1、模块九 培训文档管理学习目标商务公文写作 文档管理规则 培训文档撰写学习情境 一商务公文就是商业事务中的公务文书，是企业在生产经营活动中产生的，按照严格的、既定的生效程序和规范格式制定的，具有传递和记录信息作用的载体。规范而严谨的商务公文是现代企业管理的基础。一学习情境 一一、商务公文的构成要素 一（一）目标 遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。（二）材料 好的商务公文需要围绕作者的目的来收集很多相关方面的素材。，需要提前查阅很多以前类似的、相关的批文和章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。在材料方面，商务公文应遵循“收集要多、选择要严、使用要巧”的原则。（三）结构 遵循“篇段合一式
2、、分层表达式、分条列项式”等方式。（四）语言 做到“风格平直、朴实、庄重，表达规范、准确、简练”。学习情境 一二、商务公文的分类 一（一）按形式分类 固定格式商务公文 常见的固定格式商务公文主要有商务合同、委托授权书、调查报告、任命、简报、邀请函、通知、请示及批复等，这类商务公文有格式上的规范要求。非固定格式商务公文 非固定格式商务公文在日常工作中应用得更为广泛，最常见的就是电子邮件和便签。学习情境 一二、商务公文的分类 一（二）按内容分类 通用商务公文 常见的通用商务公文有通知、会议纪要、商务合同、请示、批复、总结、计划、报告、备忘录等。礼仪性商务公文 礼仪性商务公文主要包括贺信、贺电、邀请
3、函、请柬、慰问信等。学习情境 一三、商务公文的写作步骤 一（一）明确公文目标（二）明确公文正式程度（三）设定公文总体风格（四）选择公文层次结构（五）列出公文大纲（六）撰写初稿学习情境 一三、商务公文的写作步骤 一（一）明确公文目标 在撰写某一商务公文前，先要明确本次行文的目的，也就是希望对方在收到公文后采取什么样的行动。通常存在这样一个误区，行文方将自己的意愿当作行文目的而忽略了收文方的感受。必须明确，收文方的行动才是行文方的意愿，也是公文的真实目标。学习情境 一三、商务公文的写作步骤 一（二）明确公文正式程度 撰写商务公文前，还需要明确三个问题：（）行文方是否了解收文方？（）收文方地位比行文
4、方低吗？（）此份商务公文内容是好消息吗？如果上述三个问题越倾向于否定的答案，那么商务公文就应该越正式，应用庄重而严 肃的行文语气、规范严谨的标准格式撰写。学习情境 一三、商务公文的写作步骤 一（三）设定公文总体风格代表行文方与收文方立场一致，并且资源充足，不存在障碍。此类公文的行文难度低，仅需罗列事实，短篇幅即可。代表资源充足，但双方立场并不一致。行文方需要通过商务公文来改变收文方原本的想法或认识，可能需要反复多次沟通，且需要特别强调行文方观点或想法的优势和好处，以达到转变收文方立场的目的。代表资源不足且双方立场不一致。此类公文在资源和立场两个维度都存在较大的障碍，实现成功且有效沟通的概率较低
5、，应三思而后行。代表尽管双方立场一致，但资源并不充足。此类公文总体风格偏向有问有答且篇幅较 长，行文方应在公文中向收文方提供一种甚至多种解决问题的思路和方案。学习情境 一三、商务公文的写作步骤 一（四）选择公文层次结构 商务公文主要的层次结构包括以下五种类型：连贯式 适用于工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装说明等。并列式 适用于报告、总结、建议书等。分析问题式 在实际工作中，其有以下四种分类：（）只有结果，如批复、指示、命令等，通常没有问题成因及分析。（）提出并分析问题，如情况简报。（）提出并解决问题，如公告和通知。（）提出问题、分析问题、解决问题，如指导性的通报和决议。问答式 适用
6、于企业内刊、内部通讯、操作程序指南等。行动结果式 适用于宣传类文案学习情境 文档管理规则二文档管理是指对文件、电子表格、图纸和影像扫描文档的存储、分类和检索。文档管理的关键就是解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看等问题。文档管理既是一项应用广泛的日常性工作，又是一项非常重要的信息汇集工作。对于企业来说，做好文件档案的归档管理工作，能够及时提供企业所需的第一手资料，促使企业的健康发展，提高企业的管理水平，也为企业运行机制的监督管理提供了必需的资料，有利于内、外部的监督管理。学习情境 文档管理规则二企业文档载体即企业文档的记录材质和方式。在企业实现计算机全程管理后，文档已从之
7、前单一的纸质化留存向信息数据的电子化传递、处理转变，开始凸显其重要地位，以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。一、文档载体的变化学习情境 文档管理规则二在纸质文档时期，企业档案一般分为文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会 计档案、人事档案等。随着企业信息集成系统的形成和使用，企业档案信息分散在管理系统中的几个模块、流程里，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，各企 业档案信息的分类不尽相同，但都能贴近企业的生产、经营、管理等各方面
8、状况，分类也 更详细、更科学、更规范。二、文档分类的变化 学习情境 文档管理规则二 因纸质文档和电子文档材质特性的不同，企业文档的保存也发生了很大的变化。在电子环境中，如果档案管理人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件就很可能不存在或 至少不能被鉴定、保存、编目和利用。因此，企业档案管理人员如果不进入企业信息集成系统，就很难掌握企业信息的核心部分甚至接收不到档案。企业文档的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的是经过档 案管理人员鉴定归档后以电子文档的形式进行保存。三、文档保存归档的变化学习情境 一一、培训的组织支持 培训的相关表格三学习情境 一一、培训的组织支持 培训的相关表格三学习情境
9、一二、培训的制度保障 培训的相关表格三学习情境 一三、培训需求信息收集 培训的相关表格三学习情境 一三、培训需求信息收集 培训的相关表格三学习情境 一三、培训需求信息收集 培训的相关表格三学习情境 一四、培训计划 培训的相关表格三学习情境 一五、培训预算 培训的相关表格三学习情境 一五、培训预算 培训的相关表格三学习情境 一六、培训方案 培训的相关表格三学习情境 一六、培训方案 培训的相关表格三学习情境 一七、师资、课程与教材 培训的相关表格三学习情境 一八、培训实施方案 培训的相关表格三学习情境 一九、培训分类实施 培训的相关表格三学习情境 一十、培训评估 培训的相关表格三学习情境 一十一、撰写评估报告 培训的相关表格三Thank You!
