1、 职业形象与礼仪 教 案课题：第五单元 语言礼仪教学目的：1.了解交谈礼节的要点和细节2.理解正确接打电话的规范。3.做到理论和实践的有机结合,通过训练,将知识化为实际动手能力。教学重点、难点：重点：掌握交谈的礼节难点：正确的接打电话教学步骤与内容：模块一交谈礼仪在德国,有这样一个小故事。有一个人总是在酒店里坐着,酒店的人出于好奇问他为什么。他说:“唉,我的太太!”“她怎么了?”“唉,她谈呀,谈呀,谈呀,谈呀”“她谈什么?”“关于这一点,她却没有说!”他太太的唠叨散漫而没有主题,以至于他都不知道自己的太太究竟在说什么。为了避免这种唠叨,他逃到了酒店。思考:上面的故事对你有何启示?交谈是以两个或
2、多个人之间的谈话为基本形式,进行面对面的学习讨论、信息沟通、感情交流、谈心聊天的语言活动。社会交往最基本的形式就是交谈,交谈可以反映一个人的思维能力、文化素质、道德品质等。一个善于使用语言与他人沟通的人,本身就具备了取得成功的可能性。交谈的关键在于尊重对方和自我谦让,同时交谈者还要注意交谈的表情、态度、内容、表达方式等,只有这样才能使交谈达到传递信息、交流情况、沟通感情的效果一、交谈的方式人们在与他人进行交谈时可采用不同的方式。能否选择恰当的交谈方式,对能否正确进行人际沟通、恰当表达个人思想、友善传达敬人之意等起着相当关键的作用。为了实现自己的目的,你的沟通方式不能仅仅是温文尔雅的。若想在工作
3、与生活中得到更多你想要的,并尽量避开你不想要的,以下四种交谈方式可以起到决定性的作用。(一)倡议性交谈当你的谈话目的是想提出新做法或不同做法时,如提出一个目标、提议一项构想、实施一项策略或提出结构上的改变时,那么你需要的交谈方式是倡议性交谈,与合作伙伴分享新构想、确认新目标、达成新愿景、构建新未来。例如:你是一位主管,需要宣布一项新的客人服务政策。你宣布的目的就是能够得到同事的配合,但是如果你宣布时语言表达得含糊不清或颐指气使,那么就会导致别人不予响应,只忙自己手头的事,留你独自郁闷,不知该如何实施这项政策。(二)理解性交谈当你希望别人了解你的构想的意义,并能与他们目前的工作或个人未来的规划产
4、生关联,以促使对方考虑与你一起合作时,那么你需要的交谈方式是理解性交谈,建立共识,协助人们了解如何参与并将目标付诸实践。例如:当你向员工解释新的客户服务政策的意义及实施政策的计划,并鼓励员工提出建议和忠告时,你的谈话方式决定了是有助于员工了解并支持你还是令员工产生困扰与烦恼。(三)执行性交谈当你希望别人采取行动或提高业绩时,你需要做出请求或承诺,使他们知道要做什么,以及何时去做,这时你需要的交谈方式是执行性交谈。这是一种请求或承诺,能够帮助大家达成协议、付诸行动并取得成果,也能够明确彼此的责任。有效地运用执行性交谈,可带领别人投入工作、执行任务并产生结果。例如:你是一位主管,你要求所有员工从当
5、天开始实施新的客户服务政策,并要求每位接受任务的人举手以示同意。这相当于采取行动的“协议”获得了承认,你的“请求”可能快速生效,在当天下午就开始实施。但是,如果你的“请求”过于粗略,员工就无法确定你真正想要什么、何时想要,以及你的“请求”是否真的是件要紧的事。(四)总结性交谈当你要感谢别人在工作上的付出,总结一个项目的进度,或者宣布工作已完成时,你需要的交谈方式是总结性交谈。总结性交谈能让大家获得成就感、满足感与价值感,强化责任意识,坦诚看待一路上所遭遇的成功与失败。例如:新的客户服务政策实施一段时间后,你与下属一起总结客户的评价,分析运作中良好与不顺利的部分。这种情况下的谈话,你可以让他们体
6、验到成就感,并积极提出改进的新构想;同样也可能令他们对每个人是否已真正采用新政策,新政策是否行得通,或者能否从实施过程中学到东西产生疑惑。二、交谈的礼节(一)语言恰当1.准确流畅语言的表达要准确,准确的语言能给人清晰的美感。同时要注意语言的流畅性,尽量避免使用似是而非的语言,去掉过多的口头禅,诸如“这个”“反正”“然后”等。与专业人员交谈使用专业词汇或用语,与非专业人员交谈使用通俗语言。2.亲切委婉交谈过程中,说话应该让人感到亲切,友好、轻松、愉快的语言意味着平等、坦率、诚实。同时要少说命令的话、抱怨的话、讽刺的话、拒绝的话、批评的话,避免使用主观、武断的词语,多说商量的话、鼓励的话、关怀的话
