AIS会计信息系统理论全册完整教学课件1.ppt

1、AIS会计信息系统理论全册会计信息系统理论全册 完整教学课件完整教学课件1 会计信息系统 Accounting Information System 第第1章章 信息时代的变迁信息时代的变迁 与会计信息系统的产生与发展与会计信息系统的产生与发展 主要内容 第一节 信息时代的变迁 第二节 对信息的再认识 第三节 信息系统 第四节 会计信息系统 第五节 会计信息系统的功能结构 第六节会计信息系统与ERP的关系 学习目标 掌握信息、数据、知识、系统等基本概念。 了解会计信息系统的三个发展阶段。 理解会计信息系统和管理信息系统的关系。 掌握会计信息系统的基本构成和基本功能结构。 第一节 信息时代的变迁

2、 企业宏观环境的变迁 企业微观环境的变迁 技术的变迁 企业微观环境的变迁 生产方式变革 经营管理变革 组织结构变革 信息管理变革 技术的变迁 计算机硬件技术发展 计算机软件技术发展 网络技术发展 电子商务 第二节 对信息的再认识- 数据 信息 知识 数据 l数据是反映客观事物的性质、形态、结构和特殊的符号， 并能对客观事物的属性进行描述。 l例如， “200平方米”是一项数据。 l数据可以使用多种载体和符号进行记录，即具有多种表 现形式。 l纸，磁性介质； l数字，文字，图像，声音 信息 l辞海对信息的解释是，信息是收信者事先不知道的报导 l控制论的创始人维纳认为，信息是人们在适应外部世界并且

3、 将这种适应反作用于世界的过程中，同外部世界进行交换的 内容的名称。接收信息和使用信息的过程，就是我们适应外 部偶然性的过程 l信息论的创始人香农说，信息是用以消除不确定性的东西 l决策学的代表人物西蒙则提出：信息是影响人改变对于决策 方案的期待或评价的外界刺激 l在信息技术应用领域，一般认为：信息是经过加工、具有一信息是经过加工、具有一 定含义的、对决策有价值的数据定含义的、对决策有价值的数据。 信息是数据加工的结果，它可以用文字、数字 、图形等形式，对客观事物的性质、形式、结 构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观 事物的本质。 例如， “200平方米”是一项数据，但这一数 据除了数字上

4、的意义外，并不表示任何内容； 而“会计科办公室的总面积是200平方米”对 接收者是有意义的。 l信息 Data - information 信息共享性 一方面，同一内容的信息可以在同一时间被多人使用；另一方面 ，同一内容的信息可以被使用多次，信息不会因为被使用而贬值 或废弃，可通过传递和扩散方式达到共享。 信息的可传递性 信息是物质存在方式的直接或间接显示，它依附于一定的媒体（ 声、光、磁、语言、表情、文字符号、数据、图象等）进行呈现 、传递和扩散，信息是内容，信息的媒体是形式。 信息的可编码性 即信息可以用有标准意义的符号（如数字、字母等）表示。信息 社会中会有更多的信息以数字形式表示，信息

5、的生成、处理、存 储、传输都是数字化的，因此信息易于识别和接收、易于转换、 易于传递、易于存储，从而易于处理。 l信息的特征 可增值性 信息不但对组织其他资源有增值作用，而且信息本身也可增值，当 大量零散、片面、互不关联的信息经过信息系统过滤处理成为相关 信息的有序集合时，信息本身就会发生增值。这也是信息咨询业得 以蓬勃发展的原因之一。 可集成性 即不同的信息之间可以进行广泛地联系和系统地综合，并由此得出 全新信息关系和内容。 层次性 对于信息社会的组织来说，不论是哪个组织单元（如工作小组或某 个员工），利用信息的决策一般都可以有三个层次：战略层决策、 战术层决策和事务决策。不同层次的决策对信

6、息的来源、抽象程度 、信息的数量等特性的要求不同。 l信息的特征 不同层次的信息需求 市场 生产 财务 人事 战略层 管理层 知识层 作业层 层次服务对象信息需求特点 高层管理者 业务数据，内部，范围确定 量多，详尽，使用频率高 运用知识进行方案制定和评价 文案管理 战略性，外部，概括 范围广，信息需求不确定 中层管理者 知识和数据工人 作业层经理 战术性，内部为主，较概括 范围较确定，定期变化 会计信息是反映组织财务状况和经营成果的信息。它是 对反映组织运作的数据，按照一定的要求或需要进行加 工、计算、分类、汇总而形成有用的信息产品。 会计信息 知识（Knowledge）是以各种方式将一个或

