的全部文件材料。建设单位负责按照立项审批、设计、工程准备、设计、施工（含监理）、竣工验收等等不同阶段和工作性质，负责对移交的全部案卷进行系统化整理和排列。其中施工阶段的案卷，以各合同段案卷系统化排列为基础，依路线进行方向，按照路基（含桥梁、隧道等）、路面及其他附属设施进行系统化排列。按照交通文件材料立卷归档办法要求，编制案卷归档目录。招投标及合同管理文件、计量支付、计划进度单独汇总整理编目。30、档号编制问题 简单明了五、移交、入库
