1、档案载体的第二次变革与档案管理活动的进一步发展 第九章【本章提要】现当代时期档案载体发生了第二次变革,其标志是新型档案的出现。它的出现对档案、档案工作、档案馆、档案人员以及档案学理论产生了重大而深远的影响。同时,现当代时期档案管理活动的发展更加明显。在整理和分类上,来源原则在普遍传播的过程中得到了英美的灵活运用、德国的部分修正、苏联的丰富发展。【本章提要】随着电子文件的出现,北美国家提出了一种“新来源观”,推动了来源原则的进一步完善。在鉴定上,多种鉴定思想“行政官员决定论”、“职能鉴定论”、“文件双重价值论”、“利用决定论”及“宏观鉴定论”交相辉映,各有千秋。鉴定的制度与方法也更加科学和健全。
2、在利用上,各国实行了限制利用的做法,对利用的类型进行了理论概括,树立了利用服务的思想。C O N T E N T S目录1/档案载体的第二次变革2/档案管理活动的进一步发展档案载体的第二次变革第一节第一节 封建社会时期纸张的发明引发了档案载体的第一次变革，结果使得五花八门的档案载体最终为纸质载体一统天下。现当代时期又发生了档案载体的第二次变革，标志就是新型档案的出现。一、档案载体第二次变革的表现新型档案的出现（一）新型档案的含义及类型新型档案（Newtype Archives）是一个综合概念，一般是指除传统纸质载体以外的各种制成材料的档案，包括照片档案、影片档案、录音磁带档案、缩微胶片档案、计
3、算机磁带、磁盘和光盘档案等等。（二）新型档案的特点 概括起来,新型档案的特点主要表现在五个方面：第一，信息的非人工识读性。第二，信息存储的高密度性。与纸质档案相比,新型档案记录信息的存储密度大大提高。第三，信息与载体的可分离性。纸质档案记录的信息与纸张载体是不可分离的,但新型档案的各种载体就像容器一样,盛放的信息可以随时流动。第四，载体的脆弱性和保管费用的高昂性。与纸张相比,新型档案的载体由于其物理和化学特性,质地相对脆弱,要求更严格的保管环境和条件。第五，对技术和系统的依赖性。作为现代科技发展的产物,新型档案对技术和系统的依赖性十分明显。（一）对档案自身的影响 对档案自身而言,新型档案的出现
4、意味着档案类型的大大丰富。随着载体材料的更新,音像档案、缩微档案、机读档案乃至电子文件都开始加入到档案“家族”中来,促使档案的“队伍”更加壮大。但由于电子文件与纸质档案在生成、管理和利用方式上的不同特点,当前档案界对电子文件能否具备档案的“原始性”尚存有争议。二、档案载体的第二次变革产生的重大影响（二）对档案工作的影响 由于新型档案与纸质档案存在不同特点,在其收集、整理、保管、鉴定和提供利用等诸多环节上都会面临一些新的难题：在收集上的难题是,新型档案应当由综合性档案馆接收还是应建立专门档案馆进行收集 在整理上的难题是,新型档案是否都有实体整理的必要,整理原则是否仍然遵循来源原则 在保管上的难题
5、是,新型档案如何解决保管的长久性和安全性问题 在鉴定上的难题是,怎样制定新型档案的鉴定标准 在提供利用上的难题是,怎样解决新型档案利用中的信息安全问题（三）对档案馆、档案人员以及档案学理论的影响 对档案馆而言,新型档案的出现使档案馆的存在形式和职能均受到了冲击。对档案人员而言,新型档案的出现意味着档案人员的综合素质需要不断提高,职业形象和理念也需要重新塑造。对档案学理论而言,新型档案的出现意味着档案学理论需要不断变革和完善。档案管理活动的进一步发展第二节第二节 与近代相比，现当代时期档案管理活动的发展更加明显。各个环节的实践经验更加丰富，从而推动了理论体系的完善与成熟。各国对来源原则的普遍接受
