1、商务函件的常识与翻译 17.1 英文商务函件的常识 17.2 英文商务函的翻译17.1 英文商务函件的常识 17.1.1 商务信函的格式 17.1.2 商务信函的结构17.1.1 商务信函的格式 现代英文商务信函一般均打字，并且有一定的格式，主要分为三种：(1)缩行式（indented form）(2)平头式（block form）(3)折衷式（semi-block form）（1）缩行式（indented form）将日期置于信的右上角，签名在信的正下方的中间偏右；封内地址的第二行及后续行都比前一行缩进二至三个字母；此外，信的正文每段开头一般也缩进三至五个字母（同一封信中缩进的字母数应一致，
2、如要缩三个都三个，缩五个都五个）。采用缩进式，能使整封信看起来平衡美观。例如：15th March,2000 Messrs.Grinnell Corporation 234 Park Ave.,New York,N.Y.U.S.A.Dear Sirs:I am sorry to learn from your letter of 5th March of the difficulty in which the bankruptcy of an important customer has placed you.I should like to say at one that we fully
3、understand your wish for an extension of time and would very much like to help you.Unfortunately,we cannot do so because of commitments we ourselves must meet by the end of this month.Your request is not at all unreasonable and had we been able to grant it would gladly have done so,but as matters st
4、and I am afraid we must ask you to settle with us on the terms of payment originally agreed.Yours faithfully,Dick Butler(2)平头式（block form）信上的所有文字，包括日期和签名，都从信的左边开始，一律不缩行。各段之间空二行，以示分段。每行对齐，成一垂直线，因此这种格式也称作垂直式。采用这种格式，打字时就免除了在另启一段时计算左边应留空格的麻烦。例如：Allen Incorporation 1470 St.Louis Street Los Angweles,CA 90
5、015 U.S.A.May 15,2000 Dear Sirs:We thank you for your order of May 5 for electric shavers,but regret that we cannot supply them immediately owing to a fire in our factory.We are making every effort to resume production and fully expect to be able to deliver the shavers by the end of this month.Meanw
6、hile,we apologize for the delay and trust it will not cause you serious inconvenience.Sincerely,David Armstrong（3）折衷式（semi-block form）亦称混合式，综合采用了上述两种格式。这种格式的信头、封内地址、日期和结束敬语的书写位置与缩行式基本相同，只是不需要逐行缩进成斜向排列；正文每段开头也无须缩行。例如：Diadem Office Supplies Ltd.Star Chamber,119-125 Cambridge Road,Reading,England 1st N
7、ovember,1999 Messrs.Mich&Mclean,Inc.453 Carnedie Ave.Kenilworth,N.T.U.S.A.Dear Sirs:On the 23rd September last we sent you an order for toys,acknowledged by you on the 30th of the same month.Since then we have had no word from you as to the execution of this order.This is putting us to great inconve
8、nience,as,of course,the toys are required for sale during the festive season,and our shop display is being held up on this account.We therefore write definitely to inform you that,if the cases of toys do not arrive here by the 25th November,we shall refuse delivery of the order,as after that date th
