1、一、公文的性质和作用一、公文的性质和作用(一一)指导宣传作用指导宣传作用上级机关通过发布公文布置工作,宣传和贯彻党和国家的路线、方针和政策,统一人们的思想认识,指导下级机关开展各项工作。(二二)行为规范作用行为规范作用国家制定的一些重要的法律、法规一经发布,便成为全社会的行为规范,任何单位和个人不得违反,否则便会受到法律的制裁、行政处分或经济处罚。(三三)协调联系作用协调联系作用公文具有联系公务、解决问题、交流情况、商洽工作、协调关系的作用。(四四)依据凭证作用依据凭证作用公文体现了发文机关的意图,是受文机关开展工作、处理问题的依据和凭证。公文在完成了现行的作用之后,将立卷、归档,归档后的公文
2、是历史活动的真实记载,起着记载、凭证和备查考的作用。二、公文的特点二、公文的特点(一一)政策性政策性公文具有传达、贯彻党和国家的方针政策,处理党政机关公务的重要职能。它体现国家政权机关的指挥意图、行政意向。公文的内容具有鲜明的政治性和政策性,不能由个人意志决定,必须代表国家和人民的根本利益。(二二)权威性权威性公文由法定作者制发,代表一定机关的法定职能。每一份公文都有特定的约束力,受文机关必须严肃对待、认真理解、严格遵照执行。(三三)规范性规范性为了充分发挥公文的效用,条例从公文文种名称到行文关系、从制发程序到文体格式都作了严格规定。所有发文机关必须严格按照规定的程序制发和处理公文,以保证工作
3、的规范化、管理的科学化,以提高工作效率。(四四)时效性时效性公文是为解决现实问题而制发的,要求限期传达执行。公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效,一旦工作完成、问题解决,或新的有关公文制发出来,原公文的效用即告结束。(五五)庄重性庄重性公文要维护其政治性和权威性,就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。公文反映事物要客观实际,表达意见要态度明朗,选词用语要严谨、准确。三、公文的种类三、公文的种类(一一)按公文的适用范围分按公文的适用范围分(1)决议。决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。(2)决定。决定适用于对重要事项作出决策和部署,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定
4、事项。(3)命令(令)。命令适用于公布行政法规和规章,宣布施行重大强制性措施,批准授予和晋升衔级,嘉奖有关单位和人员。(4)公报。公报适用于公布重要决定或者重大事项。(5)公告。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(6)通告。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。(7)意见。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(8)通知。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,以及批转、转发公文。(9)通报。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。(10)报告。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,以及回复上级机关的询问。(11)请示。请示
5、适用于向上级机关请求指示、批准。(12)批复。批复适用于答复下级机关的请示事项。(13)议案。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。(14)函。函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。(15)纪要。纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。(二二)按行文关系分按行文关系分(1)上行文。上行文是指下级机关向所属上级机关的行文,即自下而上的行文。例如,报告、请示等。(2)下行文。下行文是指上级机关对所辖下级机关的行文,即自上而下的行文。例如,命令、决定、批复等。(3)平行文。平行文是指同级机关或者不相隶属机关之间的
