1、第3章总账系统应用技术3.3 日常账务处理 教学目标：了解凭证的填制、修改、审核、输出与管理等操作流程，掌握填制凭证、修改凭证的操作方法。知识点：凭证产生的途径、凭证的输入方式、凭证管理的操作流程以及记账凭证的内容和填制要求。能力点：填制凭证技术 凭证修改方法第3章总账系统应用技术3.3 日常账务处理 总账系统初始设置完成后，就可以开展日常账务处理工作了。日常账务处日常账务处理的任务是根据原始凭证编制的记账凭理的任务是根据原始凭证编制的记账凭证或其他系统的记账凭证输入到账务系证或其他系统的记账凭证输入到账务系统中，经审核后，完成记账工作；根据统中，经审核后，完成记账工作；根据记账数据进行查询和
2、打印输出各种日记记账数据进行查询和打印输出各种日记账、明细账和总账，同时对部门、项目账、明细账和总账，同时对部门、项目和往来辅助账进行管理和往来辅助账进行管理。3.3.1 凭证处理凭证处理3.3.1.1 凭证处理概述 记账凭证是本系统处理的起点，是登记账簿的依据，也是所有查询数据的最主要的一个来源。凭证管理主要完成对记账凭证的录入、修改、打印、汇总、出纳签字、审核和记账等工作。1.1.记账凭证的产生途径记账凭证的产生途径 产生记账凭证的途径有三种:一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计算机自动生成的机制凭证。2.2.凭证的输入方式凭
3、证的输入方式 凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用的形式。3.凭证管理的操作流程凭证管理的操作流程否是填制凭证填制、修改凭证是出纳凭证吗凭证正确无误凭证汇总表审核凭证出纳签字记 账稽核凭证并签字选定一批凭证凭证管理操作流程图4.记账凭证的内容和填制要求记账凭证的内容和填制要求 记账凭证格式采用单一的借贷标志式或借贷金额式,主要内容分为凭证头和分录两部分。凭证样式如图所示。(1)凭证头部分 凭证类别：总账系统初始化时已定义的凭证类别代码或名称。凭证编号：分别按凭证类别按月对凭证进行顺序编号，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。编号由凭证类别编号(
4、或类别名)和凭证顺序号组成，如：收款0001、收款0002等。一般总账系统中，凭证编号由系统自动产生,并对连续性进行控制。凭证日期：凭证日期包括年月日，由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序,所以日期应随凭证号递增而递增。采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过日历日期。附件张数:指本张凭证所附原始凭证张数。(2)凭证正文部分 摘要:即凭证所反映的业务内容的简要说明，要求每行都要有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。科目:输入科目时,一般输入科目编码，计算机自动转换为科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义
5、，必须是最底层的科目编码,不能有非法对应科目。方向:每一科目的发生额均应有它的方向,即借方或贷方。金额:金额不能为“零”；红字以“-”号表示；会计科目借贷双方金额必须平衡。辅助核算的内容:如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”，则在输入每笔分录时,同时输入辅助核算的内容。合计：自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。制单人签字由系统根据进入本功能时输入的操作员姓名自动输入。3.3.1.2 填制凭证1.填制凭证的基本操作步骤填制凭证的基本操作步骤 以具有填制凭证功能的操作员登录“总账系统”。在“总账系统”窗口，单击【凭证】菜单下的【填制凭证】项或单击窗口左侧的【填制凭证】快捷按钮，进入【填制凭证
6、】窗口，单击【增加】按钮，增加一张新凭证，如图所示。填制凭证头部分。首先选择“凭证类别”，再输入“制单日期”和“附单据数”。输入凭证正文部分。依次输入摘要、科目代码及借方金额或贷方金额，然后按回车键，继续输入下一条分录的摘要、科目代码及借方金额或贷方金额。若借贷方均无辅助账科目，则输入完内容后，可单击【保存】。若借贷方有辅助账科目，则要继续输入辅助核算内容，如银行结算方式、往来核算、部门核算、数量核算等内容，然后再单击【保存】。3.3.1.3 修改凭证 凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证是难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的
7、功能。当然，财务会计制度和审计对错误凭证的修改有严格的要求，根据这些要求，电算化总账系统中，对不同状态下的错误凭证有不同的修改方式。1.错误凭证的错误凭证的“无痕迹无痕迹”修改修改 无痕迹修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改:(1)对已经输入但未审核的机内记账凭证可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改或删除（但操作员只能修改自己填制的凭证,且凭证编号不能修改）；(2)已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改,可先行取消审核，再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改。外部系统的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。修改的操作步骤为：修
8、改的操作步骤为：在【填制凭证】窗口，通过【查询】功能找到需要修改的凭证；将光标直接定位在需要修改的地方，直接修改即可；单击【保存】按钮，保存修改结果。如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。2.错误凭证的错误凭证的“有痕迹有痕迹”修改修改 有痕迹修改是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改。针对此类凭证的修改，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。红字冲销法，即将错误凭证采用增加一张“红字”凭证全额冲销，若需要，再增
9、加一张“蓝字”凭证补充的方法。如:从工商银行提取现金1000元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为10000元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。首先填制一张与原凭证内容相同的红字凭证冲销多记的9000元。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。课程小结：复习思考题：1记账凭证产生的途径有几种？2填制记账凭证有什么要求？3如何填制凭证？4凭证的修改有几种方式？如何修改？参考书目：1上海财经大学出版社会计软件应用技术；2高等教育出版社会计软件操作、会计电算化实用教程；3希望电子出版社-会计软件应用职业技能培训教程;4机械工业出版社-会计电算化；5电子工业出版社-会计电算化等。
