1、文件管理的成熟 与 完 善 第十一章【本章提要】现当代时期文件管理的理论基础和机构建设日趋成熟和完善。文件管理是指对进馆前的文件进行保管、利用和处置的全部活动,始于20世纪40年代。文件管理产生的基本原因是文件数量的急剧膨胀,根本目的是确保文件转化为档案的总体质量。文件生命周期理论是文件管理的理论基础,萌芽于20世纪40年代,到20世纪80年代已基本成熟。文件中心是文件管理机构的重要形式,起源于20世纪40年代的美国,目前已遍及全球。C O N T E N T S目录1/文件管理概述2/文件管理的理论基础文件生命周期理论3/3/文件管理的机构设置文件中心4/4/文件管理机构新发展商业性文件中心
2、文件管理概述第一节第一节一、文件管理的含义 文件管理（Records Management）主要是指对进馆前的文件进行保管、利用和处置的全部活动。这一概念的正式启用以及对其含义的研究，始于20世纪40年代。（一）美国 美国是开创文件管理新纪元的国家，它对文件管理含义的认识有三种代表性观点：第一种是美国历史学界的宏观定义。第二种是美国联邦文件管理法的法规定义。第三种是美国档案界通行的详细定义。（二）英国 英国也是对文件管理研究较多的国家之一。它对文件管理含义的认识集中表现在英国档案学者迈克尔库克（Michael Cook）的专著档案管理（Archives Management）中。库克认为文件管
3、理是一项范围十分广泛的活动,包括文件的产生、整理、销毁以及向文件中心和档案馆移交等项工作。（三）阿根廷 阿根廷也是对文件管理有着较深研究的国家之一。它对文件管理含义的认识集中体现在阿根廷档案学者路易斯比阿萨利的专著档案管理技术实用手册中。他认为文件管理指的是“那些为使文件能按一定方法得到系统有序管理,从而正常运转,进行服务与发挥作用的必要人类活动”。（四）国际档案界 目前，文件管理的含义在国际档案界已形成了一致认识，最典型的表现就是国际档案理事会1995年修订的档案术语词典对文件管理给予了规范定义。该词典规定,文件管理是指“对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。（一
4、）必要性文件数量的急剧增长和类型的大量增加，推动了文件管理的产生。有效解决文件制作和保存的条件问题，加强了文件管理产生的迫切性。合理解决文件处置问题，加强了文件管理产生的必要性。文件全程管理实现经济和高效的要求，推动了文件管理的产生。（二）最终目的文件管理最终要达到的目的包括两个方面：一方面，对现行阶段的文件进行“前端控制”，确保现行文件的安全保管和有效利用；另一方面，对半现行阶段的文件进行“最终处置”，确保半现行文件的安全保管、有效利用和妥善进馆。二、文件管理的必要性和目的三、文件管理与档案管理的关系（一）文件与档案的密切关系 文件与档案的密切关系表现为:档案由文件转化而来,是文件中的特殊部
5、分,文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现。“档案由文件转化而来”指的是文件是档案的前身或源头；“档案是文件中的特殊部分”指的是并非所有的文件都能转化为档案,档案只是文件中的特殊部分；“文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现”指的是文件与档案既有相同之处,又有差异。（二）文件管理与档案管理的紧密联系 文件与档案的密切关系说明了文件管理与档案管理必然存在紧密联系,这种联系主要表现为五点：文件管理是档案管理的前提 档案管理是文件管理的延伸和发展。文件管理和档案管理是一个统一的系统工程 档案部门和人员的参与,是文件管理质量的重要保证 文件管理人员与档案管理人员之间
6、存在着相互依存、相互促进而又各自独立的关系文件管理的理论基础文件生命周期理论第二节第二节一、文件生命周期理论产生的专业背景 文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。它从20世纪4050年代西方档案学者对文件中心的理论解释起步，后来研究范围逐渐扩大到文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，成为西方档案学理论的重要支柱之一。文件生命周期理论的产生有着特定的专业背景。20世纪30年代以来，文件数量的急剧膨胀，文件管理活动日趋专门化，导致一种新型的文件管理机构文件中心得以出现和发展。C文件中心的建立是文件生命周期理论产生的直接因素B文件管理的出现及其专门化是文件生命周期理论
