1、秘书与企业经营管理主编 蔡平 陆勤 目录企业经营管理认知企业经营管理认知1秘书与企业的生产研发秘书与企业的生产研发2秘书与企业的市场营销秘书与企业的市场营销3秘书与企业的财务管理秘书与企业的财务管理4秘书与企业的人力资源管理秘书与企业的人力资源管理5秘书与企业的法律事务秘书与企业的法律事务6秘书与企业形象建设秘书与企业形象建设7第一章第一章第二章第二章第三章第三章第四章第四章第五章第五章第六章第六章第七章第七章第一章 企业经营管理认知现代企业认知现代企业认知企业经营管理认知企业经营管理认知企业秘书工作认知企业秘书工作认知任务一 现代企业认知1.理解企业的含义及分类、现代企业制度的特征；2.掌握
2、企业组织结构类型及其特点。学习学习目标目标 2003年,几位怀抱创业梦想的年轻人组建了一家软件公司。创立初期,只有总经理和几位技术员,总经理兼做市场销售工作。时至今日,随着公司规模的扩大,公司的市场销售队伍增加到了80多人,由总经理主管。最近,总经理发现公司的销售人员有些散漫,对公司的一些做法有异议时也不像从前那样直接找他本人沟通,而是常常采取背后议论的方式,这种情况是以前没有出现过的。对此,总经理感到有些不安,他把情况向秘书王丽交代了一下,要求王丽对公司的组织结构现状进行调研,提交一份公司机构改革方案。任务任务描述描述任务一 现代企业认知 企业的组织结构是企业全体员工为实现企业目标而进行分工
3、协作,在职务范围、责任、权利方面所形成的结构体系。从管理学的角度看,当组织发展到一定规模时,完善的组织结构就成为有效管理的重要条件了。王丽要对公司现行的组织结构进行调查,分析问题出现的原因是什么,然后找出适合公司现状的机构改革方案,对机构进行部门划分、工作划分、职能划分等。任务任务分析分析必备知识一、企业的含义及分类（一）企业的含义企业是从事生产、流通、服务等经济活动，以生产或服务满足社会需要，实行自主经营、独立核算、依法设立的一种营利性的经济组织。特征：第一，以盈利为目的；第二，实行独立核算；第三，具有法人资格；第四，是从事生产经营活动或劳务的经济单位。（二）企业的分类1.根据投资人的出资方
4、式和责任形式分类独资企业；合伙企业；公司制企业。2.根据企业资产的所有制性质分类国有企业；集体所有制企业；私营企业；混合所有制企业。3.根据企业生产经营的业务性质分类工业企业；农业企业；商业企业；物流企业；交通运输业；金融企业。二、现代企业制度及其特征含义：现代企业制度是指以市场经济为基础，以完善的企业法人制度为主体，以有限责任制度为核心，以公司企业为主要形式，以产权清晰、权责明晰、政企分开、管理科学为条件的新型企业制度。特征：（一）产权清晰；（二）权责明晰；（三）政企分开；（四）管理科学。三、企业组织结构类型矩阵管理制（矩阵管理制（H型结构）型结构）事业部制（事业部制（M型结构）型结构）直线
5、直线职能制（职能制（U型结构）型结构）职能制职能制直线制直线制车间主任车间主任车间主任车间主任班组班组班组班组车间主任车间主任班组班组班组班组班组班组班组班组厂长厂长直线制直线制任务二 企业经营管理任职-了解企业系统的运转；了解企业系统的运转；-理解管理和经营的联系与区别；理解管理和经营的联系与区别；-掌握企业经营管理的内容。掌握企业经营管理的内容。服饰实业有限公司是一家服装设计生产销售公司,主要生产团体制服、工厂厂服、学校校服等。几年前,总经理夫妇从一间小服装店开始打拼,通过坚持不懈的努力,现已发展成为一家拥有50多名员工、年销售额超过2000万元的颇有实力的企业。公司下设市场部、设计部、财
6、务部、办公室和1个生产工厂,但公司员工文化程度较低,特别是部门主管的经营管理水平普遍不高,对公司今后的发展十分不利。为此,总经理邀请了一位资深培训师为公司主管开设关于企业经营管理基础知识的培训,他要求秘书周刚在培训前与培训师做好沟通工作,结合公司实际情况有针对性地进行培训,并提前一周将讲义提纲给总经理审核。学习目标学习目标任务描述任务描述任务二 企业经营管理任职-企业经营管理是指对企业整个生产经营活动进行决策,计划、组织、控制、协调,并对企业成员进行激励,以实现其任务和目标的一系列工作的总称。企业要想生存和发展,管理者的经营意识、管理水平要能跟得上。周刚首先要明确总经理此次培训的目的,确定培训
