1、【内容提要】机关管理作为行政系统内部组织管理活动的重要的组成部分，属于管理技术的，即狭义行政管理研究的范畴。机关管理在本质上与政府对社会实施管理的行政职能活动有很大的区别。但是同样为保证政府行政目标的实现发挥着不可或缺的作用。一般来说，机关是指行政系统处理自身事务的部门、固定机构，及其所处的环境、处所办公地点等。所以对于机关的管理为政府部门职能的实现提供组织、环境、条件等的保障。因此长期以来受到了政府部门和学术界的关注。我国行政学界从改革开放后恢复行政管理学的研究之时起，也开始了有关机关管理方面的探索，并将它作为行政管理学的一个重要研究领域给予高度重视。基于机关管理的重要性，本章通过对机关观的
2、含义、作用和究竟如何去管理的详细描述，来对机关管理有一个认识。第九章 机关管理第一节 机关管理概述一、机关管理的含义二、机关管理的作用三、机关管理的环境和条件第二节 机关管理的主要内容一、秘书工作二、会议管理三、文书、档案和印信管理第三节 机关后勤事务管理工作性质与特点一、机关后勤事务管理的重要性二、机关后勤事务管理的主要内容三、传统机关后勤服务的一般特点四、当前机关后勤管理与服务改革的必要性第四节 机关后勤事务管理与服务改革历程及实践一、机关后勤事务管理与服务改革历程二、机关后勤事务管理与服务改革的成效及现状三、机关后勤事务管理与服务改革的方向和目标四、进一步推进机关后勤事务管理与服务改革的
3、具体建议一、机关管理的含义一、机关管理的含义 根据机关的分类，机关管理也包括广义和狭义的内容。广义的机关管理就是利用科学方法、有计划、有效率、有技术的规划、管制、联系、协调和运用机关的组织、人员、经费和物材，做适时、适地、适人和适事的处理，以便提高行政效率，发展机关业务，完成机关的使命。狭义的机关管理内容指的是机关本身办公地点的管理，具体内容有合理的安排机关的办公处所，配置合适的设备，保持优美的工作环境，系统的处理公文和案卷等，此外，还包括对行政单位内的综合性的日常事务、规章制度和工作秩序等所进行的管理活动。二、机关管理的作用 机关管理的主要作用体现在办公厅（室）的综合地位上，在整个行政组织中
4、，其作用具体表现在：（一）辅助决策，提高决策水平（二）塑造机关整体风貌，对外形成良好沟通。（三）直接改进工作，提高行政效率。（四）保证后勤服务，促进完成行政管理任务。三、机关管理的环境和条件（一）机关环境内容及其制约因素（二）机关硬环境建设 机关环境硬环境又称为物理条件，内容非常广泛，主要包括绿化环境、空气环境、光线环境、颜色环境、声音环境、安全环境等。（三）软环境建设除了上面论述的硬环境，办公环境的软环境也对机关工作效率的提高产生重要的影响，软环境的建设有时比硬环境的建设显得更为重要。主要包括人际环境、气氛环境、工作作风等。（四）办公室的布置 （五）办公设备和用品的管理一、秘书工作一、秘书工
5、作（一）秘书的地位和作用1、秘书与行政机关秘书秘书是指以全面处理信息和实物的方式直接辅助领导者实施管理的人员。秘书服务的根本对象是领导者。机关秘书职责一般地说主要有行政秘书、机要秘书、生活秘书、专业秘书。尽管他们统称为秘书，有共性职责，但是亦有细微的差别。2、秘书工作的内容秘书的事务工作，是相对于领导者的政务工作而言的，即秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。一般认为，秘书的事务工作主要包括以下内容:日常事务(办公室事务、通讯事务、值班事务、日程安排事务、印章管理与使用)、保密工作、接待事务、会议事务、信访事务、调查研究、拟写文稿、文书档案事务等。3、秘书的地位和作用 （1）秘书
6、服务的根本对象是领导者。（2）秘书活动的基本方式是处理信息和事务。（3）秘书活动的根本性质是辅助性。（二）秘书的职能秘书人员和秘书机构的职能可以概括为四点，那就是辅助决策、协调关系、处理信息、办理事务。二、会议管理（一）会议的产生（二）会议的含义对会议的严格定义应该是：某一社会群体为解决某一问题而吸收有关人员进行讨论、商议或表决的一种组织形式。它是人类社会一种有组织的正式活动形式。（三）会议的种类（四）会议的作用和局限性1、会议的作用（1）会议是组织存在的表现（2）会议是领导活动（决策）的有效手段（3）会议是发扬民主、统一思想的表现方式（4）会议是群体沟通、集思广益的渠道 2、会议的局限性（五
