1、2022年12月17日第一节 公文概述 公文是法定机关与组织按照特定公文是法定机关与组织按照特定的规范体式，经过一定处理程序制成的规范体式，经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书，是依法管理的具有法定效力的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。和进行公务活动的重要工具。2022年12月17日公文的特点：一、公文是由法定的作者制成和发布的。一、公文是由法定的作者制成和发布的。二、公文有特定的体式。二、公文有特定的体式。三、必须经过一定的处理程序。三、必须经过一定的处理程序。四、公文有法定的权威和效力。四、公文有法定的权威和效力。五、公文是处理公务的工具。五、公文是处理公务的工具。2022年
2、12月17日公文的作用：一、法规作用：一、法规作用：二、领导与指导作用：二、领导与指导作用：三、公务联系作用：三、公务联系作用：四、宣传教育作用：四、宣传教育作用：五、凭据和记载作用：五、凭据和记载作用：2022年12月17日公文的分类：按来源分按来源分:收文、发文收文、发文按行文关系分按行文关系分:上行文、平行文、下行文、泛行文上行文、平行文、下行文、泛行文按阅读范围分按阅读范围分:公布性文件、内部文件、机密文件公布性文件、内部文件、机密文件按使用范围分类按使用范围分类:专用文件专用文件、通用文件通用文件2022年12月17日公文的格式：公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧公文一般由份号、
3、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、条形码等部分组成。印发日期、条形码等部分组成。公文的格式是指组成公文的各部分文字符号公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。在载体（纸张等）上排列的规定。2022年12月17日下 行 文 式 样眉首秘密等级发文字号紧急程度发文机关标识份号标题主送机关主体正文2022年12月17日上
4、行 文 式 样眉首主体发文字号签发人2022年12月17日主体版记附件标识印章成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发日期二维条码2022年12月17日 公文的特定格式：信函式格式：信函式格式：命令格式：生效标识为签发人签名章。命令格式：生效标识为签发人签名章。会议纪要格式：会议纪要标识由会议纪要格式：会议纪要标识由“会议名称会议名称会会议纪要议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。组成。会议纪要不加盖印章。2022年12月17日公文的法定文种：文种的作用在于概括地标明公文的性质、制发的目的和要求，便于收文机文种的作用在于概括地标明公文的性质、制发的目的和要求，便于收文机关进行文书处理。行政机关的通用
5、公文，按照其性质和用途规定为关进行文书处理。行政机关的通用公文，按照其性质和用途规定为1313种，分别种，分别是：是：2022年12月17日一、命一、命 令（令）令（令）1.1.依照有关法律公布行政法规和规章依照有关法律公布行政法规和规章;2.2.宣布施行重大强制性行政措施；宣布施行重大强制性行政措施；3.3.嘉奖有关单位及人员。嘉奖有关单位及人员。2022年12月17日二、决二、决 定定对重要事项或者重大行动做安排。对重要事项或者重大行动做安排。奖惩有关单位及人员。奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2022年12月17日三、公三、
6、公 告告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。2022年12月17日四、通四、通 告告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。2022年12月17日五、通五、通 知知 适用于批转下级机关的公文，转发上级适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。项，任免人员。2022年12月17日六、通六、通 报报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要适用于