7、对象;然后结合公司实际情况,在与培训师充分沟通的基础上安排讲授内容;最后将提纲交予总经理审核。任务分析任务分析产品产品人人财财物物信息信息必备知识一、企业系统的运转一、企业系统的运转 企业作为社会经济体系中的一种子系统，同其他系统一样，具有自己的结构。二、企业的经营管理（一）管理和经营管理是对一定的组织所拥有的人、财、物、信息等资源进行有效整合以达成组织既定目标与履行责任的活动。经营是指商品生产者以市场为对象，以商品生产和商品交换为手段，为了实现企业的目标，使企业的生产技术经济活动与企业的外部环境达成动态均衡的一系列有组织活动。管理和经营的区别与联系区别区别联系联系1.1.管理是集体劳动的产管
8、理是集体劳动的产物，经营是市场经济物，经营是市场经济的产物。的产物。2.2.管理适用于一切组织，管理适用于一切组织，经营只适用于企业。经营只适用于企业。3.3.经营是对外的，管理经营是对外的，管理是对内的。是对内的。4.4.管理旨在提高组织效管理旨在提高组织效率，经营以提高经济率，经营以提高经济效益为目标。效益为目标。1.1.经营与管理密不可分。经营与管理密不可分。2.2.企业成长的轨迹是企业成长的轨迹是“经营经营管理管理经营经营”交替进行的。交替进行的。3.3.根据经营目标制定必根据经营目标制定必要的制度和规章而要要的制度和规章而要保证经营的实施，科保证经营的实施，科学管理必须要跟上。学管理
9、必须要跟上。二、企业的经营管理（二）企业经营管理的概念企业的经营管理是指对企业整个生产经营活动进行决策、计划、组织、控制、协调，并对企业成员进行激励，以实现其任务和目标一系列工作的总称。二、企业的经营管理（三）企业经营管理的内容1.企业经营的内容2.企业管理的内容（1）计划（2）组织（3）指挥（4）协调（5）控制二、企业的经营管理（四）企业经营管理的系统1.战略管理战略环境分析战略设计与选择战略制定战略控制战略实施二、企业的经营管理（四）企业经营管理的系统2.决策管理3.生产管理4.营销管理5.技术开发管理6.人力资源管理7.财务管理8.企业文化任务三 企业秘书工作认知1.掌握企业秘书的工作内
10、容、工作性质；2.了解秘书在企业经营管理中的地位和作用。马力是一家生产速冻水饺民营企业的总裁秘书。快到年底了,老总一反常态,既不与财务经理讨论今年的决算,也没与销售部经理讨论明年的市场销售问题,与他们通电话也就三五分钟的事;相反,他经常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天,似乎一天到晚不务正业。如果你是马力,你会怎么做?任务三 企业秘书工作认知 秘书在企业经营管理中到底能发挥怎样的作用呢?随着信息时代的到来,秘书的工作职能不断地与时俱进,在原来事务性工作的基础上增加了管理性、参谋性和协调性的工作。秘书要从被动性服务向主动性服务转变,从事务型服务向智能型服务转变,及时为领导的科学决策提供各种
11、信息。因此,马力通过细心观察领导的一举一动,终于明白原来老总已经看到生产速冻水饺难以形成新的利润增长点,所以决定利用本公司的传统优势,开发以观光和休闲为特色的生态农业。于是,马力想方设法收集相关信息,整理好后将项目计划书提交给老总参考。必备知识一、企业秘书企业秘书是指在企业中专门为企业领导统筹公司各项事务、提供辅助的秘书。企业秘书的工作内容：（1）事务性服务（2）参谋性服务（3）协调性服务二、秘书在企业经营管理中的作用（一）企业决策的辅助参谋1.过滤信息2.拟定决策备选方案3.跟踪和反馈（二）企业信息处理的中心（三）企业各种关系的协调者第二章 秘书与企业的生产研发编制生产计划和生产作业计划编制
12、生产计划和生产作业计划制定新产品研发计划制定新产品研发计划企业生产现场管理企业生产现场管理生产安全事故调查生产安全事故调查任务一 编制生产计划和生产作业计划1.了解企业生产计划和生产作业计划的概念；2.掌握生产计划和生产作业计划的编制步骤。学习学习目标目标 周莉是某五金加工企业分管生产的副总经理秘书。该企业有机加、冲床、喷塑、总装四个车间。由于近两年公司发展较快,生产管理没有及时跟上,导致秩序比较混乱,主要是现场物料凌乱,统计员数据意识不强,产品质量不稳定,车间机器保养不到位,模具等经常损坏,管理人员及员工素质不高等问题。近期,公司成立了生产部专门管理生产秩序。副总要求秘书周莉会同生产部首先从