7、、尊重的话、宽容的话。一位美国游客邀请某导游到其公司工作,这位导游回答说:“谢谢您的一片好意,我还没有这种思想准备,也许我的根扎在中国的土地上太深了,一时拔不出来啊!”这位导游虽未明确表示同意与否,然而却委婉地谢绝了游客的提议。3.语言有度谈话要给自己和别人留有余地,要把握好度:时间有度,不可长时间谈话,搞“一言堂”,不让别人有说话的机会;不使用武断性的词语,如“只有”“一定”“唯一”“就要”等不带回旋余地的词语;避免使用夸张的词语;开玩笑要看对象,一般不要随便开女性、长辈、领导的玩笑。4.适度表现幽默在交谈时,应注意语言的幽默感。幽默感是一个人内在涵养的表现。幽默不同于一般的玩笑,更不同于戏
8、谑。幽默,实际上充满敏锐、机智、友善和诙谐,是能力的表现。在人际交往中,遇到棘手问题或尴尬场面,恰当运用幽默,能产生神奇的效果。20世纪50年代,在一次接待外宾的国宴上,服务员端上了一道大菜,这道菜由冬笋、蘑菇、红菜组成一幅艳丽的图案。菜上席后,有人用筷子拨动了一下,大家一看竟是一个“卐”形图案,成了法西斯的象征。这时,周恩来眼明手快、神态自若,他一边劝酒一边解释道:“这不是法西斯的标志,这是我们中国传统的卍(音万)字图案,象征万事如意,是对远方客人最良好的祝愿!”语言刚落,整个宴会厅的气氛又活跃起来。接着,周恩来幽默地说:“就算是法西斯,也没有关系,来,让我们一起动手把它消灭就是了。”这番话
9、逗得客人们哈哈大笑,于是,所有的筷子一齐指向这道菜,来了个“全面进攻”。很快,这幅“法西斯图案”就被彻底消灭了。(二)举止得体1.姿态恰当交谈的姿态分为站姿和坐姿两种。采用站姿交谈时要挺胸、收腹,男性可将全身的重量均匀分配于两足,使重心稳定;女性应双腿并拢站立。如果是采用坐姿交谈,注意不要交叠双腿,在身份高者面前不应跷二郎腿;尽量不靠椅背,否则会让人以为你很疲劳。如果面前没有桌子,通常双手可以放在大腿或座椅的扶手上;如果有桌子,双手应摆放于桌面上。双手摆放的姿态通常有双手分开放、双手交叉放和双手叠放三种,无论哪种摆放姿态,切忌双肘支在桌面上,通常腕关节至肘关节的2/3处接触桌面即可。同时,交谈
10、中手势的运用不要过多或过于频繁,幅度不要过大,变化不要过快,运用的范围应控制在目光所及的区域内。2.动作适度发言者可用适度的手势来补充说明其所阐述的具体事由,倾听者则可以点头、微笑来反馈“我正在注意听”“我很感兴趣”等信息。可见,适度的举止既可表达敬意,又有利于双方的沟通和交流。3.避免过分、多余的动作与人交谈时动作不可过大,不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打、左顾右盼,双手置于脑后,或高架二郎腿,甚至剪指甲、挖耳朵、看手表等。交谈时应尽量避免打哈欠,如果实在忍不住应侧头掩口并向他人致歉,也不要在交谈时以手指指人。4.表情恰当微笑能够缩短人与人之间的距离。让世界灿烂的不只阳光,还有微笑。交谈时面
11、带微笑,也可适当运用眉毛、嘴巴、眼睛等在形态上的变化,表达自己对对方所言的赞同、理解、惊讶、迷惑,从而表明自己的专注之情。尤其是眼神,眼神在面部表情中占据主导地位,所谓“一身精神,具乎两目”,眼神与谈话之间有一种同步效应。PAC规律:PParent,指用家长式的、教训人的目光与人交流,视线是从上到下,打量对方,试图找出错误;AAdult,指用成人的眼光与人交流,互相之间的关系是平等的,视线从上到下;CChildren,指用小孩的眼光与人交流,目光向上,表示请求或撒娇。三角定律:根据谈话对象与你关系的亲疏、距离的远近,目光停留或注视的区域有所不同。关系一般、第一次见面或距离较远的,看对方的从额头
12、到肩膀这个大三角区域;关系比较熟、距离较近的,看对方的从额头到下巴这个三角区域;关系亲昵的、距离很近的,看对方的从额头到鼻子这个三角区域。时间规律:每次目光接触的时间不要超过3秒钟。交流过程中用60%70%的时间与对方进行目光交流是最适宜的。少于60%,说明你对对方的话题、谈话内容不感兴趣;多于70%,表示你对对方本人的兴趣要多于其所说的话。交谈时的表情应与说话对象的身份相匹配。与领导谈话,应当恭敬大方;与群众谈话,应当亲切温和;秉公执法时说话,应当严肃认真;与老人谈话,应表现出对长辈的尊敬;与有资历的人谈话,应当谦虚小心、甘当学生。表情知识表情,即面部表情,是指头部(主要是脸部)各部位对情感