7、表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。精神或者情况。2022年12月17日七、议七、议 案案 适用于各级人民政府按照法律程序向适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。员会提请审议事项。2022年12月17日八、报八、报 告告 适用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的适用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。询问等。报告属上行文。报告属上行文。2022年12月17日九、请九、请 示示 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。请示属上行文。请示属上
8、行文。2022年12月17日十、批十、批 复复 适用于对下级机关的请示事项作出答复。适用于对下级机关的请示事项作出答复。2022年12月17日十一、意十一、意 见见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可以用于上行文、下行文、平行文。意见可以用于上行文、下行文、平行文。2022年12月17日十二、函十二、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题等，请求批准和适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题等，请求批准和答复审批事项。答复审批事项。2022年12月17日十三、会议纪要十三、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传
9、达会议情况和议定事项。2022年12月17日第二节 发文办理 发文办理指以本机关名义制发公文的发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括交办、草拟、审核、签发、缮过程，包括交办、草拟、审核、签发、缮 印、用印、登记、封发、立卷、归档等程印、用印、登记、封发、立卷、归档等程序。序。2022年12月17日发文的基本程序交办撰写部门审核内部会签办公室审核机关领导签发登记缮印外部会签封发归档2022年12月17日一、交一、交 办办 机关领导人或者部门负责人将草拟文稿的任务交给有关人员，这是发机关领导人或者部门负责人将草拟文稿的任务交给有关人员，这是发文办理程序的起点。机关领导人交办，应向拟稿人员就文稿
10、的任务、意图、文办理程序的起点。机关领导人交办，应向拟稿人员就文稿的任务、意图、政策根据、具体要求作简要说明。政策根据、具体要求作简要说明。2022年12月17日二、拟二、拟 稿稿 拟稿是发文办理的主要环节，也是关拟稿是发文办理的主要环节，也是关键的环节。在决定草拟一份公文时，首先键的环节。在决定草拟一份公文时，首先要弄清公文的主题和发文的目的，发送给要弄清公文的主题和发文的目的，发送给什么对象。要求对方做什么，选择什么的什么对象。要求对方做什么，选择什么的文种等，然后收集材料，列出提纲，起草文种等，然后收集材料，列出提纲，起草正文。正文。2022年12月17日三、三、会会 签签 拟制公文，对
11、涉及其他部门职权范围内拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，须在文负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，须在文中列明各方理据，提出建设性意见，并经有部部门中列明各方理据，提出建设性意见，并经有部部门会签后，报请上级机关协调或裁定。会签后，报请上级机关协调或裁定。2022年12月17日 会签文件必须严格按照规定的时限要求完成。会签文件必须严格按照规定的时限要求完成。部门之间征求意见或会签文
12、件时，除主办部门另部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求外，协办部门一般应在有时限要求外，协办部门一般应在7 7个工作日内予个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门以回复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方应提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。式，否则视为失职。2022年12月17日四、四、审审 核核 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，