6、和灵活运用、就鉴定提出一系列原则与标准、推行开放原则的同时合理制定档案的封闭期和限制利用的档案类型等,都表明现当代档案管理活动日趋完善和成熟。一、档案收集 在档案收集上,苏俄档案工作改革延续了法国档案工作改革的传统,通过颁布列宁档案法令开创了档案依法收集的新局面。依法收集是现当代时期档案收集的基本特点,各国都在档案法规条例中规定了机关向文件中心或档案馆移交文件或档案的制度,也规定了档案馆征集馆藏的制度。换言之,档案的接收(移交)和征集制度在各国档案法规中都得到了明确的规定。二、档案整理和分类 现当代时期档案整理和分类的主要进展表现为来源原则得到普遍传播、灵活运用和修正发展。（一）来源原则的灵活
7、运用英美的“组合”思想 来源原则与全宗概念密不可分。全宗是法国首创的一个概念，法文表述为“Fonds”。它的基本含义是指一个特定机构、组织或个人形成的全部档案。归结起来，来源原则的核心思想实质上就是确立全宗并保持全宗的完整性。英国接受来源原则集中反映在英国著名档案学者詹金逊1922年出版的代表作档案管理手册中。1941年,美国国家档案馆正式启用了“文件组合”(Record Group)的概念作为馆藏档案整理和分类的基本单元。英美“组合”思想均以来源原则为基础,因为它们都强调档案组合或文件组合必须保持来源的同一性。但它们也有区别,英国更多地要求机关的独立性和职能的稳定性,相对比较机械;而美国更多
8、地尊重现代机关复杂且职能变动的特点,尊重现代文件庞杂的特点,相对更加灵活。（二）来源原则的部分修正德国的自由来源原则 布伦内克在1946年完成的代表作档案学欧洲档案工作的理论与历史(1953年出版)中集中阐述了自由来源原则的基本思想。自由来源原则具有一定的进步意义。一方面,自由来源原则在整理上给予了档案人员更大的活动空间,使他们可以灵活地调整全宗内不合理的整理体系。另一方面,自由来源原则仍然坚持把来源原则视为一种总的原则,强调保持档案内在的有机联系。（三）来源原则的丰富发展苏联的全宗理论 苏联对来源原则的丰富和发展做出了重要贡献,主要表现为构建了一套较为完整的全宗理论。苏联对来源原则的丰富和发
9、展可以概括为三个方面：根据档案专业实践的变化及时修改和发展全宗定义。创造性地提出了“文件全宗”概念。构建了一个由国家档案全宗统辖的全宗概念体系,并以此为基础构建了一套完整的体系化全宗理论。（四）电子时代来源原则的“重新发现”北美国家提出的“新来源观”（四）电子时代来源原则的“重新发现”北美国家提出的“新来源观”新来源观提出的专业背景新来源观的实质和创新点 从20世纪6070年代起,由于信息技术革命对档案工作的巨大影响,来源原则开始受到冲击。1985年美国档案学者理查德莱特和戴维比尔曼发表了著名论文来源原则的力量，在这篇论文带动下,到20世纪90年代,北美档案界越来越多地认可来源原则在现代文件,
10、特别是电子文件管理中的重要价值和指导意义。他们得出了这样一种结论无论是现在还是将来,电子文件的管理以及应付电子时代赋予档案管理的诸多挑战不能抛弃来源原则,相反只能更多地依赖来源原则。这就是所谓的“来源原则的重新发现”(Rediscovery of Provenance)。“重新发现”的实质就是一种“新来源观”。新来源观是来源原则面对电子文件的新特点和新挑战而做出的自我适应和自我发展。它使来源原则在电子文件时代具有更加广泛的实践意义,因为来源信息对于电子文件的检索、鉴定和整理以及确认电子文件的证据价值都具有不可或缺的作用。它证明了来源原则不会因为电子文件的出现就被抛弃,相反,来源原则在电子文件时
11、代仍然是档案专业的基本理论和核心原则。只有坚持这一原则,档案人员才能找到应付当前乃至未来档案管理面临的诸多挑战的有效方法和根本途径。（一）鉴定理论的主要观点三、档案鉴定 现当代时期档案鉴定的进展主要表现为各国的鉴定理论与原则更加丰富和完善，鉴定制度与方法更加科学和健全。现当代时期,国外影响较大的鉴定理论主要包括以下五种：20世纪20年代的“行政官员决定论”20世纪30年代的“职能鉴定论”20世纪50年代的“文件双重价值论”20世纪6070年代的“利用决定论”20世纪8090年代的“宏观鉴定论”（二）鉴定实践方法的主要特点 现当代时期国外在具体的档案鉴定实践方法上主要表现出六个特点:1.档案鉴定