7、多个 信息关联在一起的信息结构，是对客观世界规律 性的总结。 从信息技术应用的角度来看，知识是对同类信息 的积累，是为有助于实现某种特定的目的而抽象 化和一般化了的信息。 因此，信息是知识的原料，而知识是对信息的更 高一级的抽象，这种抽象可以在信息系统环境中 通过寻找各信息之间的联系完成。 知识 三者的关系 第三节 信息系统- 系统 信息系统 管理信息系统分类 系统(system)是由一些相互联系、相互作用的若 干要素，为实现某一目标而组成的具有一定功能 的有机整体。 室内恒温系统是一个简单系统的实例，它是由温 度监控器、温度调节器组成，该系统的目标是保 持室内温度在2527度。 系统 整体性

8、 一个系统由两个或两个以上的要素组成，所有要素的集合构成了一个有机的 整体。在这个整体中，各个要素不但有着自己的目标，而且为实现整体的目 标充当着必要的角色，缺一不可。 目的性 任何一个系统的发生和发展都具有很强的目的性，这种目的性在某些系统中 又体现出多重性。目的是一个系统的主导，它决定着系统要素的组成和结构 。 关联性 即一个系统中各要素间存在着密切的联系，这种联系决定了整个系统的机制 。这种联系在一定时期内处于相对稳定的状态，但随着系统目标的改变以及 环境的发展，系统也会发生相应的变更。 层次性 一个系统必然地被包含在一个更大的系统内，这个更大的系统常被称为“环 境”；一个系统内部的要素

9、本身也可能是一个个小的系统，这些小系统常被 称为这个系统的子系统(subsystem)。由此形成了系统的层次性。 系统的特性 系统的分类系统的分类 人工系统 一个系统其大部分工作都是由人工完成的，该系统被称作 人工系统。如手工会计系统等。 自动系统 一个系统其大部分工作是由机器自动完成的，该系统被称 作自动系统。如室内恒温系统、数控机床系统等。 基于计算机的系统 一个系统其大部分工作是由计算机自动完成的，该系统被 称作基于计算机的系统。如机器人系统、计算机会计信息 系统，ATM. 信息系统(information systems) 是以信息基础设 施为基本运行环境，由人、信息技术设备、运行 规

10、程组成的，以信息为处理对象，进行信息的收 集、传递、存储、加工，辅助组织进行各项决策 的人机相结合的系统。 信息系统 数据的收集和输入 数据的收集和输入功能是指将待处理的原始数据集中起 来，转化为信息系统所需要的形式，输入到系统中。 信息的存储 数据进入信息系统后，经过加工或整理，得到了对管理 者有用的信息。信息系统负责把信息按照一定的方法存 储、保管起来。 信息的传输 为了让信息的使用者方便地使用信息，信息系统能够迅 速准确地将信息传送到各个使用部门。 信息系统的基本功能 信息的加工 信息系统对进入系统的数据进行加工处理，包括查询、 计算、排序、归并等。 信息的检索和分析 信息检索和分析功能

11、是按照使用者的需求查询信息，利 用一些模型和方法，如预测模型、决策模型、模拟模型 、知识推理模型等，生成针对性较强的、满足用户需求 的决策信息。 管理信息系统分类 HR SCM MM CRM AIS DSS 第四节 会计信息系统- 会计信息系统的定义 会计信息系统的发展阶段 会计信息系统的基本构成 会计信息系统的应用体系结构 会计信息系统定义 1966年，美国会计学会（AAA）出版的 论会计基本理论(A Statement of Basic Accounting Theory)明确提出会计 是一个信息系统，并指出“会计是为便 于信息使用者有根据地判断和决策而鉴 别、计量和传输信息的过程”。 美

12、国学者鲍德纳在2002年撰写的 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM 一书中给出了会计信息系统较权威的定义： 会计信息系统是基于计算机的，将会计数据转 换为信息的系统，但是我们更广泛地使用会计 信息系统这一概念，使其包括教育处理循环、 信息技术的使用以及信息系统的开发。 会计信息系统是一个面向价值信息的信息，是从对其组 织中的价值运动进行反映和监督的角度提出信息需求的 信息系统，即利用信息技术对会计信息进行采集、存储 和处理，完成会计核算任务，并能提供为进行会计管理 、分析、决策使用的辅助信息的系统。 在信息社会，会计工作中常规的、可以程序化的任务将 由会计信息系统处理，

