1、Excel 办公软件操作技巧办公软件操作技巧王海宝王海宝青岛广播电视大学青岛广播电视大学2010年年7月月11日日目录目录一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧二、表格数据输入技巧二、表格数据输入技巧三、数据处理与分析技巧三、数据处理与分析技巧四、图表创建及编辑技巧四、图表创建及编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧单元格选取技巧单元格选取技巧快速增减数据的小数位数快速增减数据的小数位数自动调整列宽、自动换行、自动缩小字体自动调整列宽、自动换行、自动缩小字体让单元格不显示让单元格不显示“0”值值设置单元格边框底纹效果、特效填充效果设置单元格边框底纹效
2、果、特效填充效果绘制单元格的框线绘制单元格的框线套用表格格式快速美化表格套用表格格式快速美化表格为特定单元格添加批注信息、设置超链接为特定单元格添加批注信息、设置超链接一次清除表格中所有单元格的格式设置一次清除表格中所有单元格的格式设置一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧1、单元格选取技巧、单元格选取技巧（1）巧用）巧用 F8（2）巧用）巧用 Alt+Shift+Home(End)（3）巧用）巧用 Shift+()（4）巧用）巧用 Ctrl+一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧2、快速增减数据的小数位数、快速增减数据的小数位数一、单元格格式设置与编辑技巧
3、一、单元格格式设置与编辑技巧3、自动调整列宽、自动换行、自动缩小字体自动调整列宽、自动换行、自动缩小字体（1）调整列宽（）调整列宽（Excel 2007 比比 2003 更智能）更智能）（2）换行）换行 -设置单元格格式设置单元格格式（3）缩小字体）缩小字体 -设置单元格格式设置单元格格式一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧4、让单元格不显示、让单元格不显示“0”值值 在在“工具工具”菜单上，单击菜单上，单击“选项选项”，再单击，再单击“视图视图”选项卡。选项卡。请执行下列操作之一：请执行下列操作之一：（1）若要在单元格中显示零值）若要在单元格中显示零值(0)，则选定，则选
4、定“零值零值”复选框。复选框。（2）若要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。）若要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧5、设置单元格边框底纹效果、特效填充效果、设置单元格边框底纹效果、特效填充效果通过设置单元格格式来进行通过设置单元格格式来进行一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧6、绘制单元格的框线绘制单元格的框线视图视图-工具栏工具栏-边框边框 一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧7、套用表格格式快速美化表格套用表格格式快速美化表格 格式格式-自动套用格式自动套用格
5、式一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧8、为特定单元格添加批注信息、设置超链接为特定单元格添加批注信息、设置超链接（1）批注：插入）批注：插入-批注批注 ；隐藏隐藏/显示批注显示批注（2）超级链接：）超级链接：一、单元格格式设置与编辑技巧一、单元格格式设置与编辑技巧l9、一次清除表格中所有单元格的格式设置一次清除表格中所有单元格的格式设置二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧快速输入指定类型的日期、大写人民币值、有部分重复的数据快速输入指定类型的日期、大写人民币值、有部分重复的数据输入文本类型的数字、输入分数输入文本类型的数字、输入分数在连续单元格区域中输入相同数据在连续
6、单元格区域中输入相同数据实现连续序号的自动填充实现连续序号的自动填充在不连续单元格中输入相同数据在不连续单元格中输入相同数据指定填充序列的类型指定填充序列的类型自定义数据序列以实现快速填充自定义数据序列以实现快速填充按指定规则进行数据填充按指定规则进行数据填充导入导入Excel表格数据、文本文件数据表格数据、文本文件数据引用引用Word表格数据、以链接形式导入表格数据、以链接形式导入Word表格数据表格数据导入网站中的数据导入网站中的数据二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧1、快速输入指定类型的日期、大写人民币值、有部分重复的数据、快速输入指定类型的日期、大写人民币值、有部分重复的数据（1
7、）日期：先设置行列格式，再按照标准输入）日期：先设置行列格式，再按照标准输入如：如：10-7-11 10/7/11（不输入年份默认当年）（不输入年份默认当年）细节：月日自动识别调整细节：月日自动识别调整当前日期：当前日期：Ctrl+分号（分号（;）当前时间：当前时间：Ctrl+冒号（冒号（Shift+:）同一个单元格输入日期同一个单元格输入日期+时间时间（2）大写人民币按钮：）大写人民币按钮：单元格设置单元格设置 特殊特殊|自定义自定义 （3）部分重复数据：）部分重复数据：单元格设置单元格设置 自定义自定义二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧2、输入文本类型的数字、输入分数输入文本类型的数