7、产生的推动因素A文件数量的急剧增长是文件生命周期理论产生的基本因素二、文件生命周期理论的形成和发展1940年,美国档案学者菲利普布鲁克斯(Philip Brooks)最早提出了“文件生命周期”概念1950年,英国伦敦大学教授艾利斯在第一届国际档案大会上提出了文件运动的“三阶段论”曾任英国公共档案馆馆长的马勃斯(Mabbs)在1974年出版的专著文件中心的组织中吸收了艾利斯的观点,对文件中心与文件运动阶段的对应关系做了进一步的系统论述。这种由文件中心的理论解释而衍生出的文件阶段的划分,就成为文件生命周期理论的研究起点。阿根廷档案学者曼努埃尔巴斯克斯出版的两部专著文件的选择(1982年)和文件生命
8、周期研究(1987年),可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。三、文件生命周期理论的基本内容（一）文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程 这一基本点包括两层含义：首先,这里的文件是一个广义概念。文件生命周期理论认为文件是一个广义概念,泛指人类社会实践活动中直接产生和使用的一切信息记录,无论其载体形式和记录方式如何。其次,文件的运动过程具有整体性。文件运动现象如同生命现象一样,从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。（二）文件的整体运动过程因价值形态的变化可分为若干阶段 这一基本点包括三层含义：首先,文件的整体运动过程具有阶段性特征。文件生命周期理论认为,文件从形成到销毁或永久
9、保存的整体运动过程并非一成不变,相反呈现出明显的阶段性变化。其次,文件运动过程的各阶段具有不同特点。最后,引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化。一般来说,文件的价值就是客体(文件)对主体(利用者,包括形成者和非形成者)需要的满足。四、文件生命周期理论的重要意义（三）文件在每一阶段因特定价值与服务对象、保存场所和管理形式之间具有内在的对应 这一基本点包括两层含义：首先,文件在每一个阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象、保存场所和管理方式。其次,各阶段文件服务对象、保管场所和管理方式等方面的变化只不过是文件运动不同阶段的外在表现,只有价值形态的变化才是其内在决定因素。（一）为文
10、件的全过程管理奠定了理论基础（二）为文件的分阶段管理提供了实践指导原则（三）为实现文档一体化管理和对文件进行前端控制提供了理论依据 电子文件对文件生命周期理论提出的挑战主要包括三个方面：中外档案界认为电子文件的生命周期需要有新的理解。中外档案界对电子文件生命周期的阶段划分也提出了不同看法。中外档案界还认为文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件。五、文件生命周期理论在电子时代面临的挑战及自身的修正（一）面临的挑战 澳大利亚档案学者弗兰克阿普沃德于20世纪90年代提出了一种全新的“文件连续体理论”(Theory of Records Continuum),试
11、图取代传统的文件生命周期理论。文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充和发展。具体而言,文件连续体理论的进步之处可以归结为四点：第一,文件生命周期理论的研究视角集中在文件自身,考察的是文件实体从形成直至销毁或永久保存的运动过程及规律,而文件连续体理论选取的独特研究视角是文件保管形式与业务活动和业务环境之间的互动,考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。第二,文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法,这种直线式的方法对描述电子文件运动的复杂状态很可能会有力不从心之感,而文件连续体理论将文件置身于一个多元时空范围,转而运用立体的、多维的研究方法,全方位地考