6、行文。函是最常用的平行文。(三三)按公文的来源划分按公文的来源划分(1)收文。收文是指从外单位发送来,由本单位收进的公文。(2)发文。发文是指本单位发送给外单位的公文。(3)内部公文。内部公文是指本单位内部使用的公文。(四四)按公文的秘密性质和阅读范围分按公文的秘密性质和阅读范围分1.公开文2.内部文3.秘密文(五五)按公文办理时限划分按公文办理时限划分1.紧急公文2.常规公文四、公文的格式四、公文的格式(一一)版头部分版头部分1.1.份号份号份号即公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。2.2.密级和保密期限密级和保密期限密级和保密期限即公文的秘密等级和保密的期限。3.3.紧急程度紧急程
7、度紧急程度即公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。4.4.发文机关标志发文机关标志发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独使用主办机关名称。5.5.发文字号发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。6.6.签发人签发人上行文应当标注签发人姓名。签发人是指签发该公文领导人的姓名。7.7.分隔线分隔线发文字号之下4 mm处居中印一条与版心
8、等宽的红色分隔线,其作用是将版头部分与主体部分分开。(二二)主体部分主体部分1.1.标题标题标题由发文机关名称、事由和文种组成。2.2.主送机关主送机关3.3.正文正文正文是公文的主体,用来表述公文的内容。4.4.附件说明附件说明附件说明指公文附件的顺序号和名称。5.5.发文机关署名和成文日期发文机关署名和成文日期6.6.印章印章公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。7.7.附注附注附注是公文印发、传达范围等需要说明的事项。8.8.附件附件附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。(三三)版记部分版记部分版记部分由抄送
9、机关、印发机关和印发日期、页码等组成。1.1.抄送机关抄送机关抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。2.2.印发机关和印发日期印发机关和印发日期印发机关和印发日期指公文的送印机关和送印日期。3.3.页码页码五、公文正文的写法五、公文正文的写法(一一)公文开头的写法公文开头的写法公文开头必须开门见山,一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。开头要文笔简练,一般只有一个自然段。1.根据式开头2.目的式开头3.叙述式开头4.结论式开头(二二)公文主体的写法公文主体的写法公文主体部分的结构方式有两种基本形态:一种是并列式;一种是
10、递进式。开头通常是总述或总论,它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论,或呈现并列形态,或呈现递进形态。1.1.并列式并列式2.2.递进式递进式(三三)公文结尾的写法公文结尾的写法公文结尾必须明确提出结论性的意见、请求或执行要求,一般不能用象征、隐喻、暗示的写作方法。公文结尾的具体写法如下:1.1.总结式结尾总结式结尾在结尾处用简洁的语言进行画龙点睛式的概括归纳,也就是对全文内容进行总结。2.2.希望式结尾希望式结尾希望式结尾是指在结尾处提出希望、号召。3.3.说明式结尾说明式结尾说明式结尾是指在结尾处对与文章内容有关的事项或问题进行交代说明。4.4.套语式结尾套语式结尾套语式结尾是指用固定
11、的套语结尾。5.5.自然式结尾自然式结尾公文也可采用自然式结尾的方法,即主体部分内容表达完毕就结束。一、公告一、公告(一一)公告的含义公告的含义公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。它包含两方面的内容:一是向国内外宣布重要事项,公布依据政策、法令采取的重大行动等;二是向国内外宣布法定事项,公布依据法律规定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。如果发布公告的时限较紧急,就通过广播、电视、报刊等迅速发出。(二二)公告的特点公告的特点1.1.发布内容的重要性发布内容的重要性2.2.发布范围的广泛性发布范围的广泛性3.3.发布机关的限制性发布机关的限制性(三三)公告的写法公告的写法公告由标题、正