13、抓生产作业计划做起,编制一项生产作业计划管理制度以建立正常的生产秩序和管理秩序。任务任务描述描述任务一 编制生产计划和生产作业计划 生产作业计划是生产计划工作的继续,是企业年度生产计划的具体执行计划。生产作业计划是建立企业正常生产秩序和管理秩序的一项重要手段。周莉要广泛收集信息资料,包括公司的年度、季度生产计划,订货合同,新产品试制计划,各工种生产工人情况,生产设备负荷情况,生产面积利用情况,工作定额和生产能力查定情况,原材料、外协件、配套库存及供应情况等。收集好信息后,周莉应会同生产部门对每个生产单位在每个具体时期内的生产任务做出详细规定,使年度生产计划得到落实。任务任务分析分析必备知识一、
14、生产计划（一）什么是生产计划生产计划是企业在计划期内应完成的生产任务和进程的计划,是根据对需求的预测,从工厂能够适应需求的生产能力出发,为有效地满足预测和订货所确定的产品品种、数量和交货日期,制定应在什么时候、哪个车间生产和以什么方式生产的最经济、合理的计划。生产计划是工厂管理内部运作的核心。一、生产计划(二)生产计划的编制1.收集资料,调查研究2.拟订计划指标,进行方案优选3.综合平衡,确定最佳方案4.统筹安排,确定生产指标,报请批准或备案5.实施计划,评价结果二、生产作业计划(一)什么是生产作业计划生产作业计划是生产计划的具体执行计划,它是协调企业日常生产活动的中心环节。它根据年度生产计划
15、规定的产品品种、数量及大致的交货期的要求对每个生产单位在每个具体时期内的生产任务做出详细规定,使年度生产计划得到落实。生产作业计划的基本任务是:落实生产计划;合理组织生产过程；提高经济效益。二、生产作业计划(二)编制生产作业计划的步骤(1)收集信息资料,为编制生产作业计划提供依据。(2)确定计划单位,如产品计划单位,部件计划单位,零件有组计划单位和零件计划单位。(3)制定和修订期量标准。(4)确定编制方法。(5)做好综合平衡工作,及时编制下达生产作业计划。任务二 制定新产品研发计划熟悉新产品研发的程序；掌握新产品研发计划书的编制。学习学习目标目标深圳市深圳市电动车有限公司是专业从事四轮电动车的
16、电动车有限公司是专业从事四轮电动车的设计、研发及销售的科技型企业。面对激烈的市场竞设计、研发及销售的科技型企业。面对激烈的市场竞争争,该公司需要不断开发新产品。公司为明确今年的该公司需要不断开发新产品。公司为明确今年的新产品开发方向新产品开发方向,对全国主要蓄电池旅游观光车销售对全国主要蓄电池旅游观光车销售市场和具有开发能力的配套厂家进行了全面的市场调市场和具有开发能力的配套厂家进行了全面的市场调研。经过为期一个多月的充分调研研。经过为期一个多月的充分调研,分管生产研发的分管生产研发的王副总要求秘书高天会同相关调研人员交流调研情况王副总要求秘书高天会同相关调研人员交流调研情况,整理材料整理材料
17、,并提交一份新产品市场调研报告。并提交一份新产品市场调研报告。任务任务描述描述任务二 制定新产品研发计划 新产品研发是指从研究选择适应市新产品研发是指从研究选择适应市场需要的产品开始到产品设计、工艺制场需要的产品开始到产品设计、工艺制造设计造设计,直到投入正常生产的一系列决策直到投入正常生产的一系列决策过程。新产品研发是企业研究与开发的过程。新产品研发是企业研究与开发的重点内容重点内容,也是企业生存和发展的战略核也是企业生存和发展的战略核心之一。企业要根据市场需求情况以及心之一。企业要根据市场需求情况以及企业本身条件企业本身条件,充分考虑用户的使用要求充分考虑用户的使用要求和竞争对手的动向和竞
18、争对手的动向,有针对性地提出研发有针对性地提出研发新产品的设想和构思。因此新产品的设想和构思。因此,做好充分的做好充分的市场调研是新产品研发的第一步。高天市场调研是新产品研发的第一步。高天需要和相关调研人员充分沟通需要和相关调研人员充分沟通,详细了解详细了解调研情况调研情况,收集新产品研发信息并制成市收集新产品研发信息并制成市场调研报告。场调研报告。任务任务分析分析必备知识一、什么是新产品新产品不一定都是新发明的产品,它与科学技术发展而制造的新产品是有所不同的。产品整体观念中任何一个部分的创新、改良都属于新产品的范围,所以新产品的“新”,具有相对的意义。二、新产品研发的程序(一一)调查研究阶段
19、调查研究阶段(二二)新产品研发的构思创意阶段新产品研发的构思创意阶段(三三)新产品设计阶段新产品设计阶段(四四)新产品试制与评价鉴定阶段新产品试制与评价鉴定阶段(五五)生产技术准备阶段生产技术准备阶段(六六)正式生产和销售阶段正式生产和销售阶段三、新产品研发计划书的编制4产品介绍1235市场分析生产条件项目团队财务规划任务三 企业生产现场管理1.了解企业现场管理的含义；2.掌握“5S”活动的含义和内容；3.理解“5S”活动的原则。学习学习目标目标 厂是一家拥有50名员工的小型制造企业。刚入职的总经理秘书杨卫国发现该厂的生产车间工具摆放凌乱,机器设备布满灰尘且未定位标识;原材料、半成品、在制品、