12、察文件运动过程及规律,可以很好地解决上述难题。（二）在电子时代的补充文件连续体理论 第三,文件生命周期理论偏重于强调文件运动的阶段性,主张划清各阶段的界限,实行阶段式管理,相应使得文件管理与档案管理的界限十分清晰。相比之下,文件连续体理论更多地突出文件运动的连续性和整体性,将文件视为一个无须明确分割的连续统一体,这准确地揭示了电子文件各阶段界限日趋模糊、联系却越发明显的运动特点,因而适用范围更广,生命力更强。第四,文件生命周期理论偏重于强调各阶段文件的价值形态与保管场所、管理方式的对应关系,面对电子文件的自身特点以及阶段界限日益模糊的现实,文件生命周期理论自然受到挑战,而文件连续体理论不再要求
13、相关因素的机械对应,从而更好地顺应了电子文件时代的发展要求。针对电子文件的运动特点,可以将文件生命周期理论原有的三个基本点进行调整和补充：文件运动的整体性保持不变。文件生命周期理论原有的第一个基本点可以调整为“电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程,而且这一过程应纳入统一的电子文件管理系统之中”。文件运动的阶段性特点发生变化。文件生命周期理论原有的第二个基本点可以修正为“电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段,但不同阶段之间没有明确的界限,处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能”。各阶段文件的价值形态与相关因素的对应关系也发生了一些变化。文件生命
14、周期理论原有的第三个基本点可以修正为“电子文件在每一阶段因特定的价值形态仍然具有不同的服务对象和管理方式,但电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化,甚至可能丧失”。“对电子文件运动过程应当进一步加强全程管理和前端控制,起点需要延伸到电子文件管理系统的设计之中”。（三）在电子时代的修正六、文件生命周期理论在电子时代的指导价值 文件生命周期理论不仅为文件的分阶段管理和全过程管理奠定了理论基础，而且为档案部门和人员对文件进行前端控制提供了理论依据。进入电子文件时代,文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想表现得尤为突出,而且两者实现了有机结合与协调统一。这也正是文件生命周期理论对电子文
15、件管理指导价值的集中反映。文件管理的机构设置文件中心第三节第三节 文件管理机构是实现文件有序管理的组织保证。它是临时保存机关现行文件，主要是半现行 文件的场所。国外文件管理机构有两种形式:一种属于机关的内部机构,一种独立于机关之外。一、文件中心的形成和发展 文件中心（Records Centre）是一种独立于机关之外的新型文件管理机构，它最早出现在美国。第二次世界大战期间，美国军事机关形成的文件数量急剧增加，迫于战争需要,海军部于1941年设置了造价低廉的临时库房,集中保存平时已不常使用却也不宜销毁或向档案馆移交的大量半现行文件,取得了较好的效果。这种临时性库房就是文件中心的最初形式。第二次世
16、界大战后,许多国家受到了美国文件中心的启发,认为文件中心是集中保管半现行文件的经济、有效的组织形式。于是,文件中心或类似的机构在一些国家便应运而生。二、文件中心的性质和任务（一）性质 文件中心的性质就是过渡性或者说中间性,它介于文件形成机关与档案馆之间,是连接机关与档案馆的“中转站”。（二）任务 文件中心的任务包括三个方面：负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管。这是文件中心最基本的任务,特色在于经济和有效的结合。负责为文件形成机关及时提供优质和高效的服务,并经机关同意后为其他用户提供服务。这是文件中心最具吸引力的任务,特色在于服务对象的范围已由机关向社会扩展。负责对半现行文件进行最终处置