12、文、签署发文机关和日期三部分组成。1.1.标题标题公告的标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。2.2.正文正文公告的正文通常由公告背景、缘由、公告事项和结语组成。公告背景、缘由部分简要交代公告事件的根据和发布公告的原因。有的公告省略缘由,直接写公告事项。公告事项部分的内容如属纯知照性的,只需写明事实即可;如属对被告知一方有所要求的公告,要在正文中写明有关要求;如内容较多,要分条款写作。正文结束时,一般用“现予公告”、“特此公告”等结束语。3.3.签署发文机关和日期签署发文机关和日期在正文右下方署上发文机关的名称和日期。如公告标题已写发文机关,有时可将签署中的发文机关省略,如在报纸上登载则常
13、省略落款。有的公告将成文日期在标题之下标示。(四四)公告的写作要求公告的写作要求(1)(1)公告是告知重大事项或法定事项时使用的公文公告是告知重大事项或法定事项时使用的公文,行文朴实、庄重行文朴实、庄重,内容鲜明、准确。内容鲜明、准确。(2)(2)发文机关名称一般要用全称发文机关名称一般要用全称,属几个机关共同发文的属几个机关共同发文的,可用习惯的简称。可用习惯的简称。(3)(3)正文不能写得冗长正文不能写得冗长,如交代事件根据如交代事件根据,无须阐述事件的意义和描写事件的情节。无须阐述事件的意义和描写事件的情节。二、通告二、通告(一一)通告的含义通告的含义通告适用于公布社会各有关方面应当遵守
14、或者周知的事项。通告在一定的范围内面向社会各有关方面公开发布,是各级机关、团体常用的具有一定约束力和知照性的下行文。(二二)通告的特点通告的特点1.1.制约性制约性通告所告知的事项常作为各有关方面行为的准则或对某些具体活动的约束限制,具有行政约束力甚至法律效力,要求被告知者遵守执行。2.2.广泛性广泛性通告的内容很广泛,其内容涉及社会生活各方面;通告的使用单位很广泛,只要业务需要,各级机关和企业、事业单位及社会团体都可以在自己管辖范围内向公众告知有关事项;通告的适用范围也很广泛,不仅在机关单位内部公布,而且可以向社会公布;通告的发布方式多样,可通过报刊、广播、电视公布,也可以张贴和发文,以使通
15、告内容广为人知。3.3.通俗性通俗性通告要达到让公众遵守和周知的目的,要求语言通俗易懂。虽然通告常用于水电、交通、金水电、交通、金融、公安、税务、海关融、公安、税务、海关等主管业务部门公布有关工作事宜,内容带有专业性、事务性,行文要使用专业术语,但也要尽量做到语言明确、通俗。(三三)通告的种类通告的种类1.1.制约性通告制约性通告向有关单位和人员公布国家有关政策、法规或要求遵守的约束事项,告知对象必须严格遵照执行。为确保某一事项的执行与处理,通告可提出具体规定,以要求相关单位与个人遵守,如公安部关于奥运期间停止向赛区城市运输危险物品和危险废物的通告。2.2.知照性通告知照性通告有关业务主管部门
16、向公众传达告知的业务性、事务性事项,不具有强制性,仅供人们知晓。例如,供电局公布停电的通告、交通局公布公交车改线路的通告等。(四四)通告的写法通告的写法1.1.标题标题完整的标题由发文机关、事由和文种组成,如市人民政府关于加强主城区燃放市人民政府关于加强主城区燃放烟花爆竹管理的通告烟花爆竹管理的通告。有的标题省略发文机关或事由,有的用于内部张贴的通告标题只有“通告”二字。2.2.正文正文通告的正文由缘由、事项、结尾三部分构成。缘由部分写明发布通告的理由或依据。为增强通告的法律效力,常要说明通告的法律依据或职权依据。通告一般用特定句式引出通告的事项,如运用“为了,特通告如下”或“根据,特作如下通
17、告”等句子领起下文。通告事项是全文的核心部分,包括周知事项和执行要求。如果内容较多,可采用分条列项的方法。这部分内容要做到明确具体,需清楚说明受文对象应执行的事项。结尾部分用“特此通告特此通告”或“本通告自发布之日起实施通告自发布之日起实施”等句子表述,也可在事项内容表述完毕后自然结尾。3.3.落款落款标题已有发布单位的,落款部分可省略;标题没有发布单位的,落款要注明发布单位并注明发布通告的时间。一、通知一、通知(一一)通知的含义通知的含义通知在公文中使用频率最高、适应性最广。党政机关公文处理工作条例规定,通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和