8、字、输入分数（1）文本类型数字：）文本类型数字：设置单元格格式设置单元格格式-文本文本（2）分数：）分数：输入输入 0 1/3 直接输入直接输入1/3为日期为日期（3）输入数据前自动添加指定位数小数：）输入数据前自动添加指定位数小数：工具工具-选项选项-编辑编辑 二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧3、在连续单元格区域中输入相同数据在连续单元格区域中输入相同数据4、实现连续序号的自动填充实现连续序号的自动填充二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧5、在不连续单元格中输入相同数据、在不连续单元格中输入相同数据（1）Ctrl 选中所需输入数据的单元格，并在最后选中选中所需输入数据的单元格，并
9、在最后选中的单元格输入数据。的单元格输入数据。（2）Ctrl+Enter 完成批量输入。完成批量输入。二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧6、指定填充序列的类型、指定填充序列的类型（1）仅填充格式）仅填充格式（2）不带格式填充）不带格式填充二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧7、自定义数据序列以实现快速填充自定义数据序列以实现快速填充工具工具-选项选项-自定义序列自定义序列 二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧8、按指定规则进行数据填充按指定规则进行数据填充（1）输入第一个数，选择好区域）输入第一个数，选择好区域（2）编辑）编辑-填充填充-序列序列二、二、表格数据输入技巧表格数据输
10、入技巧9、导入导入Excel表格数据、文本文件数据表格数据、文本文件数据数据数据-导入外部数据导入外部数据-导入数据导入数据二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧10、导入导入Word表格数据、以链接表格数据、以链接Word表格数据表格数据（1）导入）导入Word表格数据：直接复制、粘贴即可表格数据：直接复制、粘贴即可（2）链接）链接Word表格数据：复制后，选择性粘贴表格数据：复制后，选择性粘贴二、二、表格数据输入技巧表格数据输入技巧11、导入网站中的数据导入网站中的数据数据数据-导入外部数据导入外部数据-导入数据导入数据文件类型选择：网页文件类型选择：网页三、数据处理与分析技巧三、数据处
11、理与分析技巧数据分列、合并计算数据分列、合并计算数据排序数据排序数据筛选数据筛选数据分类汇总数据分类汇总三、数据处理与分析技巧三、数据处理与分析技巧1、数据分列、合并计算、数据分列、合并计算（1）利用分列功能分列数据）利用分列功能分列数据（2）合并计算）合并计算(求和运算求和运算)(求平均值运算求平均值运算)（3）开启手动计算功能开启手动计算功能（4）以显示精度为准进行计算）以显示精度为准进行计算三、数据处理与分析技巧三、数据处理与分析技巧2、数据排序、数据排序（1）按单个条件排序）按单个条件排序（2）按多个条件排序）按多个条件排序三、数据处理与分析技巧三、数据处理与分析技巧3、数据筛选、数据
12、筛选（1）自动筛选出符合条件的数据）自动筛选出符合条件的数据（2）筛选出大于指定数值或高于平均值的记录）筛选出大于指定数值或高于平均值的记录（3）筛选出同时满足两个或多个条件的记录）筛选出同时满足两个或多个条件的记录（4）利用高级筛选功能实现）利用高级筛选功能实现“与与”“”“或或”条件筛选条件筛选三、数据处理与分析技巧三、数据处理与分析技巧4、数据分类汇总、数据分类汇总（1）使用分类汇总功能快速统计数据）使用分类汇总功能快速统计数据（2）更改汇总方式得到不同统计结果）更改汇总方式得到不同统计结果（3）显示分类汇总的结果）显示分类汇总的结果（4）建立组合）建立组合（5）取消分类汇总分级显示效果
13、、取消分类汇总）取消分类汇总分级显示效果、取消分类汇总四、图表创建及编辑技巧四、图表创建及编辑技巧图表新建技巧图表新建技巧图表编辑技巧图表编辑技巧图表综合案例图表综合案例创建数据透视表创建数据透视表四、图表创建及编辑技巧四、图表创建及编辑技巧1、图表新建技巧图表新建技巧（1）选择不连续数据源建立图表）选择不连续数据源建立图表（2）选择不同工作表的数据源创建图表）选择不同工作表的数据源创建图表（3）创建混合型图表）创建混合型图表（4）将创建的图表保存为模板并使用模板新建图表）将创建的图表保存为模板并使用模板新建图表四、图表创建及编辑技巧四、图表创建及编辑技巧2、图表编辑技巧图表编辑技巧（1）快速
14、更改图表的类型）快速更改图表的类型（2）将建立的图表转化为静态图片（另存为网页）将建立的图表转化为静态图片（另存为网页）（3）将）将Excel图表复制到图表复制到Word文档中使用并实现在文档中使用并实现在Word中编辑中编辑Excel图表且跟随图表且跟随Excel的数据源自动更新的数据源自动更新（4）在）在PowerPoint演示文稿中使用演示文稿中使用Excel图表并跟随图表并跟随Excel的数据的数据源自动更新源自动更新四、图表创建及编辑技巧四、图表创建及编辑技巧3、图表综合案例、图表综合案例分析实创利润是否达到预算金额分析实创利润是否达到预算金额四、图表创建及编辑技巧四、图表创建及编辑技巧4、创建数据透视表、创建数据透视表