13、体验的反应动作,它与说话内容的配合频率远远高于其他肢体语言。笑与无表情是面部表情的核心,任何其他面部表情都发生在笑与无表情这两级之间。发生在此两级之间的其他面部表情都是这样两类情感活动的表现形式:愉快(喜爱、幸福、快乐、兴奋、激动)和不愉快(愤怒、恐惧、果敢、痛苦、厌弃、蔑视、惊讶)。愉快时,面部肌肉横拉,眉毛轻扬,瞳孔放大,嘴角向上,面孔显短,所谓“眉毛胡子笑成一堆”;不愉快时,面部肌肉纵伸,面孔显长,所谓“拉得像个马脸”。无表情的面孔令人窒息,它将一切感情隐藏起来,叫人不可捉摸,往往比露骨的愤怒更深刻地传达出拒绝的信息。真诚的微笑是社交的通行证,借它向对方表明自己没有敌意。微笑如春风,使人
14、感到温暖、亲切和愉快,它能给谈话带来融洽、平和的气氛。常用面部表情的含义:点头表示同意,摇头表示否定,昂首表示骄傲,低头表示屈服,垂头表示沮丧,侧首表示不服,咬唇表示坚决,撇嘴表示藐视,鼻孔张大表示愤怒,鼻孔朝人表示傲慢,咬牙表示愤怒,神色飞扬表示得意,目瞪口呆表示惊讶,等等。(三)距离适当交谈中,双方之间保持一定的距离是必要的,这样能使交谈轻松自如。交谈的距离应适当,以能听到对方声音为宜。根据美国人类学家的观点,人们在交往中身体的空间距离分以下四种:1.亲密距离又称私人距离,在0.5米以内,多用于情侣或夫妻之间,也可用于父母与子女之间或知心朋友之间。两位成年男子之间一般不采用此距离。2.社交
15、距离社交距离一般在0.51.5米,表现为伸手可以握到对方的手,但不易接触对方的身体,这一距离对讨论个人问题是很合适的。绝对不要把对方逼到墙边,否则他会觉得你要把他囚禁起来,因而会有压迫感。记得给别人留点转身的空间,这意味着他能自由转身离开。3.礼仪距离礼仪距离一般在1.53米,用于较正式的交往关系。该距离主要适用于向交往对象表示特有的敬重,可用于举行会议、仪式等。4.公众距离又称大众距离或者“有距离的距离”。公众距离指大于3米的空间距离,一般适用于演讲者或听众,主要适用于与自己不相识的人共处。(四)遵守惯例1.注意倾听倾听是与交谈过程相伴而行的一个重要环节,也是交谈顺利进行的必要条件。本杰明富
16、兰克林说过:“与人交谈取得成功的秘诀就是多听,永远不要不懂装懂。”在交谈时,务必认真聆听对方的发言,用表情、举止予以配合,从而表达自己的敬意,并为积极融入交谈做充分的准备。切不可追求“独角戏”,对他人发言不闻不问,甚至随意打断对方的发言。倾听的六要素SSmile微笑;OOpen Posture准备注意倾听的姿势;FForward Lean身体前倾;TTone音调;EEye Communication目光交流;NNod点头。合起来就是SOFTEN。2.谨慎插话交谈中不应当随意打断别人的话,要尽量让对方把话说完再发表自己的看法。如确实想要插话,应向对方打招呼:“对不起,我插一句行吗?”但所插之言不
17、可冗长,且不宜提及与谈话内容无关的话题。3.礼貌进退参与别人的谈话之前应先打招呼,征得对方同意后方可加入。有人与自己交谈,应乐于交谈。第三人想参加交谈,应以微笑、握手、点头表示欢迎。不要凑上去旁听别人的谈话,若确实有事需与其中某个人说话,也应等待别人谈完后再提出。谈话中若遇有急事需要离开去处理,应向对方解释并表示歉意。十要1.要热情待人,积极寻找恰当的话题。2.谈话要有波澜,不能平铺直叙。3.要常用肯定语气。4.要以开放之心对待各种信息。5.要掌握语言环境。6.要多听少说。7.要善于控制情绪。8.拒绝他人要坦诚。9.要欢迎朋友批评自己。10.要用“不知道”满足对方的优越感。十忌1.出现争辩时,
18、不要把人逼到山穷水尽的地步。2.不要说大话,故意卖弄。3.不要喋喋不休地诉苦、发牢骚。4.朋友失意时,不要谈自己的得意事。5.不要用训斥的口气。6.不要揭人隐私。7.不要有不礼貌的动作。8.不要只关注一个人。9.不要中途把话题岔开或移开。10.不要滔滔不绝地谈对方生疏、不懂的话题。网络聊天的礼仪“网络礼仪”(netiquette)一词由“网络”(network)和“礼仪”(etiquette)两个词组合而成,也称“网络规则”。网络礼仪是用于规范互联网社交行为的准则,是指在网上交往活动中形成的被赞同的礼节和仪式。1.记住别人的存在互联网给予来自五湖四海的人们一个共同的地方聚集,这是高科技的优点,