18、需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”。(二二)通知的特点通知的特点1.1.告知性告知性通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件,让受文对象知道或执行,要求受文对象按发文机关的意图办事。2.2.广泛性广泛性通知的应用极为广泛。下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见、任免干部、决定具体问题,都可以用通知。3.3.时效性时效性通知对时效性有严格的要求,它所传达的事项往往要求受文者及时知晓并在规定的时间内迅速办理。(三三)通知的种类通知的种类1.1.指示性通知指示性通知指示性通知用于上级机关需要对下级机关就某一事项作出具体规定,或就某一问题作出具体指示。例如,国务院办公厅关于切实做好
19、春季防火工作的国务院办公厅关于切实做好春季防火工作的紧急通知紧急通知是国务院对春季防火工作作出指示,传达要求下级机关办理有关事项的通知。2.2.发布性通知发布性通知发布性通知用于颁布行政法规、印发本机关的规章等。例如,国务院关国务院关于印发全国资源型城市可持续发展规划于印发全国资源型城市可持续发展规划(20132020(20132020年年)的通知的通知,除这类法规性文件外,被发布的文件一般不加书名号。3.3.批转性通知批转性通知批转性通知用于批转下级机关的公文。如国务院批转公安部关于推进小国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知城镇户籍管理制度改革意见的通知,公安部对当前小城
20、镇户籍管理制度提出了改革意见并上报国务院,国务院表示同意,批示并转发各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构,要求结合实际贯彻执行。4.4.转发性通知转发性通知转发性通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。如国务院国务院办公厅转发财政部关于调整和完善县级基本财力保障机制意见的通办公厅转发财政部关于调整和完善县级基本财力保障机制意见的通知知,财政部对调整和完善县级基本财力保障机制提出意见,由国务院办公厅转发各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构,要求结合实际贯彻执行。5.5.知照性通知知照性通知知照性通知用于安排一般性具体事务。为了便于工作,有必要将某些事项和信息
21、传达、告知有关单位和人员。这类通知只起告知作用,如设置机构通知、启用印章通知、会议通知和布置具体工作通知等。6.6.任免通知任免通知任免通知用于上级任免下级的领导人或上级的有关人事任免需要下级或平级知晓,如市人民政府关于市人民政府关于等等8 8名同志职务任免的名同志职务任免的通知通知。(四四)通知的写法通知的写法1.1.标题标题通知的标题格式与其他公文文种的标题格式相同,由制发机关、事由和文种三部分组成。2.2.主送机关主送机关所有通知必须有主送机关,以指定通知的承办、执行和应当知晓的受文机关。3.3.正文正文正文一般由缘由和目的、通知事项、执行要求缘由和目的、通知事项、执行要求三部分构成。通
22、知的缘由和目的是通知正文的导语,要交代清楚为什么制发该通知,一般应写得简洁、明了。过渡语往往用“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“现就有关问题通知如下”、“特作如下紧急通知”等。通知的主体部分写明通知事项。通知事项一般分条列项写明,使事项条目分明。通知的结尾可用习惯用语“特此通知”。4.4.落款落款在正文右下方写明发文机关名称,如标题中已标明发文机关,落款时可以省略,直接写成文日期。(五五)通知的写作要求通知的写作要求1.1.指示性通知指示性通知指示性通知的正文包括提出指示的根据、指示事项和指示要求等。2.2.发布性通知发布性通知发布性通知的正文包括两层内容:一是发布的法规或规章名称;