13、同时会计信息系统还将辅助会计 人员完成其他管理与决策任务。 会计信息系统 根据数据处理技术手段的不同 手工会计信息系统 机械会计信息系统 基于计算机的会计信息系统 EDP阶段 会计管理信息系统阶段 基于互联网的会计信息系统阶段 会计信息系统的基本构成 基于计算机的会计信息系统是一个人机相结合的系统，其 基本构成包括硬件资源、软件资源、信息资源和会计人员 等基本要素。 硬件资源硬件资源 软件资源软件资源 信息资源信息资源 会计规范也是一种非常重要的信息资源，它是指保证会计信息 系统正常运行的各种制度和控制程序，如硬件管理制度、数据管 理制度、会计人员岗位责任制度、内部控制制度、会计制度等。 会计

14、规范可以保存在数据文件中，也可以保存在纸张文件中。 会计人员会计人员 会计信息系统的应用体系结构： 从文件服务器（）发展到 客户服务器（）发展到 浏览器服务器（）发展到 云服务结构 推动财务/会计管理模式的变革： 从分散、到集中、到共享服务模式的发展 C/S 客户 服务器结构 B/S 浏览器 服务器结构 云-端结构 互联网上汇聚的计算资源、存储资源、数据资源和应 用资源正随着互联网规模的扩大而不断增加。为了适 应移动互联网大数据的发展，形成承接互联网资源和 互联网应用的一体化服务环境，信息技术领域的创新 者们开始研究云计算技术，使用个人、企业从孤立的 网络平台转向互联网上有效地共享和利用开放网

15、络上 资源的云服务平台，基于云服务的技术架构诞生了。 第五节 会计信息系统的基本功能结构 财务系统 购销存系统 管理与决策系统 各个系统间信息传递关系 采购系统 销售系统 报表系统 应收系统 工资系统固定资产 管理 总账系统 成本系统 绩效评价 存货系统 应付系统 资金管理 财务分析 采购入库 单 销售出库 单 采 购 发 票 销 售 发 票 凭 证 凭 证 凭 证 凭 证 凭 证 凭证凭证 折旧 费 人工 费 材 料 费 领导查询 预算管理 第六节 会计信息系统与ERP的关系 会计信息系统是组织管理信息系统中最重要 的子系统之一，它是随着技术的进步和人们 对会计理论不断完善的基础上，将信息技

16、术 与会计理论有机融合起来构建会计信息系统。 该信息系统能够从各个职能子系统中获取信 息。 管理信息系统（Management Information System 简称 MIS）是以信息基础设施为基本 运行环境，由人、数据、设备、信息技术和运 行规程等要素组成的，通过数据处理产生企业 进行各项管理和决策所需信息的系统。 ERP是MIS的高级阶段 随着近几年网络信息技术的迅猛发展和企业信息 化进程的加快，MIS已经迎来了它的高级阶段 ERP。事实上，制造资源计划（MRP）和企业 资源计划（ERP）系统都可认为是企业管理信息 系统。只是MRP 和ERP更强调科学管理、资源 整合、信息动态共享与系

17、统功能集成。 ERP是集成了业务和财务系统的全系统。在企业内部 ，再也不应该有独立的分割的管理信息子系统，所有 的业务、管理、财务都是集成在一起的，通过ERP实 现物流、资金流、信息流的统一。 财务管理始终是ERP的核心模块和主要职能。会计和 财务管理对象是企业的资金流，是企业运营效果和效 率的衡量和表现，传统的会计信息系统属于会计等式 “资产=负债+所有者权益”的模式。ERP系统则以业 务为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续 运动和反馈来设计，能跨越职能领域的边界，实现整 个企业信息的集成。会计信息系统是企业管理信息系 统的一个有机组成部分。 AIS已经融入已经融入ERP系统的各会计