13、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合国家行政机关公文处理国家行政机关公文处理办法办法等。等。2022年12月17日五、五、签签 发发 1 1以机关名义制发的上行文，由主要负责人签发，其他文件可以机关名义制发的上行文，由主要负责人签发，其他文件可由主要负责人授权分管领导签发。由主要负责人授权分管领导签发。2 2领导人在签发文件时应署全名，签发日期应完整，并使用符合规领导人在签发文件时应署全名，签发日期应完整，并使用符合规定的笔墨。定的笔墨。2022年12月17日六、登记六、登记公文签发后应及时登记编号、送印。公文签发后应及时登记编号、送印。
14、2022年12月17日七、缮印七、缮印 文件的缮印，一要注意及时，特别是急件，要按具文件的缮印，一要注意及时，特别是急件，要按具体要求抓紧印制；二要保证质量，做到准确、清晰、体要求抓紧印制；二要保证质量，做到准确、清晰、整洁，特别要注意校对。公文校对是办文的一个重整洁，特别要注意校对。公文校对是办文的一个重要环节，是公文质量的最后关口。由于机关办文的要环节，是公文质量的最后关口。由于机关办文的工作量很大，因此往往容易忽略这一环节。这要求工作量很大，因此往往容易忽略这一环节。这要求机关工作人员必须要有高度的责任心和一丝不苟的机关工作人员必须要有高度的责任心和一丝不苟的认真态度，还要练就校对公文的
15、基本功。认真态度，还要练就校对公文的基本功。2022年12月17日八、用印八、用印 公文用印，应以领导人签发时的签字公文用印，应以领导人签发时的签字为根据。领导人未签发的公文，不得为根据。领导人未签发的公文，不得用印。现在缮印文件时，往往将印章用印。现在缮印文件时，往往将印章直接套印，一次完成。直接套印，一次完成。2022年12月17日九、封发九、封发 封发是指对印制好的文件登记、封封发是指对印制好的文件登记、封装和发出。发出密件和急件，要分别装和发出。发出密件和急件，要分别注明并在信封上加盖密件戳、急件戳。注明并在信封上加盖密件戳、急件戳。2022年12月17日十、立卷、归档十、立卷、归档立
16、卷是指对文件编卷订册。立卷是指对文件编卷订册。立好的案卷，可按照档案部门的规定，定期向档案部门移交。立好的案卷，可按照档案部门的规定，定期向档案部门移交。2022年12月17日第三节 公文语言的特点 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法第二十第二十五条第二项：草拟公文应当做到：五条第二项：草拟公文应当做到：“情况确实，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。”即公文语言应具有明白、准确、直接、朴实、简即公文语言应具有明白、准确、直接、朴实、简练和
17、庄重等特点。练和庄重等特点。2022年12月17日 一、明白一、明白 拟写公文首要的是让人看懂。就是要把事说清楚，把话写明白，没有歧义。拟写公文首要的是让人看懂。就是要把事说清楚，把话写明白，没有歧义。只有语言表达清楚明白，受文机关才易于接受，并加以施行。只有语言表达清楚明白，受文机关才易于接受，并加以施行。要使公文表达清楚明白，应注意以下几点：要使公文表达清楚明白，应注意以下几点：2022年12月17日 （一）明确主题。（一）明确主题。明确主题是写好公文的基本前提，以其昏昏，使人昭昭是不可能的。明确主题是写好公文的基本前提，以其昏昏，使人昭昭是不可能的。明确主题有以下几种方式：明确主题有以下
18、几种方式：2022年12月17日 1 1标题明确。标题明确。标题明确是指在公文的标题中概括点明公文的主题，使人看了标题标题明确是指在公文的标题中概括点明公文的主题，使人看了标题后就能对公文内容有一个概括的了解。好的标题能够对公文产生画龙点睛的后就能对公文内容有一个概括的了解。好的标题能够对公文产生画龙点睛的效果。效果。2022年12月17日公文标题结构的三要素：公文标题结构的三要素：发文机关发文机关+事由事由+文种文种如：国务院关于印发如：国务院关于印发20082008年工作要点的通知年工作要点的通知2022年12月17日要素一（发文机关）：对于有发文机关标志的正式文件（红头文件）可以省略。要
19、素一（发文机关）：对于有发文机关标志的正式文件（红头文件）可以省略。有些特定的情况下，必须省略。有些特定的情况下，必须省略。要素二（事由）要素二（事由）：这是明确主题的主要部分。一定要体现这是明确主题的主要部分。一定要体现“准确简要准确简要”的原则，的原则，避免题不达意。容易出现的错误有以下几种：避免题不达意。容易出现的错误有以下几种：2022年12月17日一是事由偏跑。一是事由偏跑。如如关于草原灭鼠的请示关于草原灭鼠的请示，从题意上看，是请示开展灭鼠运，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费灭鼠经费”的请示。应改写为的请示。