9、ey will be useless to us.We trust that you will be at least able to effect delivery of part of our order by the date stipulated.Yours very truly,Henry Smith Manager17.1.2 商务信函的结构 英文商务信函一般由以下八个部分构成：（1）信头；（2）日期；（3）封内地址；（4）称呼；（5）正文；（6）结尾礼辞；（7）签名；（8）其它。下面分项简要地加以介绍。（1）信头（letterhead）：信头大多事先印好在信纸上端中央部位，包括发
10、信人的公司行号名称、地址以及电话号码、电报挂号、传真号码、经营的业务范围、主管人的姓名与职称，等等。假如不用印有现成信头的信纸，一般须将发信人的姓名、地址打有信纸的右上角，也就是位于日期的上面。一般说来，英文商务信函只在第一页信纸印上或打上信头。如果一页信纸不够，那么续页则无须用带信头的信纸，而只需在续页上端打上页数、收信人名称与日期。(2)日期(date line)：日期应位于距信头以下三至六行处，或在寄信人名称及地址的下面。采用缩行式的信，日期一般打在信头下的右上角，在平头式的信中则打在左上角。常见的日期写法分“英式”和“美式”两种：(i)英式：25th May,2000 或 25 May
11、,2000 (ii)美式：May 25th,2000 或 May 25,2000 关于商务函件日期的写法，以下几点尤其值得注意：(i)年份应完整写出，不要用 00 代替 2000；(ii)月份应当用英文拼出或采用公认的缩写式：January(Jan.),February (Feb.),March(Mar.),April(Apr.),August(Aug.),September(Sep.),October(Oct.),November(Nov.),December(Dec.);而 May,June,July 不足五个字母，不能缩写；(iii)在年份与月日之间须用逗号相隔；(iv)日期不能全部采用
12、阿拉伯数字书写，否则会引起歧义，如 8/9/1999 或 8.9.1999 按照英国英语的习惯应当理解为1999年9月8日，但按照美国英语则是1999年8月9日。因此，应避免这种日期表达法。（3）封内地址(inside address)：包括收信人的姓名和地址。收信人的姓名和地址尽管已经在信封上写明，但商务信函一般要求在信纸是再写一遍。封内地址通常打在信纸的左边，低于发信日期两行。有时也将封内地址打在信的末端的左边，低于签名两行处。封内地址的格式也分缩行式和平头式两种，但在同一封信中应与信头的格式保持一致。此外，在写封内地址时还应注意以下几点：（i）姓名前的礼节性称呼，使用时应当根据英美的习惯
13、确定：如 Mr.冠于男士的姓氏前，Mrs.用于已婚女士，Miss 用于未婚女士，Ms.则不论婚否通用于女性。Messrs.(Messieurs)作为 Mr.的复数形式一般仅用于人的姓名构成的公司名称之前（如 Messrs.William Jones&Co.,Ltd.)Mmes.(Mesdames)作为 Mrs.的复数形式，用于 由妇女组成的公司、社团等名称前；(ii)收信人公司或行号等名称的写法，包括前面是否加定冠词 the，是用&还是用 and，是用 Co.还是用 Company，都应当按照收信人的习惯，发信人不宜随意确定、擅自更改；(iii)英汉地址写法的顺序正好相反，汉语的地址由大到小，
14、而英语则从小到大（依次为门牌号、街道名、区名、城市名，最后为国名）。（4）称呼(salutation)：商务信函开头都有称呼，通常位于封内地址下数两行，左边顶格，并自成一行。常见的称呼包括:Dear Sirs,Dear Madam,My Dear Sir,Dear Mr.Blare,My Dear Mrs.Armstrong,Gentlemen:等等。英文商务函件中称呼的使用需要注意几点：(i)英美在称呼的使用上不尽相同，如英国人多用 Dear Sirs,而美国人常用Gentlemen;英国人在称呼后一般用逗号,而美国人则常用冒号；(ii)Gentlemen 作称呼语只用复数形式，通常不用Ge
15、ntleman或Dear Gentleman；(iii)倘若不能确定阅信人的性别，则可用 Dear Madam or Sir;若信是写给具体某个人，如写给 Franklin 先生，则可用 Dear Mr.Franklin;(iv)称呼女士，无论已婚还是未婚，都统称 Dear Madam,通常不用Dear Miss。（5）正文(body of the letter)：商务信函的正文是其主体，是整封信最重要的部分。正文应在称呼下两面三刀行开始，商务函件的正文通常开宗明义，内容简明扼要，条理清晰、层次分明。一般要根据写信者所要表达的中心思想分段。正文每段的文字不宜过长，尤其是开头和结尾两段，更以简短
16、为宜。正文开始与结束虽然没有固定的写法，但却有一套英美商务信函习惯使用的表达方法，可以依据信函的具体目的和内容选用。下面列举一些信函正文开始与结束的常用语句：(i)商务函件信文常用起始语：a.We are pleased to acknowledge receipt of your favour of the 3rd May.b.We have to acknowledge receipt of your favour of the 1st June.c.Your esteemed favour of 9th April was received by us.d.Your favour of