23、二是提出贯彻执行的希望和要求。3.3.批转、转发性通知批转、转发性通知批转、转发性通知的标题比较特殊,完整的标题包括批转或转发机关、原发文机关、事由、文种四要素。事由就是被批转或转发的文件名称。正文一般包括批语、转发语、批转或转发公文的意义和执行要求。4.4.知照性通知知照性通知知照性通知的正文一般包括发文缘由、通知事项、执行要求三部分。通知事项要写得具体明白。5.5.任免性通知任免性通知任免性通知的标题一般包括发文单位、事由、文种。事由部分写明任免人员的姓名,如果同时任免多人,写出一个人的姓名,后加“等同志”予以概括。二通报二通报(一一)通报的含义通报的含义通报是适用于表彰先进、批评错误、传
24、达重要精神或者情况的公文。其作用是交流经验、吸取教训、沟通情况,以及推动工作的进一步开展。(二二)通报的特点通报的特点1.1.教育性教育性通报具有教育意义,让人们知晓通报内容之后,从中接受先进思想的教育,或警戒错误,引起注意,接受教训。通报的时效性很强,因为通报的内容都是新发生的事件和情况,越及时通报,其指导现实的教育作用越大。2.2.严肃性严肃性通报要实事求是,要用事实说话,通报的事件、情况不能有差错,而且要严肃慎重表明处理意见,因为通报意见直接涉及具体单位或个人。3.3.典型性典型性通报要选择典型事件。只有选择能够指导现实、推动工作、纠正过错的典型事例,才能达到教育的目的。(三三)通报的种
25、类通报的种类1.1.表彰性通报表彰性通报表彰性通报用于表彰先进个人或先进集体。这类通报,着重介绍人物或集体的先进事迹,树立榜样,总结成功经验。2.2.批评性通报批评性通报批评性通报用于批评某人或某单位的错误行为,通报事故,总结教训,引以为戒。3.3.情况通报情况通报情况通报用于上级机关向所属单位传达情况、沟通信息。(三三)通报的种类通报的种类1.1.标题标题通报的标题一般用完整标题,由发文机关、事由和文种三部分组成,有时可省略发文机关。2.2.主送机关主送机关通报的主送机关一般为直属下级机关,或需要了解通报内容的不相隶属的单位。3.3.正文正文通报的正文一般由三部分构成:导语、主体和结尾。导语
26、写通报的目的或缘由,通报主体写通报的具体内容,结尾写通报要求。4.4.落款落款在通报正文右下方标注发文机关,如标题中已写发文机关,落款处可省略,只写明成文日期即可。(五五)通报的写作要求通报的写作要求1.1.表彰性通报表彰性通报表彰性通报的正文先写通报事项,用概括的语言叙述先进事迹或先进经验。在评价典型意义的基础上,写明对先进个人或集体作出的表彰决定。最后写通报的希望和要求,提出向先进人物或先进经验学习的要求。2.2.批评性通报批评性通报批评性通报的正文先写通报缘由,叙述通报事件。接着分析所批评事件产生的后果,评价所批评事件的性质。最后提出通报要求,对批评对象作出处理意见,根据通报的情况表明发
27、文机关的态度并提出引以为戒的要求。3.3.情况通报情况通报通报正文写通报情况,对主要情节进行客观叙述,把人物、时间、地点、事件、结果写清楚。接着分析情况,即事情发生后的处理情况。最后要写明发文机关的意见和要求,可以在对客观事实进行分析的基础上提出要求。一、报告一、报告(一一)报告的含义报告的含义报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,以及答复上级机关的询问。(二二)报告的特点报告的特点1.1.呈报性呈报性2.2.实践性实践性3.3.概括性概括性(三三)报告的种类报告的种类1.1.工作报告工作报告工作报告是指汇报工作的报告,包括就本地区、本单位的各项工作所写的综合性报告和针对某一项工作、某一问题
28、、某一事件所写的专题性报告。2.2.情况报告情况报告情况报告是指反映情况的报告。情况报告的内容一般是工作中发生的重大事件、意外事故,或带有倾向性的新问题、新现象、新动向等。这种报告主要用于对突发性事件或非正常情况的反映,写作要及时,以便上级部门及时了解新情况和新问题。3.3.答复报告答复报告答复报告是指答复上级机关询问事项的报告。这种报告内容较为单一,应体现针对性,不能答非所问。上级询问什么就回答什么,有问必答,表述明确具体。4.4.报送报告报送报告报送报告是向上级报送文件、材料或物件时所附加的说明性报告。这种报告比较简单,篇幅也短小,一般只要写明报送物件、材料的名称和数量即可(四四)报告的写
29、法报告的写法1.1.标题标题完整式标题是指发文机关、事由、文种三要素俱全,如分公司关于开展产品质量月活动的报告。有的标题详细地标明报告的性质如“工作报告”、“情况报告”、“事故报告”之类。2.2.主送机关主送机关顶格写明受文机关全称或规范化的简称。3.3.正文正文报告正文的基本内容一般由以下三部分构成:(1)(1)报告缘由。报告缘由。开头说明报告的目的、原因、依据等,要求写得简明扼要。(2)(2)报告内容。报告内容。不同类型的工作报告,在内容上各有侧重点。报告内容较多时,可按事情的发展脉络、处理问题的由浅入深,以纵式结构安排材料;也可按情况、经验、教训或问题的方方面面,以并列的横式结构安排材料