17、移交档案馆永久保存或按规定程序进行销毁。这是文件中心最关键的任务,特色在于兼顾形成机关与档案馆的意见,确保文件的进馆质量。三、文件中心的业务活动（一）接收 这是文件中心的一项基础业务活动,指的是把半现行文件从高成本的机关办公室转移到文件中心保管,或者说把半现行文件从高成本的机关办公室向低成本、高密度、高效率的贮存空间转移的活动。与档案馆不同,文件中心对文件的接收,并不意味着文件所有权的转移。（二）保管 文件中心的保管业务包括五个方面:1.确保库房干净和整洁 2.使文件盒容量合理且标记清晰 3.对文件及时排架和调整 4.对特殊载体的文件实行特殊保管 5.对出库的文件及时催还（三）借阅 文件中心不
18、是单纯的半现行文件保管机构,它还必须为利用者特别是形成机关提供快速、准确的借阅服务。服务形式主要包括外借和阅览。外借包括递送和邮寄两种方式。外借对象主要是形成机关,它们熟悉自己的文件,可以通过电话或信函来借调文件。（四）处置 处置是指文件中心根据文件保管期限表对文件进行再鉴定和再审查,销毁不需要继续保存的文件,把具有永久价值的文件移交到档案馆。向档案馆移交不仅仅意味着档案实体的转移,而且是档案所有权的转移,即从形成机关所有转变为全民所有或国家所有。A A经济实用B B 交接简便D D服务快捷E E 安全保管F F保证质量四、文件中心的优越性CC“三个不变”文件管理机构新发展商业性文件中心第四节
19、第四节一、商业性文件中心的发展历程起源:20世纪40年代末起步:20世纪5060年代快速发展:20世纪70年代组建联盟:20世纪80年代爆炸式增长:20世纪90年代优化整合:21世纪二、商业性文件中心的演变特点(一)迅速起步追求文件管理经济高效的必然产物(二)持久扩张与经济高速增长同步和对技术高度重视(三)理性发展稳步追求规模效益和技术优势三、商业性文件中心产生的理论依据和实践原因(一)理论依据 文件中心是基于文件生命周期理论的最佳实践，商业性文件中心同样是基于文件生命周期理论的完美实践。商业性文件中心是文件中心的一种类型,具有文件中心共有的职能和作用,主要为半现行文件提供保管服务,借助高科技
20、手段为有需要的企业、机构、组织和个人提供集成化、专业性和社会化的文件信息管理服务,发挥过渡性保管机构的作用。商业性文件中心的产生和发展不仅符合文件生命周期理论阶段式有效管理的要求,而且更突出地体现了文件生命周期理论全过程管理的思想。总之,文件生命周期理论的全过程管理思想为商业性文件中心的产生和发展提供了理论依据。(二)实践原因 根据现有材料,我们将商业性文件中心产生的实践原因简要归结为四点：第一,满足多元化的市场需求。第二,体现社会分工的细化。第三,追求文件管理效益。第四,实现文件信息管理服务的技术优势。四、商业性文件中心的现状分布 分布广泛。典型突出。这里的典型突出有两层含义,既指分布的典型
21、性,又指个案的典型性。五、商业性文件中心的定义和性质 国际档案界对商业性文件中心较为权威的定义当属国际文件管理者和指导者协会(ARMA International,以下简称ARMA)的术语手册给出的解释“保存其他组织的文件并以营利为目的提供有偿服务的文件中心”。这一定义表明商业性文件中心是文件中心的一种类型。商业性文件中心除具有文件中心的基本性质和特点之外,还表现出一些特殊性。综合来看,商业性文件中心是一种私人创办的独立核算、自负盈亏的营利性、服务型企业,借助高科技手段为有需要的企业、机构、组织和个人提供商业性、专业性和社会化的文件信息管理服务。六、商业性文件中心的类型 按市场范围分为国际型、
22、洲际型与国内型 按业务内容分为传统文档保管型与现代信息服务型 按发展特点分为综合型与专业型 商业性文件中心秉承文件中心的基本优点，其综合特征表现为五个方面：机构性质:明确企业定位。商业性文件中心从一开始就是作为企业建立的,符合企业的定义和本质特征。经营方式:紧贴市场需求。商业性文件中心作为独立核算、自负盈亏的企业,经营方式具有紧贴市场需求的特征。业务内容:在广泛的基础上不断拓展。过去,商业性文件中心的服务项目偏重在文件管理,自20世纪末以来,其服务项目越来越多地向信息管理和服务拓展。服务质量:在确保安全前提下实现优化。行业监管:组织保障与制度保障齐头并进。商业性文件中心行业具备了较为成熟的行业自律和监管,组织保障与制度保障齐头并进。七、商业性文件中心的综合特征思考题1.简述文件管理的必要性和目的。2.简述文件管理与档案管理的联系。3.综述文件生命周期理论的含义、基本内容和重要意义。4.综述文件生命周期理论在电子时代面临的挑战以及修正和发展的表现。5.简述文件中心的优越性。6.简述商业性文件中心的类型。7.简述商业性文件中心的综合特征。谢谢大家！