19、但往往也使得我们面对电脑荧屏忘了我们是在跟其他人打交道,我们的行为也更容易变得粗劣和无礼。因此,一定要记住人的存在。如果你当面不会说的话,在网上也不要说。2.网上网下行为一致在现实生活中,大多数人都遵纪守法,在网上也应如此。网上的道德和法律与现实生活中的是相同的,不要以为在网上就可以降低道德标准、淡化法律意识。3.入乡随俗同样是网站,不同的论坛有不同的规则。在一个论坛可以做的事情在另一个论坛不一定能做。例如:在聊天室发布传言和在新闻论坛散布传言是不同的。最好的建议:先趴一会儿墙头再发言,这样你就可以知道论坛的气氛和可以接受的限度了。4.尊重别人的时间和精力在提问题之前,应先花些时间去搜索和研究
20、。很有可能同样的问题以前已经被问过多次,现成的答案唾手可得。不要以自我为中心,别人为你寻找答案多多少少需要消耗一定的时间和精力。5.在网上留下好印象因为网络的匿名性质,别人无法从你的外观来判断你,因此你的一言一语就成为别人对你印象的唯一判断依据。如果你对某个方面不是很熟悉,找几本书看看再开口,发帖以前仔细检查语法和措辞,不要故意用挑衅的词语和脏话。6.平心静气地争论争论是正常的现象,不要人身攻击,要以理服人。7.尊重他人的隐私我们都曾经是新手,都会有犯错误的时候。当看到别人写错字、用错词、问了一个低级问题时,不要指责或嘲笑对方,如果真的想给对方建议,最好用电子邮件私下提出。 思考练习1.课下使
21、用不同交谈距离进行交谈并总结其对交谈效果的影响。2.以小组为单位进行练习,小组互评与教师点评相结合评价训练效果。训练一:模拟酒店、航空公司前台的服务场景,注意交谈礼仪的运用。训练二:根据人员分配,以“形象是优质服务的核心”为题开展一场辩论会。模块二电话礼仪在某旅行社实习的秘书小魏第一天上班,被安排在接电话的岗位。由于心情十分激动,第一次遇到外来电话,铃声刚起,她就积极地抓起电话:“喂,你找谁?”第二次接电话时,是对方打错了,小魏一听就告诉对方“你打错了”,然后就挂上了电话。第三次接电话时,小魏在第二遍铃声后拿起听筒,对方没有说明来意就直接要找总经理:“请李总接电话。”小魏很兴奋地说:“李总外出
22、和吉利公司的张老板打保龄球去了。”对方说:“你知道李总的手机号码吗?”小魏热情地帮对方查了号,并在对方的道谢声中说了再见。她觉得自己处理得很好。思考:小魏以上的做法是否有不妥之处?接电话有哪些礼仪和注意事项?如何通过电话礼仪来展现工作人员的素质和企业的形象,给客人留下良好的印象?打电话看似很容易,对着话筒同对方交谈,觉得和当面交谈一样简单,其实不然,打电话大有讲究,可以说是一门学问、一门艺术。随着信息时代的来临,现代人的交往在很大程度上依赖于各式各样的便捷通信工具,电话是当前社会生活中最普及的信息传递工具之一,更是服务行业最重要、使用最频繁的通信工具。然而,工作人员使用电话,不仅是一个信息传递
23、的过程,还体现着工作人员的个人修养和工作态度,进而折射出一个企业的整体形象。因此,每位工作人员在接打电话时都应掌握和运用一定的礼仪规范和技巧。对照下表中一些常见的电话接打习惯,请先回想一下你自己通常是如何做的。问题情境不良表现你的实际表现接听电话时1.电话铃响得令人不耐烦了才拿起听筒。2.对着话筒大声地说:“喂,找谁啊?”3.一边接电话一边嚼口香糖。4.一边和朋友说笑一边接电话。5.遇到需要记录某些重要数据时,总是在手忙脚乱地找纸和笔。拨打电话时1.抓起话筒却不知从何说起,语无伦次。2.使用“超级简略语”,如“我是三院的”。3.挂了电话才发现还有问题没说。4.抓起电话粗声粗气地对对方说:“喂,
24、找一下刘经理。”转达电话时1.抓起话筒向着整个办公室吆喝:“小王,你的电话!”2.态度冷淡地说“陈科长不在”,随即挂断电话。3.让对方稍等,自此不再过问。4.答应替对方转达某事却未告诉对方你的姓名。遇到突发事件时1.对对方说完“这事儿不归我管”就挂断电话。2.接到客户索赔电话,态度冷淡或千方百计为公司产品辩解。3.接到打错了的电话很不高兴地说“打错了”,然后粗暴地挂断电话。4.电话受噪音干扰时,大声地说“喂,喂,喂”,然后挂断电话。一、塑造美好的电话形象电话形象是电话礼仪的主旨所在,指的是人们在使用电话时所留给通话对象及其他在场者的总体印象。一般而言,它是由使用电话时的态度、表情、语言、内容及