30、,可以分条列项,使层次清晰、段落分明。(3)(3)报告结语。报告结语。一般以“特此报告”、“以上报告请审阅”等习惯语结束,也可不写结语。4.4.落款落款落款包括发文单位和成文日期,并要加盖单位公章。标题已有发文单位的,此处亦可省略。(五五)报告的写作要求报告的写作要求1.1.工作报告的写作要求工作报告的写作要求工作报告的正文一般由工作基本情况、工作主要成绩、工作经验和体会、存在的问题等部分构成。2.2.情况报告的写作要求情况报告的写作要求情况报告的正文一般由“陈述情况或问题”、“分析原因和责任”、“提出处理意见和要求”等内容构成。3.3.答复报告的写作要求答复报告的写作要求答复报告的正文由报告
31、的依据、答复事项两部分构成。二、请示二、请示(一一)请示的含义请示的含义请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是上行公文,具有强制回复的性质。写作请示必须一文一事,如果一文多事,会导致受文机关无法批复。(二二)请示的类型请示的类型1.1.请求指示的请示请求指示的请示工作中遇到某些问题或者出现新情况,缺乏明确的政策规定和文件依据;某项工作需要上级裁定,需要请求上级机关给予明确指示;执行上级机关有关政策规章时发现其不够明确,需要上级机关做出明确解释。这类请示一般涉及政策上、认识上的问题,如关于燃油助力车属性问题的请示。2.2.请求批准的请示请求批准的请示工作中出现了无权自行处理和解决的问题,需要
32、上级机关批准;工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难或问题,需要上级机关协调和帮助;工作中出现了具体困难和实际问题,需要上级机关帮助解决。这类请示一般涉及人事、财物、机构等方面的具体问题,如关于在省通乡油路工程中采用整齐块体弹石路面代替沥青路面的请示。3.3.请求批转的请示请求批转的请示对本部门的全局性或普遍性问题提出了解决办法,请求上级部门机关批转各单位执行。(三三)请示的特点请示的特点1.1.请示事项的单一性请示事项的单一性请示必须一文一事,每份请示只能提出一个事项,解决一个问题,这样才有利于上级批复,使问题得以解决。2.2.请示时间的超前性请示时间的超前性请示必须在事前行文,
33、得到上级的答复和批准后才能办理有关事项。3.3.请示结果的反馈性请示结果的反馈性请示需要等待上级的批复,请示所涉及的问题一般比较紧迫,没有批复,下级机关也就无法工作。上级机关必须及时地、有针对性地对下级的请示给以批复。(四四)请示与报告的区别请示与报告的区别1.1.行文目的和作用不同行文目的和作用不同请示是请求性的上行公文,主要是通过上级的决策意见,明确工作中需要处理而又无权或无法解决的问题。报告是陈述性的上行公文,重在汇报工作、反映情况、提出建议。2.2.行文时限不同行文时限不同请示必须在事前行文,而报告既可在事前行文,也可在工作进行中或事后行文。3.3.内容和结构不同内容和结构不同请示的内
34、容单一,请示理由必须充分,请求事项必须明确具体。而报告的内容既可以是单一的,也可以是多方面的。报告和请示必须分开使用,报告中不能写请示事项。(五五)请示的写法请示的写法请示由标题、主送机关、正文和落款几部分构成。1.1.标题标题请示的完整式标题由发文机关、事由和文种构成,如分公司关于购买多功能一体机的请示。2.2.主送机关主送机关请示一般不直接主送领导个人,一般不越级请示,如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时,要同时抄送越过的机关。3.3.正文正文正文包括请示缘由、请示事项和请示结语三部分。(1)(1)请示缘由。请示缘由。(2)(2)请示事项。请示事项。(3)(3)请示结语。请示结语。4.4
35、.落款落款在正文右下方标注发文单位名称和成文日期,并加盖公章。若标题已有发文机关名称,此处可省略,只写明成文日期。三、批复三、批复(一一)批复的含义批复的含义批复适用于答复下级机关的请示事项,是上级机关答复下级机关请示事项的一种公文。(二二)批复的特点批复的特点1.1.针对性针对性2.2.指导性指导性3.3.及时性及时性(三三)批复的类型批复的类型根据批复内容,可将其分为指示性批复和审批性批复两大类。(1)(1)指示性批复指示性批复:是指针对下级机关涉及政策及认识上的问题,上级机关给予明确指示的批复。(2)(2)审批性批复审批性批复:是指针对下级机关涉及人事、财物、机构等方面的具体问题,上级机