18、功能模块中系统的各会计功能模块中 在在ERP环境下，企业会计工作中常规的、可程环境下，企业会计工作中常规的、可程 序化的任务都将由各个会计功能模块儿自动处序化的任务都将由各个会计功能模块儿自动处 理，同时软件系统还会帮助会计人员完成许多理，同时软件系统还会帮助会计人员完成许多 内部控制等管理任务。内部控制等管理任务。 会计信息系统 Accounting Information System 第第2 2章章 会计信息系统的规划、分析与设计会计信息系统的规划、分析与设计 主要内容 第一节 会计信息系统开发概述 第二节 会计信息系统的规划 第三节 会计信息系统的分析 第三节 会计信息系统的设计 学习

19、目标 掌握业务流程图、数据流程图及功能结构图的绘制与应用。 理解会计信息系统的规划、分析与设计方法。 了解会计信息系统的开发方式。 第一节第一节 会计信息系统开发概述会计信息系统开发概述 一一系统开发生命周期系统开发生命周期 二二系统开发方式系统开发方式 系统规划 系统分析 系统设计 系统实施 系统维护 新系统开发 系统分析报告 系统设计报告 系统测试报告等 可行性项目建议书 一、系统开发的生命周期 方 式 特 点 自行开发委托开发联合开发购买现成软件包 对分析、设计力量的要求非常需要需要逐步培养不需要 编程力量的需求非常需要不需要需要不需要 系统维护容易较困难较容易困难 开发费用少多较多较少

20、 二、系统开发方式的比较 应根据企业的资源情况、技术力量、外部环境 等因素选择适当的开发方式 第二节 会计信息系统的规划 一系统规划任务 二初步调查 三可行性分析 一、系统规划的任务 任务 将个别的系统项目或应用程序与企业的战略目 标相联系 内容 战略系统规划 项目规划 现行系统的基本情况 新系统的目标 系统开发的条件 初步确定： 是否建立新系统 建立何种规模的系统 要解决什么问题、达到哪些目标 系统软硬件的总体配置方案如何 系统的开发方式 二、初步调查 三、可行性分析 技术方面 经济方面 管理方面 可行性分析报告 结论 第三节 会计信息系统分析 一现行系统的详细调查 二结构化分析 三建立信息

21、系统的逻辑模型 四系统分析报告书 组织机构 业务流程 数据流程 数据分析 功能分析 调查方式方式： （1）召开调查会； （2）访问； （3）填写调查表； （4）参加业务实践等。 在这一阶段就可以收 集出一套可供程序调试 用的试验数据。 内容 一、现行系统的详细调查 数据流程图(Data Flow Diagram,简称DFD) 数据词典(Data Dictionary,简称DD) 二、结构化分析 业务处理描述与数据流程图 元素名称图形解释 外部实体描述该系统数据的外部来源或去向 数据处理描述输入数据被转换成输出数据的逻辑处理功能 数据流描述数据流动的方向 数据存储描述数据的存储形式 处理 编制

22、记账凭证 登记 计算 折旧 固定资产卡片 记账凭证折旧计算表 总账固定资产 登记簿 固定资产交接证 固定资产报废单 固定资产内部转 移 核对 【例例】 数据流程分解过程 数据描述与数据词典 数据元素条目（数据元素是不能再分解的数据单位） 数据结构条目（描述某些数据项之间的关系） 数据流条目（流动的数据） 数据处理条目（详细描述数据处理手续和处理逻辑） 数据存储条目（描述数据的静态结构） 外部实体条目（描述数据的来源和去向） 数据存储条目 数据处理条目 数据存储名称：固定资产卡片 流入、流出数据流：流入与固定资产增减变动相关的原始凭证，流出经过整理的固 定资产卡片 数据存储的组成：固定资产名称、

23、规格型号、主要参数、生产厂家、设备种类、使 用部门、购入日期、启用日期、预计使用年限、总工作量、原价、预计净残值率、 已提折旧额等 注释：若根据固定资产卡片数据计算固定资产折旧，应注意当月增加的固定资产不 计提折旧，当月减少的固定资产照提折旧 处理逻辑的名称：计算折旧 处理逻辑的输入：固定资产登记簿 处理逻辑的输出：折旧计算表 处理逻辑：按折旧计算方法（如使用年限法：月折旧额=原价*（1-预计净残值 率）/（预计使用年限*12）计算固定资产折旧 三、建立信息系统的逻辑模型 旧系统 增加、删除、修改 新系统 需求分析 系统目标 业务流程 数据流程 数据属性 数据查询要求 数据输入、输出 四、系统