25、时间等各个方面组合而成的。不论在工作岗位上还是在日常生活里,一个人的电话形象都体现着其修养和为人处世的风格,并且可以使与其通话者不必会面即可在无形之中对其有所了解,对其为人处世做出大致的判断。其实,电话就像一部测谎仪,通话双方可以从说话人的语调、节奏、停顿和背景声音听到“话外之音”。因此,在日常交往和服务工作中,我们一定要特别注意电话礼仪,维护自己的电话形象。为了塑造良好的电话形象,无论是发话人还是受话人,通话时都要注意通话时机、通话长度、通话态度这三要素,做到声音温和、内容简洁、语言文明、态度谦恭。(一)通话时机通话要选择合适的通话时间,早上7点以前、晚上10点以后,或者在用餐时间,不宜给别
26、人打电话,以免影响别人休息和用餐。按照惯例,通话的最佳时间有两种:一是双方预先约定的时间,二是对方方便的时间。(二)通话长度通话要简短明了,注意通话长度,遵循电话礼仪的“三分钟原则”,即每次通话的时间应控制在三分钟以内;打电话前应把要说的话想清楚,“以短为佳,宁短勿长”;接电话时电话铃响后应遵循“铃响不过三声”的原则马上接听,接听让人久等的电话要向来电者致歉。(三)通话态度通话时态度应当谦和,最好用左手拿起话筒,右手随时准备记录,以端正的姿势面带微笑地与对方通话,见图521。声音要轻柔,要注意语气、语调。接电话要慎用免提,冲着免提电话大声说话是不礼貌的。如果必须使用免提电话,则需征询对方的意见
27、。免提电话只在必要时使用。要认真聆听发话人的谈话和要求,重要内容还要边听边记,并向对方复述一遍。通话中,应礼貌地呼应对方,不要轻易打断对方的讲话。通话时不能吃东西,不要把话筒夹在脖子下,不要抱着电话机随意走动。通话结束时,应礼貌道别。挂电话时,应轻放话筒。二、接打电话的礼仪(一)基本礼仪1.重要的第一声当打电话给某单位时,若一接通就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位也有了较好的印象。通话中,只要稍微注意一下自己的行为,声音清脆、悦耳,吐字清晰,就能给对方留下好的印象。因此,接电话时应有“代表单位形象”的意识。2.要有喜悦的心情打电话时要保持良好的心情
28、,这样对方即使看不见你,也能从你欢快的语调中感受到你的愉悦,从而对你产生好感。由于面部表情会影响声音的变化,因此即使在通话中,也要抱着“对方正看着你”的心态去应对。3.清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势,对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听到的你的声音就是懒散的、无精打采的;若你坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳、充满活力。因此,打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,时刻注意自己的姿势。4.迅速准确地接听现代工作人员业务繁忙,桌上往往会有两三部电话。听到电话铃声,应准确而迅速地拿起听筒,最好在3声之内接听。电话铃响一
29、声大约3秒钟,若长时间无人接电话或让对方久等,都是很不礼貌的。即便电话离自己很远,听到电话铃声后,若附近没有其他人,也应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了5声才拿起话筒,应该先向对方道歉;若电话响了许久,接起电话只是“喂”了一声,对方会十分不满,会给对方留下恶劣的印象。5.简洁完备地记录“5W1H”技巧,即When何时(时间)、Who何人(人员)、Where何地(地点)、What何事(对象)、Why为什么(目的)、How如何进行(方法)。在工作中,这些信息对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,有
30、赖于“5W1H”技巧。6.了解来电目的上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,也不能只说“不在”就把电话挂了。接电话时应尽可能问清事由,避免误事。首先应了解对方来电的目的,如自己无法处理应认真记录下来,委婉地探求对方的来电目的,才能不误事而且能赢得对方的好感。7.养成复述习惯为了防止听错电话内容,一定要当场复述。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等数字内容,务必养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。文字不同,一看便知,但读音相同或极其相近的词语,通电话时极其容易搞错,因此,对容易混淆、难以分辨的词语要加倍注意,放慢速度,逐字清晰地