20、成品、不良品、辅材摆放杂乱无章,未加以合理定置;作业区、物流区、办公区未明确规划且标识不清;工人衣着不整,士气低落,浪费现象随处可见。在与总经理的沟通交流中,杨卫国得知总经理对此也颇为头疼,如此状况势必制约企业的发展。为此,杨卫国经过一段时间的深入调查,与车间工作人员讨论研究后,向总经理提交了一份企业生产现场管理制度,建议推行“5S”现场管理办法。总经理对此非常满意,他要求杨卫国协助车间主任老周负责制度的推行工作。车间主任老周希望杨卫国能制作一份详细的“5S”现场管理检查表,配合制度的实施工作。任务任务描述描述任务三 企业生产现场管理 “5S”现场管理法是推行全面质量管理的基础,也是中小企业降
21、低管理成本、改善现场最直接、最有效的方法。推行的“5S”的目的在于营造安全、规范的工作环境,降低成本,提高效率,促进作业标准化,提升企业形象,提升产品品质、员工素质。不少企业借助推进“5S”管理而摆脱经营困境,并逐渐树立品牌,确立竞争优势。杨卫国需要将“5S”现场管理法与企业的生产实际相结合,制定出一套切实可行的管理制度及表格。任务任务分析分析必备知识一、现场管理的含义现场这个说法,有广义和狭义两种。广义上,凡是企业用来从事生产经营的场所,都称之为现场,如厂区、车间、仓库、运输线路、办公室以及营销场所等。狭义上,现场是企业内部直接从事基本或辅助生产过程组织的结果,是生产系统布置的具体体现,是企
22、业实现生产经营目标的基本要素之一。本任务所说的是狭义上的现场。二、“5S”现场管理法(一一)“5S”)“5S”活动的含义活动的含义(二二)“5S”)“5S”活动的内容活动的内容整理整顿清扫清洁素养“5S”活动活动的内容的内容二、“5S”现场管理法(三三)开展开展“5S”“5S”活动的原则活动的原则1.1.自我管理的原则自我管理的原则2.2.勤俭办厂的原则勤俭办厂的原则 3.3.持之以恒原则持之以恒原则 任务四 生产安全事故调查掌握企业一般生产安全事故的报告和调查处理程序。学习学习目标目标 孟建国是某大型企业的生产部部长秘书。该企业新近发生一起安全生产事故,生产部开展了事故调查,部长要求孟建国尽
23、快撰写出该安全事故的调查报告。任务任务描述描述任务四 生产安全事故调查 安全事故调查报告包括时间；地点；发生什么事故；造成人员伤亡情况；经济损失；事故发生后哪些部门、人员赶赴现场；施救情况;组成调查组情况；通过什么形式和方式查明了事故原因,认定了事故情况和责任,提出了对相关责任人员的处理意见和防范措施的建议。孟建国需要对以上内容展开调查并形成报告。任务任务分析分析必备知识一、什么是生产安全事故什么是生产安全事故生产安全事故生产安全事故是指生产经营单位在生产经营活动中发生的造成人身伤亡或者直接经济损失的事故。(1)特别重大事故(2)重大事故(3)较大事故(4)一般事故二、一般生产安全事故的报告和
24、调查处理程序(一一)事故报告事故报告(1)事故发生单位概况。(2)事故发生的时间、地点以及事故现场情况。(3)事故的简要经过。(4)事故已经造成或者可能造成的伤亡人数(包括下落不明的人数)和初步估计的直接经济损失。(5)已经采取的措施。(6)其他应当报告的情况。二、一般生产安全事故的报告和调查处理程序(二二)事故调查事故调查 事故调查的主要任务是:(1)查明事故发生的经过、原因、人员伤亡情况及直接经济损失。(2)认定事故的性质和事故责任。(3)提出对事故责任者的处理建议。(4)总结事故教训,提出防范和整改措施。(5)提出事故调查报告。二、一般生产安全事故的报告和调查处理程序(二二)事故调查事故
25、调查事故调查取证内容:1.事故现场处理2.事故有关物证收集3.事故事实材料收集4.事故人证材料收集记录5.事故现场摄影、拍照及事故现场图绘制(三三)事故处理事故处理第三章 秘书与企业的市场销售市场调研市场调研客户开发与管理客户开发与管理编制招股标书编制招股标书策划产品推介会策划产品推介会任务一 市场调研了解市场调研的步骤和方法；掌握市场调研报告的写法。学习学习目标目标 公司市场营销部为配合该公司代理的“三来”摇摆机进入北京市场,要预先进行北京地区健身器材市场调研。市场营销部经理要求秘书李敏写一份市场调研计划书,以保证市场调研工作的顺利开展。任务任务描述描述任务一 市场调研 市场调研计划书的内容