17、the 6th May is duly to hand.e.We are in due receipt ofr your letter dated the 8th July.f.We have duly received your favour of the 4th March.g.We are obliged for your letter of the 10th August.h.I have the pleasure of stating,in answer to your inquiry of the 4th May,that.i.In reply to your letter of
18、the 6th of September,I have to inform you that(of).j.We are in receipt of yours of the 16th July,in reply to which we are pleased to state that.k.In response to your letter of 1st March,I wish to say that.l.In answer to your favour of the 4th April regarding.,I reply as follows:m.We are pleased to h
19、ave this opportunity of reminding you that (of).n.We take the advantage of this opportunity to bring before your notice.o.Please allow us to call your attention to.p.We thank you very much for your inquiry of the 1st October.q.We are very much obliged by your enquiry dated the 1st October.r.In accor
20、dance with the instructions given(contained)in your favour of 8th April.s.According to the instructions given in your letter under date of the 11th of last month.t.It is most regrettable that we have to inform you that(of).u.It is with our greatest regret that we must inform you that(of).v.It is wit
21、h regret and reluctance that we have to inform you that(of).(ii)商务函件信文常用结尾语 a.We hope to receive your favour at an early date.b.We await the favour of your early(prompt)reply.c.A prompt reply would greatly oblige us.d.Will you kindly inform us immediately what you wish us to do?e.We request you to i
22、nform us of your decision by return of post.f.We should appreciate an early reply.g.We thank you for the courtesy of your early attention.h.We hope to receive your reply with the least possible delay.i.Kindly reply at your earliest convenience.j.Please favour us with your reply as early as possible.
23、k.May we remind you that we are awaiting your early reply?l.Your prompt reply will greatly oblige us.m.Your prompt attention to this matter would be greatly esteemed.n.We look forward to receiving your early reply.（6）结尾礼辞(complimentary close):结尾礼辞作为写信者对收信者的一种谦称，是英文商务信函不可或缺的组成部分，通常在书信正文下面一至三行处书写。结尾礼辞
24、第一个单词的首字母须大写，其余单词则一律小写；结尾礼辞后面应加逗号。例如:Yours faithfully,（英国人习惯将 Yours 前置）Yours(very)truly,Very truly yours,（美国人习惯将 yours 后置）Faithfully yours,Truly yours,假如收信人为个人，而不是公司，则可用 Yours sincerely,或Sincerely yours，作为结尾礼辞。（7）签名(signature)：签名须用手签，用图章盖署的签名通常被认为是不礼貌的。写信人一般在结尾礼正下方一、二行签名，以此向收信人表明信函的真实性。在商务函件中，通常须签全名