24、分析报告书 引言 系统概述 新系统逻辑模型 用户需求说明 系统设计实施初步计划 建议 第四节 会计信息系统的设计 一概念设计 二评估与选择 三详细设计 一、概念设计 目的 通过向用户提供若干合理的选择，系统专业人员 可以避免对新系统造成先入为主的限制。 方法 结构化方法：建立“系统结构图”，用系统结构 图描述系统的层次、分块结构。 要点 应当突出几个备选方案的主要功能之间的区别 记账凭证查询 按凭证号 查 询 按日期 查 询 按 查 询 条 件 查 询 结构图 结构图中的主要成分： （1）模块 （2）调用 （3）数据 凭证号日期 查询条件 模块划分的原则 （1）低耦合度、高内聚度 （2）自顶向

25、下、层层分解 一方面，各个模块具有相对独立性，可以分 别设计实现； 另一方面，可将模块之间的相互关系（如数 据传递、调用）通过一定的方式予以说明，便于 系统的修改与维护。 系统的功能结构原理 . . . XXX系统 子系统1子系统2 功能模块1 程序模块1 子系统n 功能模块2功能模块n 程序模块2程序模块n 二、评估与选择 任务 从所有概念设计方案中选择一个系统。 步骤 详细的可行性研究 技术可行性 操作可行性 进度可行性 成本效益分析 成本效益分析 确认成本 一次性成本 经常性成本 确认效益 有形效益 无形效益 成本效益比较 净现值法 回收期法 三、详细设计 代码设计 数据库文件设计 输出

26、设计 输入设计 安全保密设计 处理流程设计 详细设计是系统功能、结构实现方法的最详细说明， 是程序设计的依据 （一）代码设计 代码的编码方法 代码设计原则 顺序码 组码 群码（层次码） 代码的编码方法 代码设计原则 惟一性 系统性 简明性 稳定性 扩展性 合法、合规性 根据所选择的具体数据库系统，进行数据库设计 依据：数据流程图、数据词典 1、确定系统需要建立的文件 2、数据库文件结构设计 3、数据库文件的组织形式 4、数据库文件的属性 （二）数据库文件设计 确定系统需要建立的文件类型 系统主文件 是系统中最重要的共享文件，主要存放具有固定值 属性的数据。必须准确、完整并及时更新 。 参照数据

27、 汇总数据 业务文件 是用来存放表明经济业务发生的数据文件，包含了 对主文件进行更新的全部数据。 主文件和业务文件之间的关系 客户代码客户名称客户地址联系人联系电话 1001甲公司北京市张一 订单号订单日期客户代码产品代码订购数量 20102006/09/0910017891500 产品代码产品名称价格库存数量 7981XXXX806000 客户文件（主文件） 存货文件（主文件） 订单文件（业务文件） -文件名 -文件结构 企业对账文件名为QYDZ.DBF，其结构如下： 序号字段名类型长度小数字段说明 1KMDMC8 科目代码 2RQD8 日期 3PZHC4 凭证号 4JSFSC8 结算方式

28、5JSDHC4 结算单号 6ZYC20 摘要 7JFN122 借方金额 8DFN122 贷方金额 9YEN122 余额 10YDBJL1 已达标记 数据库文件结构设计 数据库文件的组织形式 数据库文件的组织形式是指数据记录排列、 读写的方式等 -顺序组织方式 -索引组织方式 数据库文件的属性 -保密性 -读写性 -共享性 计算机会计信息系统中要为每一个子系 统设计数据库文件，设计每个库文件的文件 名、文件结构及文件组织方式和属性等。 (三)输出设计 从系统开发的角度看，输出决定输入，即输入 数据只有根据输出的要求确定 确定输出内容 根据业务文件数据生成的表示经济业务发生的信息 根据主文件数据生

29、成的参照数据和汇总数据 根据业务文件和主文件的数据合成的信息 选择输出设备、介质与输出方式 确定输出格式 （四）输入设计 输入设计是信息系统与用户之间交互的纽带，决定了 人机交互的效率，对系统的质量有决定性的重大影响。 输入设计原则（最少量、最简单、早检验、少转换） 输入设计内容 确定输入数据的内容 确定数据的输入方式和输入设备 确定输入数据的记录格式 输入数据的正确性校验 输入会计信息系统中的会计数据以数据文件的形式保存起来 （五）安全保密设计 系统的安全保密性要靠软件的控制、各种管 理制度和人工控制才有保证 会计核算软件基本功能规范会计核算软件基本功能规范 设立密码权限控制 系统设立操作日