7、）提高会议的效率1、会议失败的原因除了会议本身具备的局限性外，在具体开会时，还存在一些因素导致会议失败，具体的原因有：（1）掌控不力。（2）缺乏筹划。（3）不重视会议。（4）拙劣的环境。（5）不必要的会议。2、会议的成本会议成本和会议效益之间一般会出现如下三种情况：一是会议成本会议效益。二是会议成本=会议效益。三是会议成本会议效益。3、控制会议成本的途径（）会议内容控制（）会议规模控制（）地点控制（）时间控制（）经费控制三、文书、档案和印信管理（一）文书的来源1、文书的概念文书，即人们在社会实践中，以文字的方式，在一定的书写材料上表达思想意图、交流社会信息、处理问题的一种书面纪录。他有两种类型
8、：一是公务文书;二是私人文书。机关文书主要指的是公文文书。2、机关文书管理与服务的地位 (1)机关文书管理与服务是实现管理职能的必要前提。(2)文书处理是国家档案事业的基础。3、机关文书的管理要遵循准确、迅速、时效和保密的原则要求，严格按制度办事。主要做到三个方面:(1)切实保证收文制度的有序进行。(2)认真做好行政机关的发文工作。(3)搞好立卷和归档工作。（二）机关档案管理1、档案管理的含义与作用。档案，是指具有查考使用价值，经过立卷归档保存起来的各种形式的材料，包括电文、会议记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模图表、音像资料等。档案在机关管理中具有重要作用，主要表现在两个方
9、面:(1)决策参考作用。(2)历史见证作用。2、档案管理的主要内容及工作环节。机关档案管理的主要内容有:(1)指导、监督各文书部门或业务部门的归档工作;(2)按照档案工作管理的原则和方法，收藏、保管并开展档案的提供利用工作;(3)按规定将具有长远保存价值的档案向档案馆移交;等等。机关档案工作的具体内容一般说来包括档案的收集、整理、鉴定、保管、提供利用和统计六个方面。（三）印信管理印信工作是指单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书日常工作范围。公章是单位职责权力的象征，介绍信是证明本单位员工的身份，介绍联系公务之用。秘书人员必须熟悉和掌握有关印信管理的要求认真对待这项工作。1、公章的性质
10、 一是法定性。二是权威性。三是效用性。2、公章的种类公章的种类，按性质分，有单位印章、领导人印章(含签名章)、业务专用章(如财务专用章、收发文用章)等。3、公章的式样 公章的式样是由公章的质料、形状、印文、印文的排列、图案和尺寸构成的。4、公章的刻制、颁发和启用 5、公章的保管和使用 6、公章的停用与销毁 7、介绍信的使用和保管一、机关后勤事务管理的重要性二、机关后勤事务管理的主要内容机关后勤事务管理是指本单位的物资和日常生活事务的管理，任务是为保障机关正常运转提供良好的工作和生活条件。后勤事务管理涉及的范围十分广泛，包括公用设施、生活福利、美化保洁的规划建设、组织、供应、分配、维修、保养等。
11、三、传统机关后勤服务的一般特点第一，机关单位单独设立后勤。第二，行使事业性职能。第三，按照行政计划和行政命令开展后勤服务工作。第四，国家根据机关工作和生活服务的需要安排后勤服务资金，保证机关工作的正常运行，有效行使自己的职能。第五，后勤机构按照机关的需要或要求开展工作。第六，后勤单位面临的是提高管理水平、服务质量和技术进步等方面的问题，不存在生存和发展问题，因而不必考虑经济效益。四、当前机关后勤管理与服务改革的必要性一、机关后勤事务管理与服务改革历程 1、机关后勤改革探索的初始阶段（1978年至1983年）2、机关后勤改革的逐步推进阶段（1983年至1988年）3、机关后勤改革全面展开阶段（1989年至1997年）4、机关后勤改革进入攻坚和法制化建设阶段（1997年至今）二、机关后勤事务管理与服务改革的成效及现状三、机关后勤事务管理与服务改革的方向和目标我国机关后勤服务机构的建设基本上都是本着“自给自足、财政供养、各立门户”的原则进行的，大机关大后勤，小机关小后勤。四、进一步推进机关后勤事务管理与服务改革的具体建议规范职能，理顺关系，实行后勤行政管理职能和服务职能分开。建立和完善机关与后勤服务单位之间的核算制度。（三）以转换机制为重点，加强机关后勤服务机构的建设。（四）推动机关后勤服务单位间的联合。