20、应改写为关于要求解决草原灭鼠经费的请示关于要求解决草原灭鼠经费的请示。2022年12月17日二是题大义小。二是题大义小。如如关于交通厅机构改革的通知关于交通厅机构改革的通知，而文件内容中仅仅对机关个别处，而文件内容中仅仅对机关个别处室作了调整，标题室作了调整，标题“帽子帽子”太大，使题文不完全相符。应改写为太大，使题文不完全相符。应改写为关于调整交关于调整交通厅机关处室设置的通知通厅机关处室设置的通知。2022年12月17日三是题小义多。三是题小义多。如如关于做好争取人民满意基层站所活关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知动筹备工作的通知，标题的事由主旨是，标题的事由主旨是“筹备筹备”
21、二字，而正文中不仅详细介绍了二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动争创活动”的意的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为正文，此标题可改写为关于开展争创人民满意的关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知基层站所活动的通知。2022年12月17日四是题义不清。四是题义不清。如如县人民政府就限价收购粮食问题发出县人民政府就限价收购粮食问题发出县人民政府关于粮食县人民政府关于粮食问题的通知问题的通知，其中就缺少，其中就缺少“价格价格”、“收购
22、收购”等词语来限制中心词等词语来限制中心词“问题问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。2022年12月17日五是提炼不精。五是提炼不精。主要表现在标题冗长上。如主要表现在标题冗长上。如关于招收退休退职职工子女就业，进行合关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知理安排，确保社会稳定的通知，可修改拟为，可修改拟为关于妥善安排退休退职职工子关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知女就业有关问题的通知。2022年12月17日六是隶属不清。六是隶属不清。分不清分不清“批转批转”、
23、“印发印发”、“转发转发”三者之间的隶属关系和词性。三者之间的隶属关系和词性。“批转批转”具有具有“批准转发批准转发”之意，是上之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。“印发印发”则主要用于发布本机关制定的则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。公文或领导讲话。“转发转发”主要用于转发上级机关和其他主要用于转发上级机关和其他机关的文件。机关的文件。2022年12月17日七是用词重叠。七是用词重叠。多出现在转发公文方面。如多出现在转发公文方面。如“县人民政府关县人民政府关于转发于转发市人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发
24、国省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知知的通知”。这里介词。这里介词“关于关于”、动词、动词“转发转发”、文种、文种“通通知知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，可采用人不知所云。解决用词重叠问题，可采用“简化法简化法”、“直转法直转法”、“替代法替代法”进行处理。进行处理。2022年12月17日 省省财政厅要转发财政厅要转发“财政部关于印发中央财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知部门财政
25、拨款节余资金管理暂行规定的通知”时时:如果机械转发则为如果机械转发则为:省省财政厅关于转发财政厅关于转发财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知的通知暂行规定的通知的通知 标题可拟为：标题可拟为：省省财政厅关于转发财政部财政厅关于转发财政部中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知2022年12月17日直转法：直转法：县人民政府关于转发国务院县人民政府关于转发国务院国家行国家行政机关公文处理办法政机关公文处理办法的通知的通知替代法：替代法：县人民政府关于转发市人民政府县人民政府关于转发市人民政府