30、志 系统数据的备份与恢复 系统运行状态的自动记录与检查 （六）处理流程设计 处理流程设计的关键是用恰当的表达方法来 描述每个模块的执行过程。常用的描述工具有： 流程图(flowchart) 程序设计语言PDL(program design language) 会计信息系统 Accounting Information System 第第3章章账务处理与总账子系统账务处理与总账子系统 第一节 账务子系统的概念与特征 第二节 手工与IT环境下账务处理的异同 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的详细设计 第五节 总账子系统的初始设置 第六节 凭证管理 第七节 期末处理与账表输出 主要内

31、容 第一节第一节 账务子系统的概念与特账务子系统的概念与特 征征 一、账务处理的基本概念一、账务处理的基本概念 二、账务处理的基本特征二、账务处理的基本特征 一、账务处理的基本概念一、账务处理的基本概念 账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用 货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方 法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、 控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为 企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价 值。 从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息 系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统 的基本功能是通过采集数据、加工和存储数据、 报告财务信息，实现对企业经营活动进

32、行核算和 控制，保证会计信息的真实、准确和有效。 投资人投资人 债权人债权人 管理者管理者 政府政府 会计数据（账簿、凭证） 经济业务流程 数据采集数据加工与存储报告信息 原始凭证 1数据采集数据采集 数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工 服务。这些数据包括: 获取/支付流程的数据 转换流程的数据 销售/收款流程的数据 总账子系统从业务流程采集数据 2、数据加工与存储、数据加工与存储 加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会 计科目和“有借必有贷，借贷必相对”的原则编 制记账凭证、审核记账凭证，然后对其进行分类、 计算、求和，并将结果保存在各类账簿中。 3、报告信息、报告信息

33、报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内 部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管 理者、政府部门等。 二、账务处理的基本特征二、账务处理的基本特征 规范性强规范性强 综合性强综合性强 集成性要求高集成性要求高 正确性要求高正确性要求高 账务处理的风险分析 案例1：风险警示录 顾雏军从注册成立顺德格林柯尔的那一刻开始，就已经瞄准了科龙。他先是利用从 科龙电器划拨的1.87亿元资金，采取反复对倒的方式注册顺德格林柯尔，并使其从 表面上符合公司法的相关出资规定。打造好了顺德格林科尔这一购并平台后， 科龙电器的梦魇也开始了。 科龙电器有太多的故事，从顾雏军当初颇具些技术含量的财务运作，到最终赤裸裸

34、的数字造假，以及其身陷囹圄。科龙电器财务会计循环的失控，不仅给企业带来灾 难，也给资本市场带来了巨大损失。学者、监管者、财会人员都值得去探究、去深 思。 第二节 手工与IT环境下账务处 理的异同 一、手工环境下帐务处理的流程分析 二、IT环境下账务处理的流程分析 三、IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 手工环境下的五种账务处理流程（也手工环境下的五种账务处理流程（也 叫会计核算组织程序）：叫会计核算组织程序）： 记账凭证核算形式 科目汇总表核算形式（例） 汇总记账凭证核算形式 日记总账核算形式 多栏式日记账核算形式 差别在于登记总账的方法和依据不同 。 科目汇总表核算形式的处理步骤： 1

35、. 根据原始凭证编制记账凭证根据原始凭证编制记账凭证 2. 登记日记账登记日记账 3. 登记各种明细账登记各种明细账 4. 编制科目汇总表并登记总账编制科目汇总表并登记总账 5. 月末处理月末处理 6. 编制报表编制报表 流程的缺陷流程的缺陷 数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大 IT环境下账务处理的流程环境下账务处理的流程 分析分析 账务处理流程中的主要角色 业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、 后勤人员等） 凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息记账凭 证的人员 凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审 核的财会人员，他与凭证编制人员互斥 记账与结

36、账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月 末进行结账的财会人员； 查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以 及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会 人员、财务经理、总经理等） IT会计信息系统会计信息处理的特点会计信息系统会计信息处理的特点 （1）数据处理代码化，速度快，精度高。 （2）数据处理自动化，账务处理一体化。 （3）信息处理规范化，会计档案存储电子化。 （4）数据处理人机结合，系统内部控制程序化，复杂 化。 IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 数据处理的起点与终点不同 数据处理方式不同 数据存储方式不同 对账的方式不同 会计资料的查询统计方式不同 手工和