12、的组织严密国外档案鉴定的组织十分严密,大多设有专门的鉴定领导或指导机构,并且制定有鉴定的指导性法规和章程,为鉴定的实施提供有效的行政和法律保证。比较典型的国家主要是美国和俄罗斯。2.档案鉴定的程序严格国外档案鉴定的程序十分严格,大多表现出分阶段进行的共同特点。国外根据文件的运动阶段,在文件进入档案馆之前就要求完成鉴定工作。在具体的鉴定程序中,一般注重严守两个把关性环节。比较典型的国家主要是美国、英国和俄罗斯。3.档案鉴定的依据操作性强。国外档案鉴定的依据主要是文件保管期限表或文件处置表,是指标明文件保管期限的综合性表册,内容可能包含文件在现行机关的保管期限、在文件中心的保存期限以及文件处置的具
13、体规定。国外的文件保管期限表或处置表尽管形式不尽相同,却具有明显的共性特征规定清晰明确,操作性强。比较典型的是美国和英国。4.档案鉴定的标准全面。国外档案鉴定的标准大多规定得较为全面。欧美档案学者指出,档案鉴定的标准一般包括三个方面:一是独一性,二是可用性,三是重要性。独一性主要是指文件是否独一无二;可用性主要是指文件的内容能够为利用者读取;重要性则包含了文件的形成时间、来源、内容、形式等因素。还有一些学者主张把费用也视为鉴定的重要标准之一。在具体的档案鉴定实践中,鉴定标准更为全面、复杂,比较典型的是美国和俄罗斯。5.档案鉴定的制度明确国外档案鉴定的制度十分明确,尽管特点不尽一致,但目的都是确
14、保鉴定的有效实行。此外,国外档案鉴定制度的共同特点之一还表现为各国的销毁制度十分明确而严格。国外档案销毁制度十分严格,大多规定最高档案当局或其负责人掌握销毁的审批权。一些国家规定最高档案当局负责审批档案的销毁。6.档案鉴定的方法双重支点国外档案鉴定的方法正在经历变革,由传统的一元支点向双重支点转变。所谓一元支点,指的是内容鉴定,国外对传统档案的鉴定大多采取依据内容判定档案价值的方法。当前大量产生的电子文件由于具有不同于传统档案的新特点,其鉴定方法发生了变化,出现了双重支点内容鉴定与技术鉴定并重。这种做法在电子文件鉴定实践起步较早的美国、加拿大、澳大利亚、英国和荷兰等国家达成了共识。四、档案利用
15、（一）利用的总体特点 现当代时期档案利用的发展主要表现为各国在推行开放原则的过程中逐步实行了限制利用的做法并确立了其理论依据，对利用的类型及各自特点进行了理论概括，树立了利用服务的思想并不断完善服务形式。1.利用服务对象明确 国外把政府机关和社会民众均视为服务对象的主体。国外大多将档案馆看作政府决策的辅助机构之一,政府机关自然是档案馆的主要服务对象。但由于信息自由法的广泛颁布,民主观念在西方国家深入人心,因此普通公民被视为档案馆服务的主体。2.利用服务范围扩展 档案部门利用服务的范围从学术研究群体向普通民众扩展。用户的利用需求从时间上逐步向近期转移,从范围上看进一步拓宽。当前,利用者的兴趣越来
16、越多地关注当代的重大事件和人物。3.利用服务形式丰富 档案利用服务基本形式包括阅览、咨询、检索、复制、外借、展览、公布、出版等,这些在国外十分普遍。当前各国还积极开展富于特色和创意的利用服务,如有历史教育基地(法国国家档案馆下设“中学生教育处”,定期组织学生到档案馆上历史课。4.利用服务具有法制保障 用立法保障开放和服务,在国外具有历史传统。法国穑月七日档案法首开先河。各国的档案法规都设有利用与开放的专门条款,有的国家还制定了专门的利用法规或条例。这些条款对档案的开放期限、范围、服务对象,对利用者的权利或违法行为的处罚都有明确规定。这是当今各国档案工作法制化的必然要求和结果。5.利用服务重视技
