(完整版)公司档案室管理制度.doc

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资源描述

1、公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室,办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室,隶属于办公室,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档

2、案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。(二) 各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。三、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值

3、,便于保管和利用。4、档案盒表面为档案目录,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。(二)立档1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。(三)分类1、档案各级分类应赋予统一名称,其

4、名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。2、公司档案大致分为以下几类:(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;(3)制度类:管理制度汇编;(4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。(5)计划总结类:分年度计划及总结等;(6)会议纪要类:办公例会纪要等(五)档案编号1、档案分类各级名称经确定后,应编制档案登记目录表,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定

5、,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照档案登记目录表条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。四、归档及保存年限(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写卷内目录。(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。1、永久保存:(1)公司章程、合同(2)股东名册(3)组织规程及办事细则(4)董事会及股东会记录(5

6、)财务报表(6)政府机关核准文件(7)不动产所有权及其他债权凭证(8)工程设计图(9)公司规章制度(10)其他经核定须永久保存的文书2、10年保存:(1)预算、决算书类(2)会计凭证(3)事业计划资料(4)其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存:(1)期满或解除之合约(2)其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存:(1)结案后无长期保存必要者。(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。(四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。 (五)按归档要求进行装订、编

7、号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理(一)借阅1、借阅手续:(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。(2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任

8、批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。(二)销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。(三)移交1、需要进行移交的档案

9、,需由档案员编制档案移交登记表,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。档案移交登记表需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,档案移交登记表一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。 (四)保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备,任

10、何人未经许可不得使用及随意翻动。六、附则(一)在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报行政部备案后,与本制度具有同等效力。(二)本制度自印发试行之日起执行。附表档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作;2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。3、定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽,如有破损或褪色的资料,应当及时进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的资料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。4、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得,避免盲目查找。5、做好保密工作,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理,编制或更新档案保管手册做好文件索引,以便查找。

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