37、手工和IT会计信息系统会计信息系统 数据处理流程比较数据处理流程比较 数据的收集数据的收集 或输入或输入 会计数据会计数据 处理处理 会计信息会计信息 报告输出报告输出 会计数据会计数据 存储存储 手工手工 处理处理记账凭证记账凭证 （纸张）（纸张） 手工登帐手工登帐 、计算、计算、 查找、核查找、核 对对 手工填制手工填制 、计算、计算、 审核报表审核报表 纸介质存纸介质存 储储 计算机计算机 处理处理 直接输入方式直接输入方式 间接输入方式间接输入方式 自动输入方式自动输入方式 成批处理成批处理 实时处理实时处理 显示输出显示输出 打印输出打印输出 软盘输出软盘输出 磁介质存磁介质存 储储

38、 第三节 总账子系统的总体设计 一、总账子系统的目标 二、总账子系统的功能结构图 总账子系统的目标 及时、准确地采集和输入各种凭证,保证进入计算机的会 计数据及时、准确和全面。 高效、正确地完成记账等数据处理过程。 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务,随时 输出各个会计期间的各种账表,为企业管理提供信息。 建立总账子系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据 的及时传递和数据共享。 总账子系统 初 始 设 置 凭证 管理 期末 处理 会计 报表 辅助 管理 其他出纳 管理 系统 服务 账簿 输出 总账子系统的功能结 构图 第四节 总账子系统的详细设计 一、会计科目编码设计 二、数据文件

39、设计 为什么需要进行会计科目的 编码？ 会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的 名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定 及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出 各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在 手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会 计数据时，则需要采用会计科目编码。 科目体系结构 科目体系结构：422 三 级 科 目 最 多设计99个二 级 科 目 最 多设计99个 一级科目最多 设计9999个 定长定位方法 1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关 系 2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度 科目编码方法与编码

40、原则科目编码方法与编码原则 方法：方法：. 顺序编码顺序编码 位数编码位数编码 分组编码分组编码 原则：原则： .规定性原则规定性原则 层次性原则层次性原则 1501固定资产固定资产 150101固定资产固定资产甲车间甲车间 150101001固定资产固定资产甲车间甲车间A型机床型机床 150101002固定资产固定资产甲车间甲车间B型机床型机床 一致性原则一致性原则 简短性原则简短性原则 扩展性原则扩展性原则 科目体系结构 立体科目方法是 指将科目中大量 重复的科目从科 目体系中分离出 来，按照项目进 行存储，并将项 目和科目建立动 态链接，在满足 优化会计科目体 系的同时，达到 精细核算的

41、目的。 总账子系统主要数据文件设 计 计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必 须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数 据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境 下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何 种结构在计算机中存储呢？ 实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计 时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路 有关，还与数据管理系统等多种因素有关。 三个关键文件 三个关键文件的设计意义、结构方案、文件 的组织形式： 科目文件 汇总文件 凭证文件 科目文件的设计 科目文件设置的意义 用于反映企业科目体系结构和所有科目及其属性 ，并为编制凭证、记账、账簿和报表查询提供支持。

42、科目文件结构设计的三个方案 分别按照定长定位、不定长和立体科目方法设计 会计科目编码体系。 科目文件的组织方式 以“科目编码”为索引关键字的索引文件。 一个科目一条记录。不允许重复。科目按由小到大的顺序 。 科目文件结构设计方案一 按照定长定位方式设计编码体系 科目文件结构设计方案二 按照不定长方式设计编码体系 科目文件结构设计方案三 按照立体科目方法设计编码体系 汇总文件的设计 汇总文件的作用 IT环境下，总账系统把每个会计科目的代码、类型、余额、发生额汇总数 独立出来，存放在汇总文件中。 其作用是： 记账时系统自动按科目进行汇总，并将汇总结果存入该文件； 输出账簿时，系统自动从该文件和历史

43、凭证文件中提取数据，并 加工，生成所需要的账簿； 编制报表、金进行财务分析、领导查询等工作时，从该文件中提 取数据，生成所需的结果； 汇总文件的组织方式 以“科目编码”为索引关键字的索引文件。 汇总文件的存储策略 可一年一个文件，也可一个月一个文件。 临时凭证文件的设计 临时凭证文件的作用 是用来临时存储未记账的所有凭证，记录在一定时间内所发生 的各项经济业务的文件。 包括： 记账凭证本身的要求的内容，如日期、凭证号、摘要、科记账凭证本身的要求的内容，如日期、凭证号、摘要、科 目、金额等；目、金额等； 计算机在进行数据处理时所需要的各种标识；计算机在进行数据处理时所需要的各种标识； 反映各种数