26、政政发发200820088383号文件的通知号文件的通知2022年12月17日要素三（文种）：文种是标题中必不可少的要素。一份公文可以没有发文机关，要素三（文种）：文种是标题中必不可少的要素。一份公文可以没有发文机关，可以没有事由，但绝对不可以没有文种，而且在正式公文中必须使用法定文种可以没有事由，但绝对不可以没有文种，而且在正式公文中必须使用法定文种（国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法中规定的中规定的1313个文种）。经常出现的错误有以个文种）。经常出现的错误有以下几种：下几种：2022年12月17日一是混用文种。一是混用文种。如如市交通局关于改革内部分配制度的请示报告市交通局
27、关于改革内部分配制度的请示报告，这里把，这里把“请请示示”、“报告报告”两个不同的文种混淆在一起使用，明显不妥。如果改革内部分两个不同的文种混淆在一起使用，明显不妥。如果改革内部分配制度需要上级批准则应使用配制度需要上级批准则应使用“请示请示”，如果只是备案则应使用如果只是备案则应使用“报告报告”。2022年12月17日二是错用文种。二是错用文种。有的该用有的该用“请示请示”的，却用了的，却用了“报告报告”，而该用而该用“报告报告”的反而用的是的反而用的是“请示请示”；有的该用；有的该用“函函”的却用的却用“通知通知”；有的把没列为法定文种；有的把没列为法定文种的公文种类作为文种使用，如的公文
28、种类作为文种使用，如“条例条例”、“规定规定”、“办法办法”、“总结总结”、“计划计划”等，以上这些，都等，以上这些，都不可作为文种使用，但可作为不可作为文种使用，但可作为“印发印发”、“批转批转”式式“通知通知”的的“附件附件”行文。行文。2022年12月17日三是生造文种。三是生造文种。如如关于调整工资的补充说明关于调整工资的补充说明、关于关于机构改革中有关问题的解释机构改革中有关问题的解释等，这里的等，这里的“补充说补充说明明”、“解释解释”均不应作为文种使用，以上两个标均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为题可修定为关于印发调整工资补充说明的通知关于印发调整工资补充说明的通知、关于印
29、发机构改革中有关问题解释的通知关于印发机构改革中有关问题解释的通知。2022年12月17日 2 2开篇明确。开篇明确。开篇明确即开宗明义、开门见山地明确主题。就是开篇就把公文的主开篇明确即开宗明义、开门见山地明确主题。就是开篇就把公文的主题直接、扼要、明确、醒目地揭示出来。一般来说要交代发文的目的，阐明发题直接、扼要、明确、醒目地揭示出来。一般来说要交代发文的目的，阐明发文的依据，使受文单位一接触，就能了解公文的主题。文的依据，使受文单位一接触，就能了解公文的主题。2022年12月17日 如：如：国务院办公厅关于加快发展服务国务院办公厅关于加快发展服务业若干政策措施的实施意见业若干政策措施的实
30、施意见的开头：的开头：为贯彻党中央、国务院关于加快服务业为贯彻党中央、国务院关于加快服务业发展的要求和部署，落实发展的要求和部署，落实国务院关于加快发展服国务院关于加快发展服务业的若干意见务业的若干意见（国发（国发200720077 7号）提出的政号）提出的政策措施，促进策措施，促进“十一五十一五”时期服务业发展主要目标时期服务业发展主要目标的实现和任务的完成，经国务院同意，现提出以下的实现和任务的完成，经国务院同意，现提出以下意见：意见：2022年12月17日 3 3篇末明确。篇末明确。篇末明确又叫篇末点题，可以作到前后呼应，更加明确。篇末明确又叫篇末点题，可以作到前后呼应，更加明确。如：以
31、上请示请批复如：以上请示请批复 当否，请批示当否，请批示2022年12月17日 （二）语无歧义。（二）语无歧义。歧义是指语句可形成其他解释的一种语言现象。在主要用于事务处理歧义是指语句可形成其他解释的一种语言现象。在主要用于事务处理的公文，特别是法律、法规、规范性文件中，其危害极大。所以，公文中必须的公文，特别是法律、法规、规范性文件中，其危害极大。所以，公文中必须杜绝歧义，即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生杜绝歧义，即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生歧义主要有这样几种情况：歧义主要有这样几种情况：2022年12月17日 1 1选词不当，造成对概