26、、结构不尽相同,但有一些是必备的,如项目概况、调研目的、研究思路、调研方法、调研内容、调研报价、执行时间等。重点是调研方法、调研内容、报告结构等。市场调研计划可以有效保证后续市场调研工作的顺利开展。李敏需要与公司相关人员进行沟通,了解产品情况,理清调研思路,选择可行的市场调研方法,明确调研程序与安排,然后撰写计划书。任务任务分析分析必备知识一、市场调研的含义市场调研是市场调查与市场研究的统称,它是个人或组织根据特定的决策问题而系统地设计、搜集、记录、整理、分析及研究市场各类信息资料、报告调研结果的工作过程。市场调研是市场预测和经营决策过程中必不可少的组成部分。二、市场调研的步骤(一)确定市场调
27、研目标(二)确定所需信息资料(三)确定资料搜集方式(四)搜集现成资料(五)设计调研方案(六)组织实地调查(七)进行观察实验(八)统计分析结果(九)准备研究报告三、市场调研的方法一类是按选择调研对象来划分,有全面调研、重点调研、抽样调研等；另一类是按调研对象所采用的具体方法来划分,有访问法、观察法、实验法。四、市场调研报告的结构和写法(一一)标题标题(二二)序言序言 1.扉页 2.目录 3.简介(三三)摘要摘要(四四)正文正文 1.调研方法 2.调研结果(五五)结论与建议结论与建议(六六)附件附件任务二 客户开发与管理了解客户开发与管理的流程,能进行客户信息收集与管理,电话访问客户,能正确处理客
28、户投诉；掌握与客户沟通的技巧。学习学习目标目标 上海某公司销售总监需要开拓江苏地区市场,总监给销售部秘书李伟力一份写有目标客户单位电话的资料,让他寻找相关负责人,并打电话请求约见。任务任务描述描述任务二 客户开发与管理 电话约见，即通过电话来约见顾客，这是现代推销活动中常用的约见方法，它的优势在于经济便捷，能在短时间内接触更多的潜在顾客，是一种效率极高的约见方式。电话约见，由于顾客是不见其人、只闻其声，所以，李伟力的重点应放在“话”上:首先，要精心设计开场白，激起对方足够的好奇心，使他们有继续交谈的愿望；其次，约见事由要充分,用词简明精炼、长话短说；最后，态度要诚恳，口齿清楚、语调亲切。任务任
29、务分析分析必备知识一、客户开发的流程客户开发的流程营销工作是企业所有工作的龙头,而客户开发工作又是营销工作的第一步,是非常关键的环节,没有客户开发,营销工作就不能继续。客户开发的一般流程为:寻找客户信息组织拜访客户产品介绍说明解答客户提问提出交易建议。二、客户开发的方法客户开发的方法(一一)重新启动老客户重新启动老客户(二二)客户介绍客户介绍(三三)同行介绍同行介绍(四四)品牌效应品牌效应(五五)抓住机会抓住机会(六六)业务摸排业务摸排三、客户沟通的技巧(1)沟通要有良好的心态。(2)要了解客户的背景和情绪状况。(3)选择客户熟悉的语言和适当的时间、地点、环境等。(4)寻找共同话题和共同点。(
30、5)留意客户的反应并做出适当调整。(6)多用问句,譬如句尾用“是吧”等。(7)多问肯定句,少用否定句。(8)巧用附和词语,譬如“的确如此”、“真的吗”、“真是的”、“原来如此”等。(9)避免夸大其词、说教、当面撒谎、假谦虚。(10)引导客户说出真正意图。(11)利用沉默。(12)如果探讨敏感话题,要先予以提醒。(13)认真倾听。(14)保持适当的距离和神秘感。四、客户管理的内容4客户的业务内容和业绩变化123客户的销售方针企业在客户中所处的位置及变化其他竞争对手在客户中的状况(一一)客户信息的收集与分析客户信息的收集与分析四、客户管理的内容1(二二)客户满意度的调查客户满意度的调查1.1.客户
31、满意度的测定客户满意度的测定2.2.企业在市场中的位置企业在市场中的位置(三三)处理客户投诉处理客户投诉五、客户管理的流程1(一一)建立客户数据库建立客户数据库(二二)收集、调查客户资料收集、调查客户资料(三三)对客户进行分类管理对客户进行分类管理(四四)建立客户管理模式建立客户管理模式(五五)规划与设计市场营销活动规划与设计市场营销活动(六六)活动测试、执行与整合活动测试、执行与整合(七七)实行绩效分析与考核实行绩效分析与考核任务三 编制招投标书了解招投标的概念；掌握招投标的程序；掌握招标书、投标书的写法。学习学习目标目标 中国有限公司是一家加工生产五金机电、电工、化工建材等产品的综合性公司