25、。签名往往不易辨识，因此一般须在签名的正下方将发信人的姓名清楚打出，有的还打上自己的头衔或职务。此外，还有三点值得注意：(i)签名的字体与写法应当保持一致，避免随意变换；(ii)假若写信人是女性，又与收信人不曾相识，那么往往必须在打字的姓名前用括号注上(Miss)、(Mrs.)或(Ms.)，以方便对方回信时使用正确的称呼；(iii)如果是代理签名，通常须在所代理的公司、机构名称之前冠以“Per Pro”、“Per”、“P.P.”、“For”或“By”字样。例如：Yours very truly,Per Pro Smith&Wilson Co.,LTD.(Miss)Amy S.Bush Secr
26、etary（8）其它(other items)：商务信函除了以上七大部分之外，有时根据不同情况，还需要增加其它一些项目，主要包括：(i)“请某人亲阅”或“请某人注意(Attention(of):或Attn:)：有时写信人希望该信能及时送交某人（或某个部门）阅读或办理，则在封内地址下面或在称呼之后的同一行上打上经办人姓名。例如：Mich&Mclean,Inc.Mich&Mclean,Inc.340 Caranedie Ave.340 Carnedie Ave.Kenilworth,N.T.或 Kenilworth,NT.U.S.A.U.S.A.Attn:Mr.William K.Butler G
27、entlemen:Attn:Mr.Dear Sirs,William K.Butler (ii)事由(Subject 或 Re)：事由位于称呼之下、正文之上，简要说明该信的主要内容或目的，事由底下画线以醒目。例如：Dear Sirs,Subject:British Machinery Gentlemen:Re:Subscription to American Journals(iii)附件(Enclosure 或Encl.)：若随信寄有附件，除在信的正文中提及外，还应在签名下方左下角标明附件（两面三刀件以上须注明数目），以便收信人查收。例如：Encl.:a/s(=as stated)Enclo
28、sures:2 Encl.:Price List (iv)附笔(Postscript):正式函件中一般避免使用附笔。但写完信后发现还有新的资料或情况需要告知对方，则可适当使用附笔，即在签名下方左边一、二行处打上postscript 的缩写P.S.，接着再打上需要补充的内容。(v)副本抄送(Carbon Copy)：若该件需要抄送他人或其它单位，则在信笺最下端的左边打上C.C.或c.c.(carbon copy 的缩写)字样，接着打上所要抄送的个人或单位的名称。17.2 英文商务函的翻译 一般认为，英文商务函件的写作须遵循所谓的Five Cs 原则，即Correctness（正确）、Clearn
29、ess（清楚）、Conciseness（简洁）、Concreteness（具体）、Courtesy（礼貌）。有人把英语信函翻译需要着重注意的四个方面归纳为 ABCD 四字诀，分别为 Accuracy（准确）、Brevity（简洁）、Clarity（清晰）和 Difference（差异）的首字母。商务函的翻译实际上乃是语篇层次上的翻译，必然需要综合运用前面介绍的有关的翻译方法与技巧，包括词类转换、词序调整、省词增词、反面着笔、语态转换、分句合句，等等。此外，还须针对商务信函在结构程式及表达习惯等方面的特点，作出必要的调整变通处理。譬如：（1）英文商务信函一般都有封内地址，次序为由小到大；而中文信
30、函通常不写封内地址，即使需要，一般也是附在信的正文后，或注在信笺底部，且次序为从大到小；（2）英文信函中的日期位于封内地址的上面（在缩行式中置于右上侧）；而中文工团信函中的日期不仅位置不同，排列次序也很不一样，英语日期的次序通常为月、日、年或日、月、年，而汉语则为年、月、日；（3）就称呼而言，英文商务信函中经常用Dear Sir(Madam,etc)，但这里的“Dear”只是表示收信人的尊称，是一种礼貌的习惯表达 Dear并不完全对应于汉语书信中的“亲爱的”，“亲爱的”是一种昵称，一般只限于家人或情侣之间使用。称呼语的翻译也应注意汉语的表达习惯。不过，称呼语目前并没有统一的固定译法。有的将泛称
31、性的“Dear Sir(s)，”译作“尊敬的先生，或者直接译为“先生，”省译了Dear或My dear，也有的则套用汉语旧式书信的启事语或敬称，译作“敬启者，”“谨启者，”“执事先生，”“尊鉴，”“台鉴，”等等。究竟采用哪种译法，还须视具体情况（包括所译信函读者的年龄和受教育程度等）而定；（4）英文商务信函的结尾礼辞(Yours faithfully,Yours truly,etc)也不宜直译为“您的忠实的”、“您的忠诚的”等等，否则就会显得不伦不类。结尾礼辞只不过是写信人对收信人的一种谦称，所以倒不如套用汉语中相应的礼辞，根据具体情况分别译为“谨上”、“敬上”、“谨启”、“顺致敬意！”等等；