36、关进行审批后作出明确答复的批复。(四四)批复的写法批复的写法1.1.标题标题批复的完整式标题由发文机关、表态语、请示单位、请示事项和文种等要素构成。2.2.主送机关主送机关批复的主送机关是直属下级机关,即来文的请示机关。3.3.正文正文(1)批复引语。(2)批复意见。(3)结束语。4.4.落款落款在正文右下方标注批复单位名称和成文日期,并加盖公章。若标题已有批复单位名称,此处可省略,只写成文日期。一、函一、函(一一)函的含义函的含义函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。函是公务文书中的平行文。不相隶属机关之间不论级别高低,不存在职权上的领导与被领导关系,它们
37、之间的行文只能用函。(二二)函的特点函的特点函主要有以下两个特点:1.1.行文方向灵活行文方向灵活2.2.适用范围广泛适用范围广泛(三三)函的种类函的种类1.1.按行文方向划分按行文方向划分按行文方向划分,函可分为去函和复函两类。去函也叫来函,是发文单位主动发出的函;复函是针对来函进行答复的函。2.2.按发函对象与内容划分按发函对象与内容划分按发函对象与内容划分,函可分为商洽函、询问函、请批函、答复函四类。3.3.按文面规格划分按文面规格划分按文面规格划分,函可分为公函和便函。公函严格要求按照公文格式写作,按公文要求进行规范化处理。便函写法较自由,格式灵活,不列入正式文件范围。(四四)函的写法
38、函的写法1.1.标题标题完整式标题包括发文机关、事由、文种三个要素。例如:人民政府关于商请主办第届中国东西部合作与投资贸易洽谈会的函。2.2.主送机关主送机关函的主送机关是指需要商洽工作、询问情况或答复事项等的有关机关,应写全称或者规范化的简称。3.3.正文正文正文是函的主体部分,一般由发函缘由和具体事项组成。去函的正文一般包括两部分内容:第一部分陈述商洽、请求、询问有关事项的背景和缘由;第二部分写明具体事项和要求。正文内容要求明确具体、简短扼要、语气谦和。4.4.落款落款发函单位、日期写在正文尾部右下方。(五五)函的写作要求函的写作要求1.1.商洽函商洽函机关、单位之间商洽工作、联系事项用商
39、洽函。这种函的正文多分为缘由、事项、结尾三部分。2.2.询问函询问函询问函适用于平级和不相隶属的机关和单位之间询问问题、征求意见。写作询问函,应清楚地陈述询问事项,以便对方回复。3.3.请批函请批函请批函是机关、单位涉及业务工作,向没有隶属关系的业务主管部门制发的请求批准的函。请批函要求写明请批的事项和理由。4.4.答复函答复函答复函也称复函,它具有明确的针对性,即针对询问函而作的答复。复函的正文由引述语和答复意见两部分组成。引述语就是引述来函的标题、来函时间和发文字号。答复意见是针对来函事项予以答复,表明态度。二、纪要二、纪要(一一)纪要的含义纪要的含义纪要是根据会议情况、会议文件和其他会议
40、资料整理会议要点,用于贯彻会议精神、扩大会议影响、推动有关工作,要求与会单位共同遵守、执行的一种公文。(二二)纪要的特点纪要的特点1.1.纪实性纪实性纪要必须如实反映会议基本情况和会议精神,注重客观准确,不能把没有经过会议讨论的内容写进会议纪要。2.2.提要性提要性纪要必须紧密结合会议主题,对会议内容和议定的事项进行概括和提炼,反映会议的主要精神和重要结论。3.3.指导性指导性纪要一经成文下发,就起到沟通情况、统一认识和指导工作的作用,要求有关单位和人员贯彻落实会议精神,具有指导意义和约束作用。(三三)纪要的种类纪要的种类1.根据会议的性质和内容划分工作会议纪要 专题会议纪要2.根据会议纪要的写法划分摘要式会议纪要 综合式会议纪要(四四)纪要的写法纪要的写法1.1.标题标题完整式的纪要标题包括发文机关、会议名称、文种三个要素,一般可以省略介词“关于”二字,如广告公司销售会议纪要。2.2.正文正文(1)(1)会议概况。会议概况。(2)(2)会议内容。会议内容。一是综合叙述式。二是摘要记录式。(3)(3)结语。结语。结尾一般可对与会者提出要求和希望,或发出号召,也可以自然结尾。3.3.落款落款落款写明发文单位和成文日期即可。若标题中已有发文单位,落款处可省略。成文日期有时也可以写在标题下一行的居中位置。