32、,即将参加市城市建设综合开发公司小区配套改造用采暖和给水用料工程的投标,总经理让秘书吴倩准备一份投标书。任务任务描述描述任务三 编制招投标书 投标书是投标者为了中标而按照招标书提出的项目、条件和要求,以求实现与招标者订立合同,而提供给招标者的承诺文书。投标书撰写的好坏直接影响中标结果。吴倩需要仔细研究招标书的内容,针对其中的要求来撰写投标书。在投标书中要写出本公司所具备的有利条件,要写明标价,明确服务承诺等。任务任务分析分析必备知识一、招投标的概念招投标的概念招标是指政府、单位或企业在兴建工程,合作经营某项业务或进行大宗商品交易时,先把有关要求和条件等对外公布,招人承包或承买,从中选择价格和条
33、件最优者为中标人的经济活动。投标是与招标相对应的概念,它是指投标人应招标人的邀请或投标人满足招标人最低资质要求而主动申请,按照招标的要求和条件,在规定的时间内向招标人递价,争取中标的行为。二、招投标的程序(1)(1)发布招标广告、启事或邀请书。发布招标广告、启事或邀请书。(2)(2)欲投标者出示有关证件或材料欲投标者出示有关证件或材料,填写报名登记表填写报名登记表,递递交投标申请书。交投标申请书。(3)(3)招标方对投标者进行资格审查。招标方对投标者进行资格审查。(4)(4)招标方宣布或通知资格审查合格者招标方宣布或通知资格审查合格者,送发招标书。送发招标书。(5)(5)招标方介绍招标企业情况
34、或商品要求。招标方介绍招标企业情况或商品要求。(6)(6)投标方撰写投标书投标方撰写投标书,把投标书密封送给招标方。把投标书密封送给招标方。(7)(7)组织投标方公开演讲、答辩。组织投标方公开演讲、答辩。(8)(8)招标方组织审标、议标、评标、定标。招标方组织审标、议标、评标、定标。(9)(9)招标方向中标方发中标通知书。招标方向中标方发中标通知书。(10)(10)招标方向未中标方退投标书。招标方向未中标方退投标书。三、招标书(一一)招标书的概念和类型招标书的概念和类型招标书,又称招标说明书,是用于招标活动的书面文件,是通过公开招标的办法聘请其他单位或个人协助办理的告知性文书。招标书通常以招标
35、广告、招标通告、招标启事、招标通知书等名目出现。三、招标书(二二)招标书的特点招标书的特点1.公开性2.竞争性3.保密性4.约束性(三三)招标书的结构和写法招标书的结构和写法1.标题2.正文3.注意事项四、投标书(一一)投标书的概念和类型投标书的概念和类型投标书是投标者为了中标而按照招标书提出的项目、条件和要求,以求实现与招标者订立合同,而提供给招标者的承诺文书。投标书的类型按投标方人员组成情况,可分为个人投标书、合伙投标书、集体投标书、全员投标书和企业投标书等。(二二)投标书的特点投标书的特点1.针对性2.求实性3.合约性(三三)投标书的结构和写法投标书的结构和写法1.标题2.正文五、招投标
36、书的写作注意事项1遵守规定,合法合理2吃透情况,内容周全3表述规范、简明、准确任务四 策划产品推介会了解推介会的流程；掌握推介会前期的筹备。学习学习目标目标 金科地产和重庆联通准备合作推介iPhone 4手机,借机提高金科、联通企业的美誉度、认可度。市场部主管要求部门秘书夏海为此次推介会写一份详细、周密的策划方案。任务任务描述描述任务四 策划产品推介会 推介会是企业快速积累客户、提升业绩的有效途径之一。在新产品问世、新项目上马之前,企业往往会召开推介会进行宣传或促销。夏海需要收集金科地产、重庆联通企业、新产品iPhone 4手机的相关信息,并明确推介会的目标,熟悉推介会流程,然后针对推介对象进
37、行策划。任务任务分析分析必备知识一、推介会的含义推介会的含义推介会：推介会：顾名思义就是推广介绍的大会或活动,是旨在帮助企业、社会组织和团体、政府等宣扬自己的特点、产品和政策,促进交流,为合作双方带来利益的一种促销形式。二、推介会的方式(一一)现场推介现场推介(二二)网络推介网络推介三、推介会的流程(1)(1)与会嘉宾签到、就座与会嘉宾签到、就座,并发放礼品资料。并发放礼品资料。(2)(2)主持人开场白主持人开场白,介绍嘉宾及推介会内容安排。介绍嘉宾及推介会内容安排。(3)(3)企业领导讲话。企业领导讲话。(4)(4)行业领导与嘉宾讲话。行业领导与嘉宾讲话。(5)(5)剪彩仪式、产品亮相与展示