32、念的歧解，引起歧义。选词不当，造成对概念的歧解，引起歧义。滥用方言滥用方言 滥用口语滥用口语 使用不规范的简称使用不规范的简称 误用褒贬词语误用褒贬词语2022年12月17日 2 2语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义。语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义。如：参加会议的还有几个单位的领导。如：参加会议的还有几个单位的领导。2022年12月17日3 3语句中个别词的词性不明，也会产生歧义。语句中个别词的词性不明，也会产生歧义。如：请于如：请于20062006年年5 5月月1616日前来报到。日前来报到。我们调查了我们调查了A A公司和公司和B B公司在各个时期竞争过程中所采取的
33、策略和方法。公司在各个时期竞争过程中所采取的策略和方法。2022年12月17日 4 4滥用省略，造成语句成份残缺，引起歧义。滥用省略，造成语句成份残缺，引起歧义。如：部同意你局请示。如：部同意你局请示。上级调拨给总公司一批电脑，又拨给了分公司。上级调拨给总公司一批电脑，又拨给了分公司。2022年12月17日 5.5.多义词、多义词组造成语句中有关成份间的语法关系不明，引起歧义。多义词、多义词组造成语句中有关成份间的语法关系不明，引起歧义。如：我们要学习文件。如：我们要学习文件。做了市长的女人。做了市长的女人。2022年12月17日 6 6错用数量词，产生逻辑错误，引起歧义。错用数量词，产生逻辑
34、错误，引起歧义。如：我们一定要严厉打击少数腐败分子，如：我们一定要严厉打击少数腐败分子，把反腐败斗争进行到底。把反腐败斗争进行到底。2022年12月17日7 7缺少或错用标点符号，改变了词语间的关系，引起歧义。缺少或错用标点符号，改变了词语间的关系，引起歧义。如：如：3 3日内蒙古人民共和国有沙尘暴。日内蒙古人民共和国有沙尘暴。男人没有了女人就恐慌了。男人没有了女人就恐慌了。2022年12月17日8 8前后不一，引起歧义。前后不一，引起歧义。例：一份文内前面讲：例：一份文内前面讲：“主办部门要坚持依法行政主办部门要坚持依法行政”，下文则说，下文则说“主主管部门应主动与有关部门协商管部门应主动与
35、有关部门协商”。实际上主办与主管在文中是一个意思，为保。实际上主办与主管在文中是一个意思，为保持一致，避免歧义，应将持一致，避免歧义，应将“主办主办”改为改为“主管主管”。以使前后统一。以使前后统一。2022年12月17日9 9附加语界限不清引起歧义，主要是附加语界限不清引起歧义，主要是“的的”字使字使用不当。用不当。例如，例如，“介绍英国的一部权威著作介绍英国的一部权威著作”。可以理解为这部著作是介绍英国情况的权威性书可以理解为这部著作是介绍英国情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部有权威的籍，也可以理解为介绍的是英国的一部有权威的著作。如果作者的本意是前者，应当把著作。如果作者的
36、本意是前者，应当把“一部一部”提到前面。提到前面。2022年12月17日（三）言不费解。（三）言不费解。即所用词语一看就懂，不能让人无法理即所用词语一看就懂，不能让人无法理解，读来读去不知何意。做到言不费解就要在遣词解，读来读去不知何意。做到言不费解就要在遣词造句上下功夫。造句上下功夫。一是选用词义通俗的常用词。一是选用词义通俗的常用词。二是不要把不同义的词拼凑使用。二是不要把不同义的词拼凑使用。例如，例如，“我们要认真宣贯我们要认真宣贯政府信息公开政府信息公开条理条理。把宣传贯彻拼凑在一起，让人莫名其妙。把宣传贯彻拼凑在一起，让人莫名其妙。2022年12月17日二、准确二、准确v首先，首先要
37、用词准确。如：首先，首先要用词准确。如：想念想念惦念惦念 爱护爱护爱戴爱戴 成绩成绩成果成果成效成效成就成就 战斗战斗战役战役战争战争2022年12月17日 其次，要表述准确。如：其次，要表述准确。如：公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类 。（19931993年年办法办法）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标明公文种类，一般应当标明发文机关。（20002000年年办办法法）202
38、2年12月17日三、直接三、直接 公文语言表达必须直接。无论是记叙、说公文语言表达必须直接。无论是记叙、说明还是议论，都必须开门见山，直截了当，一针见明还是议论，都必须开门见山，直截了当，一针见血，一下子表明意图，让受文者从语言的表达中直血，一下子表明意图，让受文者从语言的表达中直接了解到制文的目的。而不允许有话不直说，绕圈接了解到制文的目的。而不允许有话不直说，绕圈子，或者隐晦暗示让人从文字的背后去领会某些意子，或者隐晦暗示让人从文字的背后去领会某些意图。图。2022年12月17日首先是语意的直接，不可曲折。一句话或一段话所要表达的意思是直接的，不首先是语意的直接，不可曲折。一句话或一段话所