31、发音。8.挂电话前的礼貌要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出。挂电话时,应由尊者先挂,不可只管自己讲完就挂断电话。(二)拨打电话的礼仪要求打电话是电话礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人,是主动的一方,而接听电话的一方是受话人,是被动的一方。因而在整个通话过程中,拨打电话的人起着支配作用,一定要积极塑造自己的完美电话形象。在打电话时,必须把握通话的时间、内容和分寸,使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。把握好通话时机和通话长度,既能使通话更富有成效,显示通话人的干练,又能显示对通话对象的尊重。反之,如果莽撞地在受话人不便的时间通话,就会造成尴尬的局面,非常不利于双方关系的发展。如果
32、把握不好通话时间,谈话过于冗长,也会引起对方的负面情绪。此外,打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰唆、思维混乱,这样很容易引起受话人的反感。通话内容精炼、简洁是对通话人的基本要求,要做到以下几点:1.预先准备在拨打电话之前,对自己想要说的事情做到心中有数,尽量梳理出清晰的顺序,做好打电话计划表,如下表所示。做好这样的准备后,在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了,同时会给受话人留下高素质的好印象。回想一下自己有多少次和别人通话时出现了疏漏,就明白打电话前几十秒钟的思考有多么重要。另外,还要尽可能在3分钟之内结束通话。实际上,3分钟可讲大约1000个字,相当于两页半稿纸上的内容,
33、按理说是完全够用的。如果一次电话用了5分钟甚至10分钟,那么一定是措辞不当,未抓住要领、突出重点。对方姓名电话号码分机公司名称分部职位通话时间打电话的目的需要提问的问题需要回答的问题需要准备的相关资料日期打电话人结果跟踪备注2.简洁明了电话接通后,发话人对受话人的讲话要务实,在简单的问候之后,应开宗明义、直奔主题,不要讲空洞、啰唆、重复的话,更不要偏离话题、节外生枝或者没话找话。在通话时,最忌讳发话人东拉西扯、思路不清,或者一厢情愿地认为受话人有时间陪自己聊天、共煲“电话粥”。3.表现有礼拨打电话的人在通话的过程中,始终要注意待人以礼,举止和语言都要得体大度,尊重通话对象,并照顾通话环境中其他
34、人的感受。(三)接听电话的礼仪要求接听电话的人虽然处于被动的位置,但是,也不能在礼仪规范上有所松懈。拨打电话过来的人可能是你的上级,可能是合作方,也可能是对你很有帮助的友人,因此在接听电话时,要注意礼貌和得体,不能随随便便。当接听打给自己的电话时,无论对方地位尊卑,都要待人以礼,并做到以下几点:1.及时接听电话铃声响起,要立即停下自己手头的事,尽快接听。不要等铃声响过很久之后,才姗姗来迟或者让小孩子代接电话。一个人是否能及时接听电话,从一个侧面反映出其待人接物的诚恳程度。一般而言,在电话铃声响三遍之前拿起话筒比较合适。“铃声不过三声”是基本礼貌,也是一种体谅拨打电话的人的态度。铃声响起很久不接
35、电话,拨打电话的人也许会以为没有人接而挂断电话。如果接电话不及时,应向对方说:“抱歉,让您久等了。”2.谦和应对在接电话时,首先要问候,然后自报家门,向对方说明自己是谁。向发话人问好,也有向发话人表示打来的电话有人接听的意思。自报家门是为了确认自己是否是发话人真正要通话的对象。在私人住所接听电话时,为了安全起见,可以不必自报家门,或者只向对方确认一下电话号码以确定对方是否找对了人。即使对方拨错了电话,也不要勃然大怒,而要耐心解释。在接听电话时,要聚精会神,认真领会对方的话,而不要心不在焉,甚至把话筒搁在一旁,任凭通话人“自言自语”而不顾。3.分清主次其一,电话铃声一旦响起,接电话就成为最紧急的