38、。剪彩仪式、产品亮相与展示。(6)(6)专家对产品点评鉴赏与交流。专家对产品点评鉴赏与交流。(6)(6)媒体访谈媒体访谈,记者问答。记者问答。(8)(8)餐会及文艺表演。餐会及文艺表演。(9)(9)致答谢词并欢送嘉宾。致答谢词并欢送嘉宾。四、推介会前期的筹备四、推介会前期的筹备(一一)重点选择参会人员重点选择参会人员(二二)做好前期市场调查工作做好前期市场调查工作(三三)精心准备介绍词精心准备介绍词五、注意事项五、注意事项(1)推介会的目的是推介项目、推介产品,不能走过场,避免流于形式,没有实际效果。(2)要做好推介会的前期筹备工作。推介会召开之前要设定好达成的目标,根据目标做好筹划工作。(3
39、)要做好推介会总结反馈工作,及时反馈客户意见,以及产品的市场效果,为下一步工作提供指导性意见。第四章 秘书与企业的财务管理公司筹建财务业务流程公司筹建财务业务流程财务单据的填制、报销与审核财务单据的填制、报销与审核财务报表和报告财务报表和报告任务一 公司筹建财务业务流程掌握公司设立过程中的验资、办理税务登记证、开立银行存款账户等工作的具体方法。学习学习目标目标 李彤是某新设公司的秘书,总经理让其负责办理公司申请工商设立登记、验资、领取营业执照、组织机构代码证等具体事项。任务任务描述描述任务一 公司筹建财务业务流程 李彤需要明确申请设立、出资、验资、注册登记实务中涉及的各种材料及传递途径,填制申
40、办公司工商登记中的各种表格、原始单据;完成纳税登记及办理纳税登记证工作;完成开立银行存款账户工作。任务任务分析分析必备知识公司筹建业务流程主要包括工商登记、申请组织机构代码证、税务登记、开立银行存款账户四个阶段。一、工商登记工商登记(一一)申请公司名称申请公司名称(二二)开设临时账户开设临时账户(三三)验资验资(四四)申领营业执照、刻制图章申领营业执照、刻制图章二、申请组织机构代码证1.企业提交申报材料；经企业登记主管部门核准登记的工商管理执照及复印件；单位公章；法定代表人经办人身份证原件及复印件。2.填写组织机构代码证申请表。初审申办资料。材料齐全的出具办理通知书，缺少主件的退回。1.审核材
41、料是否齐全、有效签署审核意见。2.进入数据录入，经互联网上报省组织机构代码管理中心。3.省中心审批，赋码，更新数据。负责人、经办人身份证复印件。1.接受数据。2.制作证书。3.发证书给申请人三、税务登记(一一)办理税务登记证办理税务登记证(1)营业执照原件及复印件。(2)注册及生产、经营地址证明(产权证、租赁协议)原件及复印件。(3)验资报告或评估报告原件及复印件。(4)组织机构代码证书副本原件及复印件。(5)有关合同、章程、协议书原件及复印件。(6)法定代表人(负责人)身份证原件及复印件。(7)企业财务会计制度。(8)自有房屋产权证、土地使用证、机动车行驶证等证件的复印件。(二二)领购发票领
42、购发票四、开立银行存款账户(1)交验证件。开立基本存款账户,企业应提供如下资料:营业执照正本及复印件;组织机构代码证书(正、副本均可)及复印件两份;税务登记证(正、副本均可)及复印件两份;法定代表人或单位负责人的身份证件及复印件两份。(2)企业如实填写开立单位银行结算账户申请书一式三联,并加盖公章。(3)开户行应与企业签订“人民币单位银行结算账户管理协议”及“电子对账系统服务协议”,并加盖公章,开户行与存款人各执一份。(4)企业预留财务专用章、法人章。(5)开户银行送报中国人民银行批准核准。任务二 财务单据的填制、报销与审核1.了解企业财务收支工作中涉及的主要单据；2.掌握财务收支业务相关单据
43、填制、报销与审核的基本要求和具体方法。学习学习目标目标 王艳是某服装有限公司的行政秘书,由于公司规模较小,人手不足,她除了常规的办公室事务管理工作以外还兼任公司的出纳。2010年7月,公司发生了以下经济业务:(1)银行结算类业务。(2)现金收付类业务。(3)出差报销类业务。任务任务描述描述任务二 财务单据的填制、报销与审核 财务收支工作是企业最基本的日常经济活动,财务单据的填制、报销与审核是财务管理中最基础也最重要的一个环节。王艳在审核过程中,需要熟悉各种财务凭证；能熟练掌握支票、借据、差旅费报销单等各种原始凭证的填制方法及要求,并能按要求审核财务单据的正确性、完整性和合法性,保证报销的及时性
44、、正确性。任务任务分析分析必备知识一、银行结算业务银行结算业务(一一)银行存款账户的类型及用途银行存款账户的类型及用途1.基本存款账户2.一般存款账户3.临时存款账户4.专用存款账户一、银行结算业务(二二)常用银行结算业务常用银行结算业务1.1.支票的领购与使用支票的领购与使用(1)(1)领购支票领购支票(2)(2)填写支票填写支票(主联主联)填写支票的注意事项:1)出票日期必须大写。2)收款人应填写全称。3)付款行名称、出票人账号,即本单位开户银行名称及银行账号要小写。4)人民币(大写)必须顶头写。5)人民币小写:最前用“￥”字打头,数字填写要求完整清楚。6)用途:现金支票有一定限制,一般填