39、要表达的意思是直接的，不能像文学作品一样迂回曲折，绕弯子。能像文学作品一样迂回曲折，绕弯子。其次是词义的直接，不可含蓄。如祖国不能直接表达为母亲。其次是词义的直接，不可含蓄。如祖国不能直接表达为母亲。2022年12月17日四、平实四、平实 平实，就是平易、实在。平实是公文语言的一大特色，也是由公文平实，就是平易、实在。平实是公文语言的一大特色，也是由公文的政治性和实用性所决定的。的政治性和实用性所决定的。2022年12月17日首先是感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩。使用抒情和首先是感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩。使用抒情和描写极为有限，而且高度概括。描写极
40、为有限，而且高度概括。其次是用词的朴素。公文的用词应朴实无华、诚恳实在，使用平易、浅显、通其次是用词的朴素。公文的用词应朴实无华、诚恳实在，使用平易、浅显、通俗的词语。不追求华丽的词藻，避免过份的修饰，防止形式主义的修辞手段。俗的词语。不追求华丽的词藻，避免过份的修饰，防止形式主义的修辞手段。2022年12月17日五、简练五、简练 公文的针对性、时效性极强。因此，公文的撰写和处理，都需要快公文的针对性、时效性极强。因此，公文的撰写和处理，都需要快速度、高效率。语言表达的简练，对公文来说极为重要。速度、高效率。语言表达的简练，对公文来说极为重要。2022年12月17日 首先，概念要高度概括。如：
41、首先，概念要高度概括。如：行政机关的公文行政机关的公文 ，是传达党和国家的，是传达党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。况，交流经验的重要工具。（19931993年年办法办法）行政机关的公文行政机关的公文 ，是依法行政和进行，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公务活动的重要工具。（20002000年年办法办法 ）2022年12月17日其次，是语言结构简单。其次，是语言结构简单。一般单句多，复句少；短句多，长句少。即使是
42、长句中也是短一般单句多，复句少；短句多，长句少。即使是长句中也是短主语型、短谓语型、短宾语型等较多，而长类型的较少。这在法律、法主语型、短谓语型、短宾语型等较多，而长类型的较少。这在法律、法规中更为明显。规中更为明显。2022年12月17日再次，力戒重复。再次，力戒重复。公文撰写中要特别注意避免以下三个方面的重复：公文撰写中要特别注意避免以下三个方面的重复：一是语句中词的重复出现。如：一是语句中词的重复出现。如：新种的成熟期比旧种早熟十天。新种的成熟期比旧种早熟十天。2022年12月17日 二是一个语句中意义的重复反映。如：二是一个语句中意义的重复反映。如：过去的往事；目前的现状；过去的往事；
43、目前的现状；悬殊很大；目的是为了；不好的坏毛病；悬殊很大；目的是为了；不好的坏毛病；涉及到；全部都；各位代表先生们；涉及到；全部都；各位代表先生们；一个年轻的女孩；一个年轻的女孩；多余的累赘。多余的累赘。2022年12月17日 三是一句话说两遍。三是一句话说两遍。如 一年来的改革实践取得了显著成绩，收到了巨大效果。一年来的改革实践取得了显著成绩，收到了巨大效果。2022年12月17日 最后，避免赘余。最后，避免赘余。赘余是句子里多余的词语。虽然从表面赘余是句子里多余的词语。虽然从表面上看并不重复，也不是堆砌，但都是些废话，去掉上看并不重复，也不是堆砌，但都是些废话，去掉了于意思毫无损失。了于意
44、思毫无损失。例如，例如，“我们预先有计划有准备地把八我们预先有计划有准备地把八个场地都清理干净个场地都清理干净”。“计划计划”、“准备准备”必然在必然在事前，事前，“预先预先”是多余，应该删去。是多余，应该删去。2022年12月17日六、庄重六、庄重 庄重是指公文语言的严肃、规范。公文带有强烈的政治色彩和严格的庄重是指公文语言的严肃、规范。公文带有强烈的政治色彩和严格的约束力，在语言表达上，必然要求严肃、文雅、规范，这是一种庄重美。约束力，在语言表达上，必然要求严肃、文雅、规范，这是一种庄重美。2022年12月17日（一）语言严肃。（一）语言严肃。公文语言不可过分描写如，公文语言不可过分描写如