17、术支持 国外相当注重在利用服务的手段上引入高科技,提高服务效率和质量。计算机以及网络技术在档案部门的应用十分普遍,档案馆的异地利用和全球服务具有技术支持。发达国家一贯注重将各种高新技术应用在利用工作中,比如,借助计算机提供多途径的检索服务。特别是近年来网络技术的发展和运用更为档案利用提供了便利手段。欧美国家大多在互联网上开通了主页,实现了网络化的服务,档案馆得以提供异地利用和实现全球开放。（二）限制利用的含义及依据 1.限制利用的含义和必要性 档案限制利用的含义是指由国家规定在一定时间范围内拒绝或限制档案向公众开放。限制利用的必要性主要来自两个方面：一方面,从档案的内容来看,对于涉及国家安全、
18、政治事件、经济活动或个人隐私等多方面机密的档案,需要为其规定保密期限。如果不加限制地利用,很有可能造成损失。另一方面,从档案的价值来看,无论是作为形成者的活动记录和管理工具,还是作为国家的文化财富,档案的利用都必须以维护档案形成者和国家的权益为前提。因此除形成者和统治者之外的普通民众往往会成为被限制利用的对象。2.限制利用的依据国外提出了限制利用的依据封闭期制度。封闭期是指国家通过法律规定档案从形成到开放的期限,分为特殊封闭期与一般封闭期两种。前者是针对某些特殊性质或门类的档案,时间一般在50年甚至100年以上;后者多针对一般性档案,大多数国家将其规定为30年左右。3.限制利用的档案类型国外规
19、定需要限制利用的档案类型尽管不完全一致,但可以综合概括为四类：是与国家安全与社会稳定有关的档案,包括涉及国家政治、经济、国防、外交等方面重大政策或是关乎社会秩序的档案,这类档案大多规定有严格的密级,不经解密是不能向公众开放的。是与个人隐私有关、涉及公民个人及家庭生活秘密的档案,包括个人婚姻状况、健康状况、财产状况、职业经历、宗教信仰、犯罪记录以及家庭名誉等内容的档案,一般也要限制利用。是与企业或行业机密有关的档案,指的是涉及工商业产品制造或销售机密的档案,往往因有时效性而受到法律保护,只有当期限已满时方可提供利用。是与国家领导人或公众人物有关的档案,这些人物的特殊身份或影响决定了档案性质和内容
20、的特殊性,往往也需要限制利用。（三）档案利用的类型 各国对档案利用的类型进行了理论概括，从利用者及其目的的角度区分为学术利用、实际利用与普遍利用三种：学术利用是指利用者利用档案进行学术研究,通过查找和选择馆藏资料来获取和传播知识。实际利用是指利用者利用档案为实际工作服务,通过查找和选择馆藏资料来直接帮助工作决策。普遍利用是指档案馆向普通公民宣传档案或是提供主动服务。(四)休闲利用观 进入21世纪以来,国外档案利用服务的新特点是重视休闲利用服务,在理论上通过研讨逐步形成了休闲利用观,在实践上通过积极尝试取得了明显的服务成效。1.休闲利用思想的提出:国际档案界的研讨2.“休闲”及“休闲利用”的概念
21、解读3.休闲利用的特点(四)休闲利用观(五)休闲利用服务的实践特点 当前,国外特别是发达国家档案馆积极开展了休闲利用服务实践,取得了明显成效。这些国家的成功经验主要表现为以下四点：理念先行:普遍树立休闲利用服务理念 环境建设:凸显文化色彩和休闲氛围 馆藏建设:贴近民众、满足休闲 服务内容和方式:以人为本、方便快捷思考题1.综述新型档案的特点及其对档案事业的重大影响。2.综述来源原则的运用、修正和发展过程。3.综述新来源观的创新点、实质及意义。4.评析当代档案鉴定理论和实践的发展。5.简述当代档案利用的总体特点。思考题6.简述限制利用的档案范围。7.简述档案利用的类型及各自特点。8.简述档案休闲利用观。9.简述档案休闲利用服务的实践特点。谢谢大家！