45、写“备用金”、“差旅费”、“工资”、“劳务费”;转账支票没有具体规定。7)盖章:支票正面盖付款人印鉴章(即财务专用章和法人章),印泥为红色,印章必须清晰;反面盖章同“收款人”一致。(3)(3)使用支票使用支票一、银行结算业务(二二)常用银行结算业务常用银行结算业务2.2.银行承兑汇票的签发与使用银行承兑汇票的签发与使用(1)签发汇票(2)使用汇票3.3.汇兑的流程及使用汇兑的流程及使用(1)汇兑的流程(2)汇兑的使用二、现金收付款业务二、现金收付款业务(1)审查报销单据(2)依据报销单据的金额清点现金(3)办理具体的现金收付款手续三、差旅费用报销流程三、差旅费用报销流程(1)填报公司统一印制的
46、“出差申请单”(2)差旅费据实报账四、财务单据审核的要点1(一一)发票类的审核发票类的审核(二二)报销单的审核报销单的审核(三三)财会数字的审核财会数字的审核任务三 财务报表和报告了解资产负债表、利润表、现金流量表的含义、作用和编制。学习学习目标目标 张晓天是公司总经理秘书。年初,公司即将召开股东大会,总经理受董事会的委托并代表董事会需要向股东做2010年度工作报告。总经理对张晓天说:“马上要开股东大会了,我要向股东汇报2010年度的工作开展情况,所以近期的工作重点是协助我写好工作报告。你先到财务部去一趟,帮我调取相关财务报表,我想看看我们去年的盈利情况,摸摸家底。”如果你是张晓天,你该请财务
47、部门提供哪些财务报表呢?任务任务描述描述任务三 财务报表和报告 财务报告是反映企业财务状况和经营成果的书面文件,包括主要会计报表(资产负债表、利润表、现金流量表)及有关附表、报表和财务情况说明书。张晓天可以到财务部门调取资产负债表、损益表、现金流量表等,让总经理了解公司的财务状况。任务任务分析分析必备知识一、资产负债表资产负债表(一一)资产负债表的含义资产负债表的含义1.1.资产资产2.2.负债负债3.3.所有者权益所有者权益一、资产负债表(二二)资产负债表的作用资产负债表的作用 (1)反映某一日期的资产总额及结构,表明企业拥有或控制的资源及分布情况,即有多少资源是流动资产,有多少资源是长期投
48、资,有多少资源是固定资产等。(2)反映某一日期的负债总额及结构,表明企业未来需要用多少资产或劳务清偿债务以及清偿时间,即流动负债有多少,长期负债有多少,长期负债中有多少需要用当期流动资金进行偿还等。(3)反映所有者所拥有的权益,据以判断资本保值、增值的情况以及对负债的保障程度。(4)为财务分析提供基本资料,如将流动资产与流动负债进行比较,计算出流动比率等,从而有助于会计报表使用者作出经济决策。一、资产负债表(三三)资产负债表的编制资产负债表的编制1.表首2.正表二、利润表(一一)利润表的含义利润表的含义利润表是反映企业在一定会计期间经营成果的报表。1.收入2.费用3.利润:利润=收入-费用(二
49、二)利润表的作用利润表的作用二、利润表(三三)利润表的编制利润表的编制1.表首2.正表二、利润表三、现金流量表(一一)现金流量表的含义现金流量表的含义现金流量表是反映企业在一定会计期间现金流入与现金流出情况的报表。(二二)现金流量表的作用现金流量表的作用(1)有助于评价企业支付能力、偿还能力和周转能力。(2)有助于预测企业未来现金流量。(3)有助于分析企业收益质量及影响现金净流量的因素。(4)对以权责发生制为基础的会计报表进行了必要的补充,增强会计信息的可比性。(三三)现金流量表的编制现金流量表的编制1.主表2.附表三、现金流量表(一一)现金流量表的含义现金流量表的含义现金流量表是反映企业在一
50、定会计期间现金流入与现金流出情况的报表。(二二)现金流量表的作用现金流量表的作用(1)有助于评价企业支付能力、偿还能力和周转能力。(2)有助于预测企业未来现金流量。(3)有助于分析企业收益质量及影响现金净流量的因素。(4)对以权责发生制为基础的会计报表进行了必要的补充,增强会计信息的可比性。(三三)现金流量表的编制现金流量表的编制1.主表2.附表四、财务报表附注财务报表附注是为帮助理解财务报表的内容而对报表的有财务报表附注是为帮助理解财务报表的内容而对报表的有关项目等所做的解释关项目等所做的解释,其内容应包括其内容应包括:(1)不符合会计核算基本前提的说明。(2)重要会计政策和会计估计的说明。