36、事情,其他事情都可以先放一边。接听电话时,不要再与旁人交谈或者看文件、吃东西、看电视、听广播等。其二,有时候确实有无法分身的情况,例如自己正在会晤重要的客人或者在会议进行中,不宜与来电话的人深谈。此时可以向来电话的人简单说明原因、表示歉意,并主动约一个双方都方便的时间,由自己主动打电话过去。一般而言,在这种情况下,不应让对方再打过来一次,而应由自己主动打过去,尤其是在对方打长途电话的情况下。约好了下次通话的时间,就要遵守约定按时打过去,并向对方再次表示歉意。其三,如果在接听电话的时候,适逢另一个电话打了进来,切记不要中断通话,而要向来电话的人说明原因,要他不要挂断电话,稍等片刻。去接另一个电话
37、的时候,接通之后也要请对方稍候片刻或者请他过一会儿再打进来,或者自己过一会儿再打过去。等对方理解之后,再继续方才正接听的电话。(四)转达电话的礼仪技巧1.关键字句要清楚工作中经常有这种情况出现:有人打电话找主管,主管却不在办公室。这时,代接电话者态度一定要热情,可用下面的方法明确告诉对方主管不在。(1)告诉对方主管回公司的时间,并询问对方:“要我转达什么吗?”对方可能说出下列几种愿望:稍后再打电话;想尽快与主管通话;请转告主管如果主管暂时不能回公司,则可告诉对方:“主管出差在外,暂时无法联系,如有要紧事,方便的话,可由我负责与主管联系。”(2)当来电者不便告知具体事项时,要留下来电者的姓名、电
38、话、公司的名称。(3)若受来电者委托转告,则应边听对方讲边复述,并按“5W1H”原则认真记录。(4)给主管打电话联系时,应告诉主管来电者的姓名、公司名称、电话号码、打来电话的时间,并与主管一一确认。无论如何,都必须复述对方姓名及所讲事项。通话结束应道别:“我叫,如果主管回来,定会立刻转告。”自报姓名,目的是让对方感到自己很有责任感,办事踏实可靠,让对方放心。2.慎重选择理由如果被指定接电话的人不在,代接电话的人应学会应对各种情况:(1)告诉对方不在办公室时,应注意不要让对方产生不必要的联想,尤其不能告诉对方的出差地点,因为其出差所办之事或许正是不能让对方觉察和知晓的商业秘密。(2)如果遇到领导
39、正在参加重要会议,突然接到紧急电话,怎么办?这时应准确判断、妥当处理。如果领导有约在先,则告知对方:“开会期间,不得打扰。”要想谋求一个两全其美的办法,既不中断会议,又不打扰领导,可写纸条传递给领导,在纸条上写“先生电话找您,接电话(),不接(),请画”。领导一目了然,瞬间即可画好。如此这般,既不会影响会议,领导又能当场定论,是一种很适合的方法。接打电话常用语接听电话:1.您好!这里是公司部(室),请问您找谁?2.我就是,请问您是哪一位?3.请问您有什么事?(有什么能帮您?)4.您放心,我会尽力办好这件事。5.不用谢,这是我们应该做的。6. 同志不在,我可以替您转告吗?(请您稍后再来电话好吗?
40、)7.对不起,这类业务请您向部(室)咨询,他们的号码是(同志不是这个电话号码,他的电话号码是)8.您打错号码了,我是公司部(室)没关系。9.对不起,这个问题请留下您的联系电话,我们会尽快给您答复。拨打电话:1.您好!请问您是单位吗?2.我是公司部(室),请问怎样称呼您?3.请帮我找同志,好吗?4.对不起,我打错电话了,打扰了。(五)应对特殊事件的礼仪技巧1.听不清对方的话语时当对方讲话听不清楚时,进行反问并不失礼,但方法必须得当。如果惊奇地反问“咦”或怀疑地回答“哦”,对方定会觉得无端地招人怀疑、不被信任,从而产生愤怒情绪,连带对你印象不佳。但如果客客气气地反问“对不起,刚才没有听清楚,请再说
41、一遍好吗”,对方定会耐心地重复一遍,丝毫不会生气。2.接到打错了的电话时有一些职员接到打错了的电话时,常常冷冰冰地说:“打错了。”最好能这样告诉对方:“这是公司,您找哪位?”如果自己知道对方所找公司的电话号码,不妨告诉对方,也许对方正是本公司潜在的客户,也可使对方对公司抱有初步好感,说不定就会成为本公司的客户,甚至成为公司的忠诚支持者。3.遇到自己不知道的事时有时候,来电者在电话中一个劲儿地谈自己不知道的事,而且像竹筒倒豆子一样没完没了。受话人碰到这种情况,常常会感到很恐慌,虽然一心企盼着有人能尽快来接电话,将自己救出困境,但往往迷失在对方喋喋不休的陈述中,好长时间都不知对方到底找谁,待电话讲