45、，“党委成员在听取抗震救灾工作汇报时，党委成员在听取抗震救灾工作汇报时，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣不成声，一致表示心情格外激动，有的热泪盈眶，泣不成声，一致表示”。“热泪盈眶热泪盈眶”、“泣不成声泣不成声”属过份的修饰和过度描写，不仅造成一种浮夸，而且也破坏了公属过份的修饰和过度描写，不仅造成一种浮夸，而且也破坏了公文的庄重色彩。文的庄重色彩。2022年12月17日（二）语言文雅。（二）语言文雅。1 1使用通用语言，尽量不用方言土语，不用生疏使用通用语言，尽量不用方言土语，不用生疏的专业术语，避免使用偏僻晦涩的词语。的专业术语，避免使用偏僻晦涩的词语。2 2使用标准语言，就是公文表述不宜口
46、语化，使用标准语言，就是公文表述不宜口语化，否否则显得过于随便。例如，则显得过于随便。例如，“领导得法，生产直线上领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲了升，工人们干得也更带劲了”。“得法得法”、“直线直线上升上升”、“带劲带劲”等词语都是口语，不符合书面语等词语都是口语，不符合书面语言的要求，言的要求，一般不上公文。一般不上公文。2022年12月17日（三）语言模式化。（三）语言模式化。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，同样的文种，其内在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，同样的文种，其内容和作用类似，所用语言也大体相同。于是逐渐形成公文的特定用语。例如：容和
47、作用类似，所用语言也大体相同。于是逐渐形成公文的特定用语。例如：2022年12月17日公文常用特定用语公文常用特定用语用语名称 作用 常用特定用语 1开端用语 用于开头，表示发语、引据 为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。2称谓用语 用于表示人称或对单位的称谓 第一人称：我、我局、本人、本局、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语 用于表示文、物递送方向 上行：报、送、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。4引叙用语 用于复文引据 收、接、悉、前收、前接、近接、据
48、查、据报、据了解、电悉、敬悉、欣悉 5拟办用语 用于审批、拟办 拟办：责成、交办、办理、执行。审批：同意、照办、批准、可行、原则同意、原则批准、可 办、不可等。6经办用语 用于表明进程 经、业经、兹经、已经、一经、经过、前经 2022年12月17日公文常用特定用语公文常用特定用语 用语名称作用 常用特定用语 7过渡用语 用于承上启下 因此、为此、对此、鉴此、据此、综上所述、有鉴于此、总之。8期请用语 用于表示期望请求 请、恳请、敬请、拟请、务请、特请、提请、报请、希望、希盼、切盼。9征询用语 用于征请、询问意见、态度 当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行。10时限
49、用语 用于表示时限 即、即刻、立即、当即、迅速、从速。11批转用语 用于上级对下级 来文的批转处理 批转、转发。结尾用语 用于结尾表示收束 上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批 转；请批准；特此报告；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；请遵照执行；特此通知；此 复；现予公布。12模糊用语 用于表示不确定的内容 最近、近来、少数、绝大多数、在适当的时候、原则上、普遍、几乎、进一步 2022年12月17日现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性。它在准现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性。它在
50、准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。格。2022年12月17日第四节 行文规则 为保证公文处理工作高效有序地进行，必须正确认识行文关系，遵守如为保证公文处理工作高效有序地进行，必须正确认识行文关系，遵守如下行文规则：下行文规则：2022年12月17日一、行文应当精简注重效用一、行文应当精简注重效用一是可发可不发的文件，坚决不发；一是可发可不发的文件，坚决不发；二是凡已开会作过部署或已登报、发电话通知、传真电报的，一般不再发文；二是凡已开会作过部署或已登报、发电话通知、传真电报的，一般不再发