32、（5）套译的方法也可用于有些敬辞和谦辞的翻译。英语商务函件中频繁使用“appreciate”,“esteem”,“favour”,“grateful”,“kindly”,“oblige”,“please”;“Please allow us.”,“Permit us to.”,“May we.”等等。英语中的敬辞与谦辞远不如汉语中的敬辞和谦辞多。汉语中常用的敬辞包括“您”、“鉴”、“贵方”、“贵国”、“贵公司”、“阁下”、“敬复”、“敬悉”、“惠请”、“惠函”、“惠顾”、“赐复”、“奉告”、“承蒙”、“恭候”，等等；常见的谦辞包括“敝人”、“敝公司”、“敝处”、“卑职”、“愚见”、“拙见”、“拙
33、作”、“拜读”、“过奖”，等等。然而，尽管英、汉两种语言都有敬辞与谦辞，表达方法很多并不对应，使用习惯往往也大不相同。所以，英汉互译时，应当遵循“忠实、通顺”的翻译原则，采用功能意义相当的礼貌词语套译。例如：(i)We have pleasure in acknowledging receipt of your esteemed favour of the 8th May.敬悉贵公司5月8日来函。(ii)Kindly provide us with all possible information on your market.惠请告知你方市场详情。而对某些难以找到对应套语的敬、谦词语，在不影
34、响再现原文语气和风格的前提下也可省译。例如：(iii)悉收到贵公司5月20日询函，谨此提供如下：We are in receipt of your enquiry of 20th May,and offer you the following:(iv)若蒙贵公司接受我方报价，请以电报通知为荷。If you accept our quotation,please advise us by cable.下面请看两封英文商务信函汉译的实例：Grinnell&Huddleston Ltd.345 Park Ave.,New York,N.Y.U.S.A.Tel:68323990,68324532 7t
35、h May,2000 Messrs.H.W.Wallace&Co.194 St.Louis Street Croydon,England Dear Mr.Wallace:We are grateful to you for your letter of 30th April,but you do not say whether you wish the transaction to be in cash or on credit.When we wrote to you on 10th April we explained our willingness to offer easy credi
36、t terms to customers who do not wish to pay cash and that we allow generous discounts to cashy customers.We may not have made it clear that when placing orders customers should state whether cash or credit terms are required.Please be good enough to state which you prefer so that we can arrange your
37、 account accordingly.Faithfully yours,(signature)W.Trudgill Marketing Manager 英国克罗伊登市圣。路易大街头194号 华莱士公司 华莱士先生，您好！感谢您于4月30日的来函，但信中未告知贵方欲以现金交易还是记帐赊购。我方已于4月10日在致贵公司的信中说明，敝公司愿向不拟支付现金的客户提供优惠的赊 购条件，并向支付现金的客户给予丰厚的折扣。我公司或许未能讲清，客户在订购时须声明是以现金支付还是记帐赊购。望请告知贵公司选择何种结算方式，我方将作出相应安排为荷。此致 敬礼！W。特鲁吉尔 （销售部经理）2000年5月7日 11
38、8 North Star Ave.Sydney,Australia July 10,2016 Goodwill Insurance Co.127 Flying Horse Rd.Kuala Lumpur,MalaysiaDear Sir,Please insure for us for one month from today against all risks 200 pieces of high-quality furniture valued at 20,000 U.S.dollars.The goods are wrapped in 100 wooden cases,marked A.
39、C.M.Kua Lu,now lying in the No.3 Warehouse of Kuala Lumpur Port.We hope that you will send us the policy at the above-mentioned address as soon as possible.Very many thanks!Yours sincerely,David Smith 马来西亚吉隆坡飞马路 第127号亲善保险公司 执事先生：本公司有200件高档家具，价值两万美元，分装为100个木箱，标记为A.C.M.Kua Lu，现存放在吉隆坡港三号仓库，请贵公司代保全险一个月，自今日起算。恳望尽早将保险单经上述地址寄来。万分感谢。戴维史密斯谨上 2016年6月10日