42、到最后才醒悟过来:“关于事呀!很抱歉,我不清楚,负责人才知道,请稍等,我让他来接电话”。碰到这种情况,应尽快弄清对方的意图。4.接到领导亲友的电话时领导对部下的评价常常会受到其亲友印象的影响。打到公司来的电话,并不局限于工作关系。领导及前辈的亲朋好友,常打来与工作无直接关系的电话。他们对接电话人的印象,会在很大程度上左右领导对接电话人的评价。例如:当接到领导夫人找领导的电话时,由于你忙着赶制文件,时间十分紧迫,根本顾不上寒暄问候,而是直接将电话转给领导就完了。当晚,领导夫人也许就会对领导说:“今天接电话的人,不懂礼貌,真差劲。”简单一句话,便会使领导对你的印象一落千丈。可见,领导及前辈的亲朋好
43、友对下属职员的一言一行非常敏感,期望值很高,应切记时刻严格要求自己。5.接到顾客的索赔电话时索赔的客户也许会牢骚满腹甚至暴跳如雷,如果被索赔方缺乏理智,像对方一样感情用事,以唇枪舌剑回击客户,不但于事无补,反而会使矛盾升级。正确的做法是:处之泰然,洗耳恭听,让客户诉说不满,并耐心等待客户心静气消。其间切勿说“但是”“话虽如此,不过”之类的话进行申辩,应一边肯定顾客话中的合理成分,一边认真琢磨对方发火的根由,找到正确的解决方法,用肺腑之言感动顾客,从而化干戈为玉帛,获得顾客谅解。面对顾客提出的索赔事宜不能解决时,应将索赔内容准确、及时地告诉负责人,请他出面处理。闻听索赔事宜绝不是一件愉快的事,而
44、要求索赔的一方心情同样不舒畅。也许要求索赔的客户还会在电话中说出过激的话,但即使这样,到最后道别时仍应加上一句:“谢谢您打电话来。我们今后一定加倍注意,那样的事绝不会再发生。”这样不仅能稳定对方情绪,而且能让其对公司产生好感。正所谓“精诚所至,金石为开”,对待索赔客户一定要诚恳,用一颗诚挚的心感动客户,以化解怨恨,使之从这次处理得当、令人满意的索赔过程中理解与支持本公司,甚至成为公司产品的支持者。通过对索赔事件的处理,接电话的人也能了解公司的不足之处,并以此为突破口加以改进。三、手机礼仪手机是现代生活中不可缺少的通信工具。如何通过现代化的通信工具来展示素质和文明,是生活和工作中不可忽视的问题。
45、使用手机时要注意以下礼仪:(1)尊重别人。开会请关机(特殊情况可设为震动模式,但不要在会议上接电话),和别人进行面对面会晤或谈话时一般不要接电话。必须接时,应先向对方道歉。随身携带手机,不要让手机长时间在桌上响。在会客、聚会等社交场合,不要沉溺于手机。(2)不要扰人。不要在图书馆、博物馆、影剧院、音乐厅、美术馆、电梯及其他封闭式公众场合使用手机。在公共场合接打电话时声音不要太大,不要进行情绪化交谈。(3)注意安全。在飞机上、加油站、急救室等场所时要关机。(4)放置到位。在公共场合,应将手机放在随身携带的公文包里(最正规)或上衣内袋,也可以放在不起眼的地方,如手边、背后、手袋里。(5)收发短信。
46、在需要将手机调至震动状态或是关机的场合,用手机接收短信也要设定成震动状态,而且不要在别人注视你的时候查看短信。(6)彩铃设置。彩铃确有独特之处,但工作场合最好不要用怪异或格调低下的彩铃,以免影响形象。接电话礼仪测试结合职场中常见的接电话的实际表现,回答“是”或“否”:1.电话一响立即接听或者响过四五声再从容地接起来。是否2.如果不是本部门的电话,就没必要理,免得耽误正常的工作。是否3.如果是其他同事的业务电话,要立即大声喊他来接。是否4.若手头工作实在太忙,可以不接电话或是直接把电话线拔掉。是否5.如果两部电话同时响起来,只能接一部,另一部不用管。是否6.快下班的时候,为了能更好地解答客户咨询
47、,让客户改天再打来。是否7.接客户电话的时候,要注意严格控制时间,牢记“三分钟”原则。是否8.如果电话意外中断,即使知道对方是谁,也不应该主动回打,应等对方打过来。是否9.接到打错的电话不用理会,马上挂掉,不能耽误工作时间。是否10.与客户谈事时,如果手机响了,应避开客户到其他地方接听。是否说明:如果你有两道以上的题回答“否”,说明到了要注意自己电话形象的时候了;如果有四个以上,说明你的电话形象已经到了影响个人和企业形象的地步,改变刻不容缓。 思考练习根据下表设计的情境进行接打电话训练:序号实训内容实训要求评价1情境一:给客户打电话教师设计情境,学生进行模拟2情境二:接到客户的投诉电话3情境三:接到打错的电话4情