44、据记录内部控制方面的内容；反映各种数据记录内部控制方面的内容； 一旦记账，凭证就从临时凭证文件转移到“历史凭证文 件”。 临时凭证文件的组织方式 由于凭证是按照经济业务发生的时间顺序产生的，因此为顺序 文件。 第五节 总账子系统的初始设置 账套和人员权限 企业基础资料 总账基础资料 什么是初始设置？ 总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其 能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会 计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理 之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设 置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数 据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。 初始设置设置账套初始设置设置账套

45、设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企 业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是 相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套 账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的 定义。 账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名 称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各 级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会 计主管姓名等。 案例 单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂） 启用日期：20XX年4月1日 会计期间：1月25日12月25日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型： 商 业 行业性质：股份制 会

46、计科目编码结构：42222 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门编码级次：122 结算方式编码级次：12 初始设置 科目设置科目设置 录入余额 人员权限设置 结算方式设置 案例 初始设置 初始设置模块包括： 设置帐套 人员权限设置 科目设置 凭证类型设置 余额设置 汇率设置 结算方式设置 系统管理 企业应用平台 对整个系统的运行 环境进行设置（考 虑安全性） 进行具体业务的操 作（会计制度设计） ERP系统需要进行 基础档案设置 部门 人员 客户 供应商 币别 计量单位 存货 企业应用平台 初始设置：第一步 账套和人员权限设置 账套设置：新建账套 修改账套 人员权限设置：

47、指定角色 单独赋权 设置账套设置账套 设置账套就是建立核算单位，即在系统中为本 企业建立一套核算账套。 总账子系统中的核算账套核算账套，实际上是相互关联相互关联 的数据构成的数据文件数据文件。 一个会计主体就可以设置一个套账。 账套参数定义的内容主要包括： 账套号、账套名称、单位名称、企业性质等 会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数 ） 启用日期 记账本位币 会计主管 特定的核算要求 案 例 案 例 单位名称：北京XX股份有限公司 启用日期：2008年4月1日 会计期间：1月25日12月25日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型： 商 业 行业性质：股份制 会计科目编码结构：422

48、22 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门编码级次：122 结算方式编码级次：12 案 例 人员权限设置 初始设置：第二步 账套基础资料设置 部门 人员 客户 供应商 部门编码 编码 2 2 部门名称 销售部 02 销售一部 0201 销售二部 0202 初始设置：第三步 总账初始化 科目设置 凭证类型设置 核算项目设置 结算方式设置 余额设置 科目设置科目设置 结算方式设置 指在企业经营过程中使用的收款及付款结算。企业会计业务经常需要与银行资指在企业经营过程中使用的收款及付款结算。企业会计业务经常需要与银行资 金结算的业务进行对账。系统提供了定义与银行资金结算方式设置的

49、功能，用金结算的业务进行对账。系统提供了定义与银行资金结算方式设置的功能，用 来建立经营中所涉及的结算方式。来建立经营中所涉及的结算方式。 票据管理类似于手工方式 下的支票登记薄的管理方 式。 结算方式在总账、应收、 应付、采购和销售等系统 中应用。 录入余额 平衡公式一：资产负债所有者权益（收入费用）平衡公式一：资产负债所有者权益（收入费用） 平衡公式二：总账下属明细科目之和平衡公式二：总账下属明细科目之和 平衡公式三：借方合计贷方合计平衡公式三：借方合计贷方合计 试算平衡：试算平衡： 第六节 凭证管理 凭证输入 审核 记账 凭证管理模块的功能 主要是完成对凭证的日常处理工作，它又 可划分为

50、凭证输入、凭证审核、凭证查询 打印、凭证汇总、记账等功能模块。 凭证管理模块主要是完成对凭证的日常处理工作 可划分为： 凭证录入 凭证审核 （出纳签字） 记账 凭证查询打印 凭证汇总 辅助管理 基本流程 凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制 凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计 制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号， 不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当 前凭证号。 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭 证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而 递增等。 因此，其控制机制为： 凭